Функции и классификация документов

 

     

     Глава 2. Классификация документов на предприятии 

     Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

     По  средствам фиксации все документы  в организациях можно подразделить на следующие группы:

     - письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

     - графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и     т.п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

     - фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

     По  видам деятельности независимо от средств  фиксации все документы принято  разделять на три большие группы:

     - организационно-распорядительные;

     - по финансово-расчетным операциям;

     - по снабжению и сбыту.

     Организационно-распорядительные документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

     Документы по финансово-расчетным операциям  составляют в основном работники  финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

     Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового  отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также  работники учета.

     Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий  лучше не по наименованиям, потому что  структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут  быть различными.

     По  месту составления документы подразделяются на:

     - внутренние, составленные работниками данного предприятия;

     - внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

     По  юридической силе документы классифицируются на:

     - подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;

     - подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

     Документооборот - это движение документов  с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

     - документы, поступающие из других организаций (входящие);

     - документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

     - документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

     Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

     Служба  документационного обеспечения  управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

     Конверты  от поступающих документов оставляются  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой «лично» и в адрес  общественных организаций.

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения  управления с целью распределения поступивших документов на: направляемые непосредственно в структурные подразделения и направляемые конкретным исполнителям.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

     Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки  мер по совершенствованию работы с документами.

     2.1.    Регистрация документов

     Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

     Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных)  систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации  в службу ДОУ: письма, присланные для сведения (копии), телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок, технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию, сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, графики, наряды, заявки, разнарядки, сводки и информация, присланные сведения, учебные планы, программы, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, прейскуранты, технические условия, претензии, нормы и нормативы расходов материалов, поздравительные письма, пригласительные билеты, документы по заключению коллективных договоров, бухгалтерские документы, планово-финансовые документы, печатные издания (книги, журналы), формы статистической отчетности, корреспонденция, адресованная работникам  предприятия с пометкой «лично», объяснительные записки, арбитражные и исковые документы.

     Регистрация документов должна быть только однократной.  
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.

     Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно.

     Внутренние  документы при регистрации делятся  на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, окладные записки и т. д.

     Порядковые  регистрационные номера (индексы) присваиваются  документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.

     Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. 

     В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационные  карточки (РРК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.     

     Соблюдая  названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

     Этих  недостатков лишены РРК, позволяющие  более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.

     При соблюдении карточной системы регистрации  документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные  бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

     Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

     -        Автор (корреспондент)

     -        Название документа

     -        Дата документа

     -        Индекс документа

     -        Дата поступления документа (для входящих документов)

     -        Индекс поступления документа (для входящих документов)

     -        Заголовок документа или его краткое содержание

     -        Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

     -        Срок исполнения

     -        Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)

     -        Номер дела.

     В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

     Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

     Регистрация документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

     В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России  ведутся журналы учета входящей и исходящей корреспонденции, входящих и исходящих документов. Приложение 4

      

 

     

     Заключение 

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.