Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»

 

2.1 Характеристика и структура  Учреждения «Государственный архив  Минской области»

 

Минский областной  архив был создан постановлением Президиума ЦИК БССР от 5 июля 1938 г. на базе Минского отделения госархивов.

В соответствии с решением Минского облисполкома от 28 июня 2001 г. № 469 архив стал называться Учреждение «Государственный архив Минской области» [10].

В 1996 г. госархиву был передан из Национального архива Республики Беларусь комплекс документов партийного архива Минского обкома КПБ. В фондах исполнительных комитетов уездных, городских, волостных Советов, уездных и волостных революционных комитетов содержатся сведения о подготовке и проведении Великой Октябрьской социалистической революции в Минской губернии, борьбе трудящихся за власть Советов, против иностранной интервенции.

В архиве сконцентрирован  комплекс документальных материалов органов  государственной власти и государственного управления, финансирования, статистики, планирования, контроля, суда, прокуратуры, образования, культуры, здравоохранения, социального обеспечения, спорта. Хранятся фонды организаций и предприятий  промышленности, сельского и лесного  хозяйства, по строительству, транспорта, печати, издательского дела, радиовещания и телевидения и др.

С 1996 г. в архиве находятся более 600 тысяч дел бывшего архива Минского обкома партии, переданные из Национального архива Республики Беларусь.

Фонды учреждений периодов немецкой (февраль - декабрь  1918 г.) и белопольской (июль 1919 г.- июль 1920 г.) оккупации характеризуют экономическую и карательную политику интервентов.

В архиве хранятся фонды общественных организаций (профсоюзов, Минского областного комитета общества Красного Креста, Минского областного совета и др.), фонды учреждений по делам религиозных конфессий (Уполномоченный Совета по делам религий при Совете Министров СССР по Минской области, Уполномоченный Совета по делам религиозных  культов при Совете Министров  БССР по Минской области и др.).

Ценнейшим источником для изучения периода немецко-фашистской оккупации области являются рассекреченные документы, в которых имеется  информация об уничтожении евреев г. Минска 7-8 декабря 1941 г. и пациентов психиатрических больниц в декабре 1941 г.; приводятся списки сожженных деревень, распоряжения немецкого командования и воззвания о введении строжайших мер для борьбы с партизанами и подпольщиками.

Документы о  расследовании злодеяний немецких захватчиков на оккупированной территории Минской области находятся в  коллекции позитивов фонда Чрезвычайной государственной комиссии по расследованию и установлению злодеяний немецко-фашистских захватчиков и учету причиненного ими ущерба.

В архиве хранится ряд коллекций, сформированных из документов малообъемных фондов местных органов  государственной власти и управления, предприятий и учреждений негосударственной  формы собственности.

Структура архива выглядит следующим образом (рис. 1).

 

2.2 Задачи и функции Учреждения «Государственный архив Минской области»

 

Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен

положением  об архиве;

2. обеспечение  сохранности и ведение учета  документов. Комплекс взаимосвязанных  работ, проводящийся в архивах,  включает: создание оптимальных  условий хранения документов; размещение  документов в хранилищах и  их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов  и архивных органов.[11]

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных  архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами  учета в архивах являются: архивный фонд¹ (или архивная коллекция), единица хранения².

3. обеспечение  использования документов;

4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с

Требованиями  в соответствии с законодательством;

5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

В целях выполнения основных задач Учреждение «Государственный архив Минской области» осуществляет следующие функции:

- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.[12]

Таким образом, Учреждение «Государственный архив  «Минской области» выполняет задачи и функции, аналогичные задачам  белорусских государственных архивов. Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:

1. комплектование  архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. обеспечение  сохранности и ведение учета  документов;

3. обеспечение  использования документов;

4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с

Требованиями  в соответствии с законодательством;

5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.

 

2.3 Порядок передачи документов  на хранение в Учреждение «Государственный  архив Минской области» 

 

В Государственный  архив Минской области документы  Национального архивного фонда  Республики Беларусь в государственных  органах, на предприятиях, в учреждениях  и организациях документы постоянного  хранения передаются по истечении сроков хранения передаются в установленном  комплекте и упорядоченном состоянии  с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями  на особо ценные и уникальные документы  на постоянное хранение в государственные  архивные учреждения [4].

