Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Федеральное государственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

Тема: Формирование и  хранение дел в делопроизводстве

 

 

                                                                             Студент:Юрбагишева Екатерина

                                                                              Группа: ДЗ-12-1

                                                                            Форма обучения: заочная

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь, 2013

 Содержание

 

Введение

1.Основные нормативные документы по формированию дел.

2.Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения.

3.Формирование дел в организациях различных уровней управления.

4.Правила формирования дел

5.Признаки заведения дел.

6.Требования к заголовкам дел.

7. Организация оперативного хранения документов.

Заключение

Список литературы

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Практически ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации  любой организационно-правовой формы  собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной контрольной работы является: изучить основные требования к формированию дел.

 

 

 

 

 

1.Основные нормативные документы по формированию дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки. Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

 2.Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения.

Значительную  роль в процессе упорядочения документов в делопроизводстве играют перечни документов. Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального  комплектования НАФ, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение. Но назначение перечня выходит за указанные рамки.

Перечни являются справочными пособиями, в которых  отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, их содержание и сроки хранения. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа. Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают:Типовыми,Ведомственными.

Типовые перечни  составляются для определения сроков хранения документации, характерной  для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих видов:

Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с  указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

Перечень научно-технической  документации, подлежащей приему в  государственные архивы.

На основе типовых  перечней разрабатываются ведомственные  перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.

"Перечень типовых  управленческих документов, использующихся  в деятельности организации, с  указанием сроков их хранения" является основным нормативным  документом при определении сроков  хранения и отборе на уничтожение  типовых управленческих документов. Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е.   Больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г. В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самой организацией, но этот срок не может быть менее года.

3.Формирование дел в  организациях различных уровней  управления.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные  документы, переписку руководства  и важнейшие внутренние документы  формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства. В  небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и  хранит секретарь. В структурных  подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

 

4.Правила формирования дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в  хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

 

5.Признаки заведения  дел.

Формирование  дел состоит из распределения  и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел  в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки  документов дела:

-номинальный  - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;

-авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;

-предметно-вопросный  (основной), отвечающий на вопрос  «о чем документы?». Следует  помнить, что в дело могут  быть подшиты документы только по одному вопросу;

-корреспондентский  - определяется по реквизиту «Адресат»  или по названию корреспондентов  организаций, от которых будут  получены документы;

-хронологический  - содержит указание о том, за  какой период сгруппированы документы в деле;

-географический, при котором в дело группируют  документы нескольких организаций,  объединенных признаком территориальности  (региона).

 

6.Требования к заголовкам  дел.

Составление заголовков дел - самый сложный участок  работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовки дел заносятся в номенклатуры дел во 2-ую графу.

Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле". Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров". В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью. Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности: