Информационно-справочные документы

Содержание

 

Введение 3

1. Документ  и его функции 4

2. Виды информационно-справочной  документации 6

Заключение 12

Список использованной литературы 13

 

Введение

 

Значение документа для  предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности  организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит больше половины времени.

В настоящее время управление предприятием – это в значительной степени непрерывная череда процессов  составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются  и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства». Только грамотно составленный, имеющий  юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Руководители предприятия  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в  хранении документов может обернуться риском потери ценной информации. Неправильно  оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций  при различных проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других органов.

Цель данной контрольной  работы – рассмотреть понятие  документа, виды информационно-справочной документации.

 

 

1. Документ и его функции

 

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ -  материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ – «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения»¹. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, как его результат.

Важнейшей функцией документа  является – информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). 

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен иметь  все сопутствующие ему реквизиты, отсутствие их или неправильное оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. 

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. 

 

2. Виды информационно-справочной документации

 

В справочно-правовой системе  «Консультант» можно найти такое  определение информационно-справочных документов – «...Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и т.д…»².

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий).

К информационно-справочным документам относятся:

- протокол;

-  записки;

- акт; 

- справка;

-  сводка;

- заключение; 

- отзыв;

- список;

- перечень.

Рассмотрим данные информационно-справочные документы более подробно.

Протокол (от франц. protocole - первый лист) -  «запись происходившего на собрании с указанием участников и принятых решений»³.

Протокол заседания –  документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой  деятельности организаций следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов, а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и т.д.

Обязательному протоколированию подлежать заседания постоянно-действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров и т.д.). протоколы  оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, тезисов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня и т.д.).

Ответственность за подготовку протокола лежит на  секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших  и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму  протокола вести на заседании, принимает  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

Существует три вида записок: служебная записка, объяснительная записка,докладная записка.

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки  излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения  или должностного лица, решение которых  оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Объяснительная  записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка  может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. 

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.

Обычно докладной запиской информируют руководителя об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения вышестоящим руководством.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки работ, обследования, ревизии, проверки производственной дисциплины и т.д.

Акты проверок, обследования, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко  акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительными документами  руководителя организации. Акты могут  составляться и постоянно действующей  комиссией на регулярной основе. Главное  в акте – «установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте»⁴. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Справки, составляемы для  подтверждения сведений биографического  или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются  двумя лицами – руководителем  и главным бухгалтером или  руководителем и заведующим отделом  кадров, заверяются печатью. Для таких  справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным  текстом.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.) Как правило, в  сводке концентрируются данные из различных  источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить  сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется  по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами  сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки оформляется, как  правило, в  виде таблицы.

Сводка подписывается  руководителем подразделения или  составителем, при ее направлении  в другую организацию – руководителем  организации.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, дипломы),  по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации  или на стандартных листах бумаги.

Текст заключения состоит  из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения  может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении  указывается: «С проектом… согласны» или «По проекту….замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Близким к заключению документом по назначению и оформлению является отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным  документом или являться приложением  к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных  листах бумаги формата А4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется  с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы. Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни  утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.