Порядок передачи документов Национального архивного  фонда Республики Беларусь на постоянное хранение в государственные архивные учреждения определяется настоящим  Законом и другими актами законодательства.

В отделе комплектования ведомственных  архивов и делопроизводства утвержден  список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение.

Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в архив Минской области осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.

Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности.³

 

2.4 Деятельность Учреждения «Государственный архив Минской области»

 

Помимо хранения и учета документов Национального  архивного фонда Учреждение «Государственный архив Минской области» в соответствии с Законом "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и Положением о порядке оказания учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов" оказывает бесплатные и платные услуги юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов в не запрещенных законодательством случаях и по обеспечению сохранности документов. Заказчиком услуг могут выступать государственные органы, юридические лица независимо от форм собственности, а также физические лица, в том числе иностранные граждане.

Архив Минской области оказывает  следующие услуги:

• Исполнение запросов социально-правового характера, в том числе:
• o подтверждении трудового стажа и размера заработной платы
• oб участии в партизанском и подпольном движении
• o ликвидации последствий чрезвычайных происшествий
• oб избрании на выборные должности
• o награждении орденами и медалями, присвоении почетных званий
• o нахождении на излечении
• o получении образования
• o репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав, реабилитации
• o проживании на оккупированной территории и в эвакуации, насильственном вывозе в Германию и другие страны, пребывании в местах принудительного содержания, созданных нацистами
• касающихся имущественных и наследственных прав
• Исполнение запросов республиканских органов государственного управления, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, Комитета государственного контроля, Комитета государственной безопасности, Министерства внутренних дел, суда, прокуратуры, связанных с их служебной деятельностью;
• Исполнение запросов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь;
• Исполнение запросов учреждений-фондообразователей по документам их архивных фондов для служебного пользования;
• Предоставление документов во временное пользование учреждениям-фондообразователям для служебных целей;
• Обслуживание пользователей в читальном зале, за исключением изготовления машинописных копий и ксерокопий по заявкам пользователей (порядок оформления для работы в читальном зале, организация работы с документами, права и обязанности установлены в "Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь");
• Оказание консультативно-методической помощи учреждениям-фондообразователям по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
• Предоставление информации (в виде информационных писем, тематических перечней документов, тематических подборок копий документов) государственным органам и органам местного самоуправления по запросам, относящимся к сфере их компетенции;
• Копирование документов для организаций Красного Креста, Международной службы розыска, правоохранительных органов, занимающихся поиском военных преступников, совершивших преступления в годы Второй мировой войны, а также для осуществления совместных разработок государственных архивов с иностранными исследователями и учреждениями;
• Отдельные виды работ по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда;
• Проведение научно-технической обработки документов;
• Депозитарное хранение документов;
• Разработка ведомственных нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления и архивному делу;
• Консультирование юридических и физических лиц по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;
• Исполнение тематических, биографических и генеалогических запросов;
• Изготовление копий документов;
• Выдача архивных документов во временное пользование;
• Подбор, систематизация документов для использования в радио- и телепередачах, написании произведений науки, литературы и искусства, консультирование по ним (услуги по использованию кинофотофонодокументов);
• Подготовка по запросам пользователей выставок документов, проведение лекций, уроков, экскурсий в архивы.

Оплата за выполненную работу или  оказанную услугу производится на условиях и в порядке, предусмотренных  договором.

Таким образом, Учреждение «Государственный архив Минской области» оказывает  перечень платных и бесплатных услуг  по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством  Республики Беларусь.

 

2.5 Формы использования архивных документов

архив документ

Формы использования  архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые  архивами по каждому направлению  использования.

Использование информации, содержащейся в документах Национального архивного фонда  Республики Беларусь в государственном  архиве Минской области, в целях  удовлетворения нужд общества архивные учреждения осуществляют путем:

- информирования государственных органов о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач. Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

- исполнения запросов социально-правового характера.

Запрос - это  письмо организации или заявление  гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические  рамки необходимой заявителю  информации.[1]

Исполнение  запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

• Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
• Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
• Социально-правовые.

Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых и  консульских запросов, запросов органов  государственной власти и органов  местного самоуправления для использования  в служебных целях.

При поиске запрашиваемой  информации следует помнить о  сроках исполнения.

При составлении  и выдаче заявителям ответов на запросы  архив предоставляет ответы в  виде следующих информационных документов: