В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".³  

¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.13.  
² Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 
³ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с. 

       Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

       Заголовок может отвечать на вопросы:

       о чем (о ком)?,

       например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

       чего (кого)?,

       например: Должностная инструкция ведущего эксперта.³

       Наличие заголовка значительно облегчает  обработку документа, т.к. не читая  всего текста можно получить представление  о содержании и направить документ на исполнение.⁴

       Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁵

       Заголовок составляется исполнителем, готовящим  проект документа, к любому документу  формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

       К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.⁷

       Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".⁸  

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.  
² ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18.  
³ Там же. – Пункт 3.18.  
⁴ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 
⁵ Там же.  
⁶ Там же.  
⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18.  
⁸ Там же. – Пункт 4.7. 

       Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.¹

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.  

       Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.²

² ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18. 

       Отметка для автоматического  поиска документа

       Если  документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе  делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта  она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается  на нижнем поле каждого листа документа. 

       Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых частей:  
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;  
- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;  
- в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.  
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.  
Текст докладной записки может быть примерно таким:  
"В целях информирования потенциальных потребителей о выпуске ЗАО "ТЕРМИКА" нового программного продукта на период с 01.06.2011 по 29.07.2011 было запланировано проведение рекламной кампании, включающей в себя следующие мероприятия:… В соответствии с предварительной сметой на проведение рекламной кампании было выделены денежные средства в размере…  
В связи с непредусмотренным повышением цен на полиграфические услуги просим Вас выделить дополнительные средства в размере 16000,00 (шестнадцати тысяч) рублей для проведения рекламной кампании в запланированном объеме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Объяснительная  записка. 
Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

       Если  объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном  листе бумаге и адресуются конкретному  вышестоящему должностному лицу. В  случае отправки записки по горизонтали  используются служебные записки.

       Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

• Наименование организации
• Данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;
• Само наименования - "Объяснительная записка";
• Дата составления и зарегистрированный номер документа;
• Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
• Непосредственно текст пояснения.
• Составитель и подпись.

       Документ  по структуре состоит из двух частей:

• Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
• Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

       Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:

• Возникновение недостачи в кассе или на складе;
• Прогул или опоздание на рабочее место;
• В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность

       Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.  В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.

       Образец объяснительной записки:

 

       Генеральному  директору 

       ООО «Цветочек» 
Иванову И.И. 
от менеджера по продажам 
Петрова П.П. 
 

       Объяснительная  записка 

       Я, менеджер по продажам ООО «Цветочек» Петров П.П., опоздал на работу 01.01.2011, поскольку это был официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал. 
Прошу оплатить мне фактически отработанное 01.01.2011 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере. 
 
 

       01.01.2011                                                           П.П. Петров

       Список  использованной литературы:

       1. Автоматизация регистрации документов новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. - 2003 г. - №1.

       2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.

       3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

       4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2001. - №1.

       5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. - М.: Изд.-во Экмос, 2004 г.

       6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М. Технология, 2004 г.

       7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

       8. Электронный документооборот. - М. Новый век, 2001 г.