Документоведение

     При регистрации документа оформляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию».

     Поступившие документы регистрируются с помощью автоматизированной системы регистрации документов (электронная версия), на карточках или в журналах.

     При регистрации документов для создания поисковых систем устанавливается следующий состав реквизитов контрольно-регистрационных форм:

1. наименование организации (автора документа);
2. наименование вида документа;
3. дата и регистрационный номер документа;
4. заголовок к тексту;
5. срок исполнения документа;

     6) отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 
Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

  Регистрация документов производится в день поступления  или в первый рабочий день при  поступлении корреспонденции в  нерабочие дни. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     5. Контроль за исполнением документов 

  Контроль  исполнения порученного задания  — одна из функций управления.

Контролю  подлежат документы, требующие исполнения и ответа.

  Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека. Наиболее рациональным сегодня считается автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки неисполненных или исполненных с нарушением сроков документов. Автоматизированная система контроля позволяет просмотреть все задания по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут составляться компьютером по заданной форме.

  Контроль  за сроками исполнения документов осуществляет секретарь или специально уполномоченное руководителем предприятия лицо.

Контроль включает: 

1. постановку документов на контроль;
2. внесение сведений о контрольном документе в контрольно-регистрационные формы, формирование контрольной картотеки;
3. своевременное направление контрольного документа исполнителю;
4. предварительную проверку хода исполнения поручения (напоминание);
5. проведение совещаний (час контроля) о состоянии исполнительской дисциплины;
6. продление срока исполнения документа (в том случае, если поручение не может быть выполнено в установленный срок). Ответственный исполнитель составляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу с указанием планируемой даты;
7. внесение сведений об изменении срока исполнения поручения 
   в контрольно-регистрационные формы;
8. снятие документа с контроля;
9. внесение сведений об исполнении документа в контрольно-регистрационные формы;

  10) помещение исполненного документа в дело по номенклатуре дел.

  Система организации контрольной работы на предприятии может быть утверждена организационно-распорядительным документом руководителя или прописана в инструкции по делопроизводству.

  Сроки исполнения документов устанавливаются  в самих документах или в поручениях руководителя, рассматривающего данный документ.

  В случае если в документе или в  резолюции не определен срок исполнения, то он выполняется в сроки, установленные  законодательством РФ в зависимости от вида документа.

  1. Поручения Президента РФ исполняются  в указанные в них сроки. Срок поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.

  Поручения Президента РФ, содержащие в тексте указание «срочно», исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов — течение дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

  Сроки исполнения поручений Президента РФ, содержащиеся в указах и распоряжениях, исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу.

  Сроки исполнения прямых поручений Президента РФ исчисляются в календарных днях с даты их подписания.

  Сроки исполнения прямых поручений Президента РФ, содержащие в тексте указание «срочно» или «оперативно», исчисляются в календарных днях с даты их поступления в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ или организации («Рекомендации по осуществлению упреждающего контроля за исполнением поручений Президента Российской Федерации» от 5 марта 1997 г. № Ф 8-2.1-717).

  2. Поручения Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня подписания (распоряжение Правительства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р).

3. Депутатский запрос — до 15 дней (Федеральный закон от 8 мая 
   1994 г. № 3-ФЗ «О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»).
4. Обращение депутата Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ — 20 дней (Федеральный за 
   кон от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и 
   статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»).
5. Письма предприятий, учреждений, организаций, не требующие 
   дополнительного изучения вопроса, — 10 дней.
6. Письма предприятий, учреждений, организаций, требующие 
   дополнительного изучения вопроса, — один месяц.

      Передача документов на всех этапах их прохождения осуществляется работниками, ответственными за работу с документами, с соответствующей отметкой в контрольно-регистрационной форме.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

  Руководители  структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов, обеспечивают подготовку предложений по их решению.

  Если  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный в резолюции первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.

  Все исполнители в равной степени  ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

  В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в соответствующую контрольно-регистрационную форму.

  Документ  считается исполненным, если выполнены  действия или приняты решения, указанные  в резолюции. На исполненном документе оформляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». 

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      6. Запишите автобиографию, необходимую для оформления

                     документов при поступлении на работу

  Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

       Основные реквизиты в автобиографии:

• название документа (автобиография);
• имя, отчество, фамилия автора;
• число, месяц и год рождения;
• место рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию;
• вид трудовой деятельности;
• последнее место работы и должность;
• награды и поощрения;
• участие в общественной работе;
• семейное положение и состав семьи;
• домашний адрес и телефон;
• дата;
• личная подпись.

                                         
 

                                               Автобиография

                             

    Я, Петрова Ольга Николаевна, родилась  в 1980 г. в г.Кемерово в семье

военнослужащего. Проживаю Пр-т Ленина 47 – 34. Т. 21-29-86

     Отец, Иванов Николай Александрович, 1963 г рождения, работает в военном училище.

     Мать, Иванова Елена Викторовна , 1967 г. рождения, работает в средней

школе № 92 г. в Кемерово преподавателем истории.

     Сестра, Иванова Любовь Николаевна, 1983 г. рождения, работает в поликлинике № 67 г. Кемерово старшей медсестрой.

    С 1987 по 1998 г. училась в средней  общеобразовательной школе №  92

г. Кемерово.

      В 1999г поступила на исторический  факультет Кемеровского государственного

университета, который окончил в 2005 г.

      С 2005 г. по настоящее время  работаю преподавателем истории в средней

общеобразовательной школе № 38 г Кемерово.

        В 2003  г. вступила в брак.

     Муж ,Петров Андрей Иванович, 1972 г. рождения, занимает должность  доцента филологического факультета  Кемеровского государственного  университета.

     Дочь, Петрова Людмила Алексеевна, 2007 г. рождения, посещает детский

сад № 12. 
 
 
 
 

12 декабря  2011 г.                Подпись                      О. Н.   Петрова  

                                   Список литературы

1. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А. Н. Белов, А. 
А.Белов.- 6-е изд., перераб. и доп. -М.:Эксмо, 2008.-С. 98 - 100.

2. Документооборот   в организации: практ.пособие /Н. Н. Анодина. -   3-е 
изд., перераб. и доп. - Москва: Омега - Л , 2007. - С. 85 – 88 .

3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 4-е 
изд. - М.: ИНФРА - М, 2007. - С. 76 - 91.

4. Непогода    А.В.,     Семченко    П.А.     Делопроизводство    организации: 
подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009 - С. 
179-187.

5. Приказ и деловое письмо: Практическое пособие / М. И. Басаков – 6 – е изд. – Ростов н /д: Феникс , 2006. – С. 114 – 117.

6.   Раздорожный А.  А.  Документирование управленческой деятельности: 
Учебное пособие. - М: ИНФРА - М, 2007. - С. 94 - 111.

7.  Стенюков   М.   В.   Справочник   по   делопроизводству(   издание   девятое, 
переработанное и дополненное ). - М.: А-Приор, 2007. - С. 3 .