Документоведение

Содержание

Введение

1. Составьте реферат – обзор 3 статей из профильных журналов по теме «История развития формуляра текстового документа».
2. Дайте краткую характеристику способов документирования.
3. Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.

Заключение

Литература 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.            Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами.  Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Составьте реферат – обзор 3 статей из профильных журналов по теме «История развития формуляра  текстового документа».

Реквизиты документа XVI-XVII вв.

  Характеристика  документов управления часто начинается с выявления наличия зафиксированных  правил их составления. В законодательных  актах XVI в., обращает на себя внимание тот факт, что с развитием системы управления возрастает значение письменной документации. Тексты каждого вида документа имели определенную схему построения.   Основная особенность среднего, типового формуляра эпохи его складывания вплоть до XVIII в. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст.

Вид документа

  Наименование  вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалась в  тексте. Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Для обозначения вида документа чаще всего употреблялся термин "грамота". Под ним понимался "и официальный документ и частный юридический акт и просто письмо"

Автор документа

  В самом тексте документа обозначался  и автор. При отсутствии упоминания автора в тексте его можно установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции управления и соотнесения их с учреждением, путем изучения автографов отдельных дьяков, которые "приписывали" документ.

Адресат документа

  Определенное  место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат. С адресата обычно начинался текст и таких  документов как отписки и челобитные. Однако обозначения адресата имело  особенность: они адресовались на имя  царя ("Государю и великому князю"), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. В 1680 г. вышел  указ, который предписывал указывать  на документах, направляемых в приказы  или отправляемых из них, только фамилию  главного судьи. 
 

Дата  документа

  Одним из реквизитов документа является его  дата. Дошедшие до нас многие ранние документы XII-XV вв. не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам. Хронологию не датированных ранних актов и других видов документов определяют приблизительно: по содержанию, факту, событию, иногда датируемых в  тексте.

Удостоверение документа

  Особое  значение имеет такой реквизит документа  как его удостоверение. Многие ранние документы не имели подписей. Редким явлением была авторская подпись. Законы (судебники), указы царя, приговоры  Боярской думы, великокняжеские и  царские грамоты не подписывались  автором. Лишь с развитием делопроизводственной службы эти и другие документы  приобретают особый вид удостоверения "припись" (подпись) дьяка и "справу" подьячего, которая означала соответствие беловика черновику, правильность его  оформления.

Помета (резолюция)

  Важное  значение для характеристики документа  имеют пометы (резолюции) - надписи  о характере и способе разрешения вопроса, затронутого в документе. Если документы не требовали дальнейших действий с ними, то писались такого рода пометы: "вклеить в столп", "взять отписка к отпуску", то есть подклеить к отпуску того документа, ответом на который являлась полученная отписка. Помета могла быть пространной: в ней объяснялось, кто документ слушал и какое решение принято. С середины XVII в. встречаются датированные пометы.

  Отметки на документе

  Особую  нагрузку в формуляре несут отметки  на документах: они помогают определить дату их составления, способ передачи и степень секретности. Самой  распространенной была отметка о  времени получения документа. Учреждение, получившее документ, делало на нем  отметку, обычно на обратной стороне  под адресатом. На исходящих документах делали отметки о времени отправления по назначению. Встречаются отметки о секретности: "написано о тайных делах". 
 

  Форма документа

  Документ XVI-XVII вв. отличает и его форма. В  этот период наиболее распространенными  были две внешние формы - столбцы  и книги. Примерное время появление  столбцов - XIV в. Думаю неудобство использования  столбцов в справочных целях, трудность  хранения заставили искать иные формы  документирования. Вот почему уже  в приказах наряду со столбцами имелись  записные книги.    Рукописные книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа ("вчетверку") и в восьмую часть листа ("восьмушка"). Вот так формировались реквизиты этой эпохе. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов формуляра документа.

  Реквизиты документа XVIII в.

  В XVIII в. происходят изменения в формуляре  документа. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал  постоянное место в формуляре, его  оформление и расположение определялись нормативными актами.

  Вид документа

  В XVIII в. все документы себя называют. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования.   Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени. Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой.  
 

  Автор документа

  Оформлению  автора документа был посвящен специальный  указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о  титулах…". В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять  в разных видах документов. Так, в  грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица  и самодержица Всероссийская". В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата - наименования учреждения.

  Адресат документа

  Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный  указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных  дел". Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя  государя могли подаваться документы  по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в  законах 1762, 1765 гг.

  Дата  документа

  В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в  одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году". К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года".

  Удостоверение документа

  В оформлении состава удостоверения  также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого  заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной  власти.

  Резолюция на документе

  Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение  начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить". Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой". Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подписью строке или над текстом.

  Отметки на документе

  Документ XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении документа  делалась после подписи и даты у левого поля. Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом.

  Форма документа

  Изменилась  в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. В 1700 г. указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями. Изменение формы документа повлияло на организацию всего делопроизводства. Вскоре реквизиты снова подвергаются изменениям.

  Реквизиты документа XIX - начала XX вв.

  Происходит  строгая регламентация содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных  актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов. Также в эту эпоху создаются  типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Изменения коснулись и реквизитов документа.

  Вид документа

  Задача  модернизации делопроизводства, которая  ставилась при создании министерств, заставляла обращать большее внимание на оформление документа и, прежде всего  его вида. Все документы, кроме  писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый  период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие  слои общества, и эта деятельность документировалась.

  Делопроизводственные  документы по характеру составления  и исполнения были разделены на четыре группы: 

  1) внутренние документы;

  2) переписка;

  3)"просительские"  документы;

  4) акты.

  К внутренним документам относились докладные  записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет  о деятельности учреждения. Отчетом  называли и план улучшения работы министерства ("отчет в видах  и предположениях"). Новыми видами внутренних документов были уставы и  положения, определявшие функции, права  и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные  инструкции, регистрационные журналы, описи.

<