Документы

  Вопрос №3   Нормативно- правовая база организации документационного

   обеспечения  управления как основа технологии  процессов        управления.

 

Нормативно-правовая база документационного  обеспечения управления – это  совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования  документов в текущей деятельности организации или учреждения.  

Нормативно-правовую базу ДОУ  составляют:

1. Законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информации и документации;  

2. Постановления и распоряжения  Правительства РФ, федеральных органов  исполнительной власти (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.), регламентирующих вопросы документационного  обеспечения управления на федеральном  уровне;  

3. Государственная система  документационного обеспечения  управления;

4. Правовые акты органов  правительственной и исполнительной  власти субъектов РФ и их  территориальных образований, регламентирующих  вопросы ДОУ;  

5. Правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по ДОУ различных  организаций;  

6. Государственные стандарты  и документацию;

7. Унифицированные системы  документации;  

8. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;  

9. Нормативные документы  по организации и охране управленческого  труда служащих службы ДОУ;   

10. Нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

Государственное регулирование  распространяется не только на сферу  документирования, но и на организацию  работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного  обеспечения управления.  

До недавнего времени  государственное регулирование  делопроизводства осуществляла Федеральная  архивная служба России , которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению  общероссийских классификаторов технико-экономической  и социально информации. Нормативные  и методические документы по делопроизводству в

 

2

 учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний  день законодательных актов и  нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами  в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;  

2. Гражданский кодекс  РФ;  

3. Федеральный закон «Об  акционерных обществах» № 208–ФЗ  от 26.12.1995;  

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об  обществах с ограниченной ответственностью»  (с изменениями от 11 июля, 31 декабря  1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);  

5. Федеральный закон «Об  информации, информатизации и защите  информации» от 20 февраля 1995 г.  № 24–ФЗ;  

6. Федеральный закон «О  стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;   

7. Федеральный закон «О  бухгалтерском учете» № 129–ФЗ  от 21 ноября 1996 г.;  

8. Федеральный закон «Об  электронной подписи» от 25.03.2011 №  63–ФЗ;  

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об  архивном деле в Российской  Федерации;  

10. Закон РФ «О языках  народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;  

11. Положение «Об Архивном  фонде РФ». Указ Президента  РФ 17.12.1994 № 552;  

12. Положение «О порядке  и сроках хранения документов  акционерных обществ, утв. постановлением  ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.  

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;  

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;  

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;  

4. Государственная система  документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;  

5. Основные правила работы  ведомственных архивов; 

6. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти  РФ;

7. Укрупненные нормативы  времени на работу по делопроизводственному  обслуживанию;  

8. Основные правила работы  архивов организации;  

9. Нормы времени на  работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93;  

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности  госкомитетов, министерств, ведомств  и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием  сроков хранения;  

3

12. Управленческие документы  постоянного срока хранения, образующихся  в деятельности негосударственных  коммерческих организаций (хозяйственных  товариществ и обществ, производственных  кооперативов). Перечень типовых  управленческих документов, образующихся  в деятельности организации, с  указанием сроков хранения.

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами  ограниченного доступа регламентируют:

- Закон Российской Федерации  от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной  тайне»;  

- Указ Президента Российской  федерации от 30 ноября 1995 г. №  1203 «Об утверждении перечня сведений  отнесенных к государственной  тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);  

- Указ Президента Российской  Федерации от 6 марта 1997 г. №  188 «Об утверждении перечня сведений  конфиденциального характера»;  

- Постановление Правительства  РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые  не могут составлять коммерческую  тайну»;  

- Постановление Правительства  Российской Федерации от 4 сентября 1995  г.  № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых  может применяться и в настоящее  время, относятся Единая государственная  система делопроизводства и Государственная  система документационного обеспечения  управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

В заключении представленного обзора основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный работник, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации. 

4

Вопрос №10  Справочно - информационные документы: акт, докладная

     записка,  справка.

 

Информационно-справочные документы  являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие  от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

В состав информационно-справочных документов включаются: докладная записка; служебная записка; объяснительная записка; предложение; представление; заявление; протокол; акт; справка; заключение; отзыв; перечень; список; переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу,  касающегося одного работника,  в зависимости от адресата  может быть внутренней или  внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется  четкой периодичностью (годовой,  квартальной и тому подобное) представления её адресатам и  наличием типовых форм, сводных  таблиц, итогов, в зависимости от  адресата может быть внутренней  или внешней (например, отчетная  документация, представляемая в  государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые  информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. По содержанию различают следующие виды актов: приема-сдачи (материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда);  испытаний (образцов, систем, технологий); выделения к уничтожению документов; о списании материальных ценностей; о нарушении установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка; об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом; об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно  разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и  вопросам, связанным с документированием  трудовых отношений.

Акт – это документ, который  составляется коллегиально (не менее  двух составителей). Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты

 

5

 приема-сдачи материальных  ценностей, документов, дел, а  также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для  составителей акта является – установление фактического состояния дел и  достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся  черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они  являются основой составления актов.

Акт  вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.