Формирование и хранение дел в делопроизводстве

1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).
2. Главный бухгалтер организации.
3. Секретарь-референт.

Экспертная  комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации  ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие  мероприятия:

• рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
• решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
• согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в  деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в  какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости  от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки  хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне  срок хранения и проставляет его  на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается  заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности»  означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок

хранения в  этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие документы:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;
• свидетельство о государственной регистрации;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• положение о филиалах или представительствах общества;
• годовые финансовые отчеты;
• документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
• внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
• документы по личному составу предприятия;
• другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются  в архив также бизнес-планы, годовые  планы и отчеты предприятия, приказы  руководителя по основной деятельности.

Документы по личному  составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления  документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
3. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).
5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
6. Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).
7. Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

 

2.9. Подготовка  и передача дел в архив

Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка  исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

 

Оформление  документов, сдаваемых в архив

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного  оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

• документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);
• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

 

Составление описи дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она  предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в  описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости  от объема документооборота в организации, могут составляться как общие  описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две  группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

В опись дел  по основной деятельности организации  включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).

В описи по личному  составу указываются: книга учета  сотрудников (при ее ведении); приказы  по личному составу; личные дела или  личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел  и их количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела».

 

 

Передача  дел в архив

Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают [3]:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.