Документоведение

                                           СОДЕРЖАНИЕ

                

1. Опишите реквизиты с 15 по 25. Правила их оформления………………….3

2. Решение, содержание документа и состав реквизитов…………………….11

3. Докладная записка. Содержание, состав реквизитов……………………....13

4. Регистрация документов……………………………………………………..15

5. Контроль исполнения документов…………………………………………..17

6. Запишите автобиографию, необходимую для оформления

   документов при поступлении на работу…………………………………….21

Список  литературы……………………………………………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

          1. Опишите реквизиты с 15 по 25. Правила их оформления.

                                   

                                                15. Адресат

       В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

       Если документ отправляют в  несколько однородных организаций   или в несколько структурных  подразделений одной организации,  то их следует указывать обобщенно.

       Допускается центрировать каждую  строку реквизита « Адресат » по отношению к самой длинной строчке.

      Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым , третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

  В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита "Адресат " состоит из следующих частей:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, инициалы и фамилия;
• почтовый адрес.

      При адресовании документа физическому лицу вначале указываю получателя, затем почтовый адрес.

  При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

                            

                    16. Гриф утверждения документа.

       Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

      Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать

элементы  относительно самой длинной строки.

      При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

         При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется с наименованием вида утверждаемого документа, например, инструкция.

       Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

                                          17. Резолюция

      Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:

• фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (при необходимости);
• срок исполнения;
• подпись и дату

      Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

                             18.Заголовок к тексту

        Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметка о контроле 

      Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой 
"К", словом или штампом "Контроль" и проставляют на верхнем поле

документа (справа).

20. Текст документа 

        Текст документа составляют на государственном языке Российской 
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Феде 
рации  в соответствии  с  законодательством  Российской Федерации  и

Субъектов Российской Федерации.

        Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текстами или в виде соединения этих структур.

         При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

          Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и cтрок должны быть согласованы с заголовками.  Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

         В тексте документа, подготовленного на основании документов другие организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

        Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

        В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

         В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица; единственного числа ("постановляет", "решил").

        В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

        Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

       В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

   В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу 
  выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", 
  "банк считает возможным").

                        21. Отметка о наличии приложения

          Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: приложение на 5 л. в 2 экз.

    В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. И приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

        Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

         Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

        Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение;   письмо Роспатента от 07.09.2007 N 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.

                                           22. Подпись

       В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор подпись О.А.Рубин

         При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

        Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву (отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр подпись Ю.Лужков

       При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор подпись А.В.Зори!

     При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы

подпись      А.И. Петров подпись    И.Г.Орлов)

      При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

завода "Энергия" социальной защиты

подпись   И.П.Трушин подпись   И.С.СИЛИН