Информационные потоки и документооборот на предприятии

     Служба  контроллинга не делает проводок, не пересчитывает  обороты и не меняет сальдо по счетам — это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде. 

     1.6 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ  ПОТОКОВ

     В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

     Цель  анализа информационных потоков  — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

     Наиболее  распространенный и, по-видимому, самый  практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

     Каждый  информационный поток — единичное  перемещение информации — имеет  следующие признаки:

     • документ (на чем физически содержится информация);

     • проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению  сводных затрат, к планированию и  т.д.);

     • исполнителя (человека, который эту  информацию передает);

     • периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

     На  предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

     • на уровне предприятия детализация  производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

     • на уровне цеха (подразделения) предприятия  детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных  с цехом служб.

     Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.

     К графику информационных потоков  прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении.

     Составленный  график информационных потоков имеет  существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. 

 

      2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ХАРАКТКРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ  ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

     2.1 ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н» 

     Организация ООО «Электра-Н» территориально расположена  по адресу: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербургская, д.80.

     Компания "Электра-Н" основана в 1991 г. Первоначально занималась разработкой специального телевизионного оборудования для научных исследований. С 1993 г. специализируется в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения. В настоящее время в фирме работает более 30 человек. Входит в группу компаний “Электра”.

     Основными направлениями деятельности компании являются:

     - разработка концепций безопасности  объектов;

     - проектирование систем безопасности  для объектов любой сложности;

     - поставка оборудования, монтаж систем  безопасности;

     - технико-эксплуатационное обслуживание  систем безопасности;

     - обучение персонала, консультации  в области электронных систем  безопасности и охранных систем;

     - разработка и производство компьютерных систем регистрации изображений для нужд фотоники, высокоскоростной фотографии и спектрометрии;

     - проектирование и монтаж инженерных  сетей и систем, технологического  оборудования;

     - производство работ по обеспечению  пожарной безопасности зданий и сооружений;

     - проектирование и монтаж ЛВС. 

     Организационная структура ООО «Электра-Н» включает в себя:

     - аппарат управления предприятием

     - финансово-договорной отдел

     - отдел маркетинга и инноваций

     - отдел информационных технологий

     - технический отдел

     - проектный отдел

     - монтажный отдел

     - отдел логистики

     - отдел продаж

     - отдел эксплуатации оборудования. 

     Ответственность и полномочия внутри организации  располагаются сверху вниз, т.е. от вышестоящих  руководителей к нижестоящим  руководителям. В свою очередь нижестоящие  руководители возглавляют специализированные организационные подструктуры по функциональным признакам. Таким образом, это способ организации труда соответствует линейно-функциональной структуре управления.

     Технология  обработки учетной информации и  документооборот  разрабатывает, дополняет или пересматривает сам главный бухгалтер или работники бухгалтерии под контролем главного бухгалтера. 

     2.2 ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ  ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ  ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

     Анализ  детализированного финансового  состояния предприятия

     Горизонтальный и вертикальный анализ активов предприятия

 

     Горизонтальный  анализ активов предприятия показывает, что абсолютная их сумма за отчетный период увеличилась на 3912 тыс руб. Это говорит о том, что предприятие  повысило свой экономический потенциал. Вертикальный анализ активов баланса, отражая долю каждой статьи в общей валюте баланса, позволяет определить значимость изменений по каждому виду активов. Полученные данные показывают, что структура активов анализируемого предприятия изменилась не существенно: уменьшилась доля основного капитала на 7,44%, а оборотного, соответственно увеличилась на 7,44%. А оборотные активы в сфере производства и обращения изменились довольно существенно: в сфере производства уменьшились на 14,65% , а в сфере обращения увеличились на 14,65%. Значительный удельный вес занимают монетарные активы в общей валюте баланса, за отчетный год их доля увеличилась на 19,93%. 
 

     Анализ  состояния запасов

 

     В анализируемый период общее количество запасов уменьшилось на 180 тыс руб, что отрицательно сказывается на деятельности предприятия. Также снизилось количество сырья и материалов на 103 тыс руб и снизились расходы будущих периодов на 3 тыс руб. Доля готовой продукции и товаров для перепродажи на конец года уменьшилась на 25,6%, что является нездоровой тенденцией деятельности предприятия. 

     Анализ  дебиторской задолженности

 

     Произведенные расчеты свидетельствуют об увеличении дебиторской задолженности в 2 с  лишним раза и составила на конец  года 3814 тыс руб.. Сумма неоплаченных счетов с покупателями и заказчиками также увеличилась в 2 раза. Все данные таблицы свидетельствуют об отрицательных результатах деятельности предприятия в отчетном году. 

     Аналитический баланс предприятия