Характеристика рабочего места секретаря

    Положительно  на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золо-тое правило - располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваших глаз.

    Имея  на рабочем столе работающий компьютер, мы получаем в своем рабочем кабинете электронное, электростатическое, рентгеновское  и ультра-фиолетовое излучение. Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим измене-ниям в клетках мягких тканей.

    Синий монитор экрана имеет частичное  излучение в ультрафиолетовой области  спектра. Это воздействие существенно  при длительной работе с компьютером  или заболеваниях сетчатки глаза.

    Защитить  себя от этих видов излучения возможно, если иметь защит-ный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

    К сожалению, защитные свойства экрана вам  помогут в том случае, если вы располагаетесь перед монитором. Незначительный сдвиг вправо или влево, в сторону, и вы оказываетесь в «кольцах смерти»  монитора. 

5. ВЛИЯНИЕ МИКРОКЛИМАТА И ШУМОВЫХ ЭФФЕКТОВ 

    Рабочее место секретаря должно комплектоваться  достаточным набо-ром технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организа-ционной технике, отвечать требованиям эргономики.

    Микроклимат влияет на функциональное состояние  человека во время работы настолько  широко, что его можно назвать  одним из определяющих факторов работоспособности. Известно, что повышение или понижение  температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3 - 4 градуса относи-тельно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением.

    Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная  влажность и скорость воздуха. Температура  и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла  в служебных помеще-ниях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 градуса - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

    Есть  еще одна характеристика, на которую  необходимо обратить внимание. Это  чистота воздуха.

    При работе с бумажными носителями, а  также в помещениях, где рас-положены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологичес-кими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказы-вают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызы-вает нарушение деятельности всего организма или его систем.

    Наиболее  распространенным вредным фактором воздушной среды в современном  офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

    Другим  наиболее распространенным видом загрязнения  воздуха явля-ется пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсич-ности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся спо-ры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения.

    Совсем  недавно ученые открыли существование  микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую  дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболоч-ку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллер-гические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специ-фические заболевания.

    Вести борьбу с вредными микроскопическими  веществами можно путем общегигиенических  мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

    В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование  в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в  помещении достигает 27 градусов и  выше. Полное кондиционирование воздуха  повы-шает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

    Особый  разговор - это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических  веществ. Согласно ст.4.14 «Гигиенических требований...» мате-риалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.

    Также к эргономическим факторам относится  шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначительный фактор, характеризующий  рабо-чее место. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему. Известно, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния.

    Уровень шума для офисных помещений, установленный  европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 Гигиенических требований уровень  шума не должен превышать 75 дБ.

    Однако  шум, издаваемый компьютером, принтером  и факсом, находя-щийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы.

    Оборудование, уровни шума которого превышают предельно  допус-тимые, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.

    Снизить уровни шума можно, если использовать в качестве отделки помещения  шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза), коврики  под шумящее оборудование могут  быть дополнитель-ным условием в борьбе против шума. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    В заключении хотелось бы сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.

    Важными факторами успеха работы личного  секретаря является уме-ние вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе  контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

    Роль  секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

    В обязанности секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и  участие в работе совещаний.

8. Организация дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение руководителя от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводст-венных служб и персонала.

13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

14. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярс-кими принадлежностями.

16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

    Когда смотришь по телевидению встречи  руководителей фирм, то невольно обращаешь  внимание на сопровождение, в том  числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но, к сожалению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть "на уровне". Секретарь представляет своего руководителя, и по  нему судят, иногда, даже о фирме.

    Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброже-лательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

    Можно даже организовать так называемые курсы  секретарей, где обу-чать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе  секретаря.

    Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху созда-ния все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зави-сеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа. 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2002 г.

2. Гурьянов С.Х., Поляков И.А., Ремизов К.С. Справочник экономиста по труду.

3. Жуков Л.И., Горшков В.В. Справочное пособие по труду.

4. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономи-ка, 1983 г.

5. Харрисон Д. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.