Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Передача дел  из структурного подразделения в  ведомственный архив организации  осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками  службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в  присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого  дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи  делают заверительную надпись. В  ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в  архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.