Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»

• архивная справка;⁴
• архивная копия;⁵
• архивная выписка;⁶
• информационное письмо;⁷
• тематическая подборка;⁸
• тематический обзор документов.⁹

- использование  документов в средствах массовой  информации. Организация использования  архивной информации через СМИ  (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование  широкого круга потребителей  ретроспективной документной информации  о составе и содержании документов  Учреждения «Государственный архив  Минской области», предоставляемых  ею услугах, формирование потребностей  общества в архивной информации.

Для периодической  печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные  и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью  или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или  журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный  очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или  описание деятельности конкретных людей.[13]

Архивные  документы широко используются при  создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов

- организация  информационных мероприятий. Информационные мероприятия в государственной архиве включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут  быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственного архива: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором  указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается  с заинтересованными учреждениями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его  истории, составе документов.

Доклады и  лекции направлены на подготовку слушателя  к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также  тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

- предоставление  документов пользователям в читальный  зал. В целях создания условий  для работы специалистов (пользователей)  непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

В читальном  зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи  из научных и иных организаций  или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

Разрешение  на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

При первом посещении  государственного архива на каждого  посетителя заводится дело, в которое  подшиваются:

• все письма-направления и заявления пользователя;
• анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
• заказы на выдачу описей и дел;
• заказы на копирование документов.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме  и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое  основание ограничений, а также  порядок обжалования отказа.

- выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании  запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел  во временное пользование другим организациям по их письменному запросу  оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых  передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и  организации-получателя; подписи скрепляются  гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел  во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого  дела помещается отдельная для каждого  дела карта-заместитель. Карты-заместители  хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив  дел должно быть проверено в присутствии  лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования  дело должно иметь лист использования  дела.

Физические  лица имеют право доступа к  архивным документам государственного архива Минской области для получения полной и объективной информации и несут ответственность при пользовании ими за их сохранность в соответствии с законодательством.

Ограничение доступа к архивным документам устанавливается  настоящим Законом и иными  актами законодательства Республики Беларусь.

Использование архивных документов запрещается или  ограничивается, если имеются основания  считать, что это:

1) нанесет  вред интересам Республики Беларусь;

2) может нанести  вред сохранности архивных документов (в этом случае выдается вместо  оригинала копия);

3) нанесет  вред личным интересам граждан;

4) повлечет  иное нарушение законодательства  Республики Беларусь.

Ограничения в пользовании документами Национального  архивного фонда Республики Беларусь, содержащими государственную тайну, устанавливаются, как правило, на срок до 30 лет, а содержащими служебную  тайну - до 10 лет с момента отнесения  их к государственной или служебной  тайне.

- публикация  документов. Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют  различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Таким образом, основными формами использования  в архиве являются:

- информационное  обеспечение организаций, структурных  подразделений и граждан в  соответствии с их запросами  (исполнение тематических запросов);

- исполнение  запросов в целях обеспечения  прав и законных интересов  граждан; 

- инициативное  информирование учреждений и  организаций, структурных подразделений  о документах архива по профилю  их деятельности;

- предоставление  документов пользователям через  читальный зал для исследовательской  работы; - выдача подлинных документов  и дел во временное пользование; 

- публикация  документов.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Написанием контрольной работы были решены следующие задачи:

1. Изучены и раскрыто понятие «государственный архив»;
2. Изучены и выявлены задачи государственного архива на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»;
3. Определены нормативно-правовые акты, используемые в работе государственных архивов;
4. Раскрыты направления использования документов государственного архива;
5. Определены формы использования документов государственного архива.

Развитие государственного архива в нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной  структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.

Государственную политику в  области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент  по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь. Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные:

• республиканские,
• областные,
• зональные,
• районные,
• городские архивы.

- ведомственные  (межведомственные) архивы:

• архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,
• государственных предприятий, учреждений и организаций.

- архивы негосударственной  части Национального архивного  фонда Республики Беларусь:

• частные архивы физических лиц;
• архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;
• архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.

Основными задачами деятельности Учреждения «Государственный архив Минской области» являются:

1. комплектование  архива документами, состав которых предусмотрен

положением  об архиве;

2. обеспечение  сохранности и ведение учета  документов;

3. обеспечение  использования документов;

4. подготовка и передача документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с

Требованиями  в соответствии с законодательством;

5. осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации.

Учреждение «Государственный архив  Минской области» оказывает перечень платных и бесплатных услуг по использованию архивных документов, предусмотренных законодательством  Республики Беларусь.

Основными формами  использования в архиве являются:

- информационное  обеспечение организаций, структурных  подразделений и граждан в  соответствии с их запросами  (исполнение тематических запросов);

- исполнение  запросов в целях обеспечения  прав и законных интересов  граждан; 

- инициативное  информирование учреждений и  организаций, структурных подразделений  о документах архива по профилю  их деятельности;

- предоставление  документов пользователям через  читальный зал для исследовательской  работы; - выдача подлинных документов  и дел во временное пользование; 

- публикация документов.

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ 17914–72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.
3. ГОСТ 6.38–90. Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 300-3
5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь: утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». – Минск.
6. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Мн.2007
7. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения Мн. 2001.
8. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 25.11.2005 № 7,с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Белкомархива РБ от 01.03.2006№ 2 и Минюста РБ от 19.06.2007 № 40.
9. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учеб. пособие для сред. проф. образования/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 272 с.
10. Архивные документы Республики Беларусь — сокровищница социальной памяти государства/ Государственная архивная служба Республики Беларусь; сост. Т.И. Седляревич - Мн.: 2005.
11. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. – Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. – 96с.
12. Вовкотруб, О.В. Архивоведение: учебное пособие/ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005
13. Малышева, С.Ю. Основы архивоведения: учебное пособие/ С.Ю. Малышева. - Казань: Татарское Республиканское изд-во “Хэтер”, 2002