Информатизация архивного дела

С начала 90-х годов популярность приобрела  концепция распределённых электронных  архивов. Суть её состоит в том, чтобы  документы хранились в тех  организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив  должен или превратиться в музей  устаревающей техники и программных  средств, или перевести документы  в новые компьютерные системы.

Создание  музеев устаревших аппаратных и программных  средств периодически обсуждается  архивистами, но обычно откладывается  как слишком дорогой проект, так  как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо  от модели организации электронных  архивов реалии современного компьютерного  мира меняют представление об их вспомогательном  значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий  хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных  данных. От того, насколько успешно  архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

 

1.5 Базы данных в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно  разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой  создания, применяемым программным  обеспечением.

Учётные базы данных

Служат  для обработки статистических массивов – учёта документов и дел в  архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и  т.д. Они предназначены для определения  количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения  сохранности документов при выдаче их во временное пользование в  структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных

Эта категория  базы данных служит для создания и  ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также  для совершенствования процессов  информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой  системы архива является наиболее сложной  задачей.

Они бывают трёх типов:

• использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
• создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
• создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы  в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется  архивистами. Поэтому Росархив рекомендует  автоматизированный справочный аппарат  ведомственного архива формировать  на основе информационно-поисковой  системы, создаваемой в текущем  делопроизводстве организации и  прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и  др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой  работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Дело  в том, что основным классификатором  данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая  переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год. (См. Таблица 1.5)

 

Таблица 1.5

Запланированные показатели по объёму БД в Основных направлениях развития архивного дела в РФ

Год	1996	2006	2010	2015
Учётные БД	157,7	169,9	415,8	314,6
Информационно-поисковые БД	386,4	337,9	442,6	829,1

 

Для эффективного ведения и использования БД, организации  распределенных БД, обмена файлами и сообщениями коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ  работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями  и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров  и информационных массивов.

Парольная защита БД обеспечивает доступ, как  правило, на трех уровнях в режимах  “пользователя”, “редактора” и  “администратора”. Пароль доступа  нижнего уровня (“пользователь”) разрешает  поиск и просмотр информации, получение  отдельных отчетов (выходных форм).

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей  недоступны. Пароль доступа уровня “редактора” допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме “администратора” разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ  пользователей к БД по составу  и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей  парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации  в установленном порядке.

Архив ведет  учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние  даты документов, информация о которых  введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка  о продолжающемся вводе), формат представления  данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями  по их содержанию.

В Центре информационных технологий Федеральной  архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения –  источники комплектования для всех архивов».

В ряде архивов  внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях – источниках комплектования, но и  создавать паспорт архива организации  в автоматизированном режиме.

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется  в Главархиве г. Москвы; в Государственном  архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения  общих сведений об учреждении, о  согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и  экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

 

Таким образом, на основании изложенного можно  сделать выводы о том, что информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации  важнейшей является обеспечение  права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных  архивах и центрах хранения документации (ЦХД).

В настоящее  время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить  доступ к архивной информации.

Внутриархивные  БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе  межархивного и общеотраслевого  уровня.

Создание  комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию  федеральных архивов и использование  экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля над реализацией принимаемых решений.

Создание  автоматизированного научно-справочного  аппарата, баз данных, содержащих электронные  копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей  архивной информацией, позволит более  оперативно решать вопросы информационного  обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной  власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать  труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его  от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных  стандартов при автоматизации открывает  российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Архивные документы на нетрадиционных  носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой  числовые и текстовые банки и  базы данных, проектно-конструкторскую  документацию, тексты компьютерных программ и т.п.

Следует констатировать, что архивная отрасль  не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в  том числе и финансового характера, решение которых необходимо для  обеспечения приема, хранения и использования  таких материалов.

Основным  фактором, определяющим специфику указанных  документов и порождающим трудности  в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с  информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.

Информационные  технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются  обеспечить в своих новых продуктах  преемственность по отношению к  ранним версиям и возможность  конвертации данных из одного формата  в другой, однако это не решает проблем  в отношении материалов многолетней  давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью  уникальных систем автоматизированного  проектирования (САПР), работавших в  устаревших операционных системах.

Динамичное  развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что  сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде.

Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность  указанных проблем выдвигают  необходимость разработки и осуществления  специальной программы, предусматривающей  проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным  персоналом, создание адекватной технической  и программной базы.

Необходимо  провести обследование создаваемых  ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления  данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение  номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное  хранение, критериев и порядка  проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти принципиальные подходы к  решению этих вопросов, поскольку  решение по аналогии с документами  на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.