Функции и классификация документов

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение

     высшего профессионального образования

     «Тверской государственный университет»

     Филиал  ГОУ ВПО ТвГУ в г. Нелидово 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа на тему:

     «Функции  и классификация  документов» 
 
 

                     
 

           Выполнила: 

     студент III курса заочной формы обучения

                              Шустрова  Екатерина Сергеевна

          специальность «Документоведение  и ДОУ»

                                           Проверила: 

                                           Никитина Елена Эдуардовна 
 
 

     Нелидово 2010

 

      Оглавление 

       
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      Введение 

     Документоведение  в различных  источниках  рассматривается  как  научная дисциплина,  изучающая  закономерность  ведения документов   и разрабатывающая теоретические   и   методические   вопросы   документационного   обеспечения общества. Документоведение в ряде случаев называют теорией  делопроизводства.

     Докуме́нт (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

     Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

     История управленческих документов началась еще  на ранних стадиях развития Древнерусского государства. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы были заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы:  сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма,  записки, выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

     Можно отметить, что много материала  по этой теме содержится в таких  книгах, как « История делопроизводства и секретарского дела» В.К. Белова, «История развития нормативно-методической базы ДОУ» Н.Б. Варламова. Также много  познавательного и нужного находятся  и в произведеньях такого известного автора, как Кузнецовой Т.В. « Документоведения»  и Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. «Делопроизводство и техническая  документация». Нельзя обойтись и без  источников, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная система организационно-распорядительной документации»,которые содержат много актуальной информации.

           Крупный советский  документовед К.Г. Митяев в своих работах  отмечал, что в широком смысле понятия «документ»  обозначает  все  то,  что  является документальным, т.е. основанным на  отражении  объективной  действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений  при  помощи письма, изображения, звукозаписи.

           Авторы   книги   «Основы    информатики»    А.И. Михайлов,    А.И. Черный, Р.С. Гиляревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не  только  надписи,  рукописи  и  печатные  издания,  но   и   произведения искусства, музейные экспонаты  минерального,  ботанического,  зоологического или антропологического характера. Документом признается  любой  материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может  быть включен в определенное собрание¹.

       «Под документами в узком смысле слова,  -  писал  К.Г. Митяев,  -  обычно понимаются   письменные,    отвечающие    установленным    требованиям    засвидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства  и  служащий  для их доказательства»².

           Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы,  имеющие  юридическое  значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом  об  образовании),  служебные (заключение  должностного  лица,  письменный  доклад,  донесение,  служебное письмо).

           А.И. Михайлов, А.И. Черный,  Р.С. Гиляревский  дают  определение научного документа,  а  также  первичного  и  вторичного  документов.   Под   научным документам авторы понимают и материальный объект,  содержащий  закрепленную научную  информацию,  предназначенный  для  ее   передачи   во   времени   и пространстве и используемый в  общественной  практике.  По  форме  различают документы:   текстовые,   (книги,   журналы,   рукописи)   графические   или изобразительные  (чертежи,  схемы,  графики)  аудиовизуальные  (звукозаписи, кинофильмы).

     Цель  данной работы – рассмотреть функции и классификацию документации на предприятии.

     Основными задачами являются:

     - изучить историю возникновения  управленческого документа;

     - отразить его  значимость на современном этапе развития;

     - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на примере негосударственного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования Нелидовская техническая школа Общероссийской общественно-государственной организации «Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России» сокращенное наименование НОУ Нелидовская  ТШ ДОСААФ России.  

       Глава 1. Функции документов предприятия 

     Деятельность  всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

     Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

     Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

     Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на:

     - ретроспективную (относящуюся к прошлому);

     - оперативную (текущую);

     - перспективную (относящуюся к будущему).

     Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям.

     Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

     Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

     Социальная  функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их.

     Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут  поддерживаться. Можно выделить две  категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

     1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

     2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

     Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

     Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

     В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)