Документоведение

ul>

  Автор документа

  Изменилось  оформление автора документа. Эти изменения  касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие  принимать прошения за несколькими  подписями. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и  крестьяне. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи.. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу. Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.

  Дата  документа

  Дата  составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях  Государственного Совета она указывалась  в заголовке, в манифестах и именных  указах Сенату, кроме того, дата ставилась  в конце текста: в манифестах перед  подписью, в указах - после подписи. В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения.

  Адресат документа

  Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила  его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в". Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п. Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

  Удостоверение документа

  Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною  е. и. в. рукою подписано: "Николай". Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата. В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены".        Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

  Резолюция

  Резолюции имели конкретные указания по решению  вопроса: "Разрешаю перевести в  … класс гимназии без испытаний", или "К докладу со справкою". Для документов, не требующих ответа, писалось: "К сведению". Под  решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: "исполнить".

  Отметки на документе

  В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось "особым отметкам". Они подчеркивали степень  важности документа: "нужное", "весьма нужное", "секретное", "в собственные  руки", "конфиденциально", "строго конфиденциально". Эти отметки  делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки  фиксировали дату поступления документа  и его регистрации. В конце  документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким  номером документ был исполнен или  ставилась отметка: "к делу".

  Форма документа

  Унификации  формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские  документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой  бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги.    Таким образом, в XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место. 

2. Дайте краткую  характеристику способов  документирования.

     Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

     В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают  и способы документирования.

-  Текстовое документирование -  текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

-  Техническое документирование - техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.)

-  Фотокино–видеодокументирование - фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

- Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

- Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются. 

-  Документы на машинных носителях- электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

-  Материальные носители информации - для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.  

     Документы на новейших носителях информации относятся  к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

     Документы на новейших носителях информации делят  на: документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты  и жесткие диски, видеодиски); документы  на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с  которых считывается с помощью  лазерного луча (CD–ROM, аудио компакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски); документы на голографических носителях информации (голограммы). 

3. Что такое протокол? Какие виды протоколов существуют? Оформите протокол общего собрания трудового коллектива по выборам профсоюзного комитета.

Протокол  – документ, в котором фиксируется  последовательность и содержание обсуждаемых  коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

     Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе  или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы  подразделяются на краткие и полные.

Полные  протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования),        стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола),       фонографическими (звукозапись), видео - протоколами (применяется видео - звукозапись, особенно при проведении видеоконференций).

     Они содержат запись всего заседания, включая  реплики, вопросы, замечания, выступления  и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости  от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует  только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных  вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».        Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.          Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа. 

 Первичная  профсоюзная организация ОАО «Северное сияние»

(ОАО «Северное сияние»)

ПРОТОКОЛ  №_10__

Заседания профсоюзного комитета

«_25__»  сентября 2011г.            

                                                                       

В состав профкома избрано: 11 чел.

Присутствовало:11 чел;

Члены профсоюзного комитета: Иванова Е.А., Сорокин А.С., Горин И.О., Кузнецов И.О…

Отсутствовало: нет.    

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

О выдвижении требований  работодателю ОАО «Северное сияние» о выполнении им положений коллективного договора.

СЛУШАЛИ:

 Председателя  профкома ОАО «Северное сияние» Иванову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части  не предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 7 календарных дней.

Иванова Е.А предложила:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2.Требования  необходимо утвердить на общем  собрании работников. Предлагаю  провести собрание работников 13 октября 2011 года. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3.В случае  отказа работодателем выполнить  требования  или несообщения своего  решения вступить в коллективный  трудовой спор. 

ВЫСТУПИЛИ:

1.А.С.  Сорокин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.

2. И.О.  Горин - член профкома - предложил  поддержать предложение Ивановой  Е.А.                       

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Выдвинуть   требования  работодателю о выполнении  им условий коллективного договора, для чего  до 17 октября 2011 года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней на собрании работников.