Информатизация архивного дела

Вместе  с тем необходим критический  и взвешенный подход к изучению зарубежного  опыта информатизации архивного  дела. Во-первых, в путях и методах  информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения  сохранности, описания и использования  архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались  для программных и технических  средств, которые к настоящему времени  в определенной мере устарели. Произведенные  ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного  массива в старых форматах создают  инерционность в использовании  информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области.

Необходимо  принимать во внимание, что выбор  программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим  стремлением к национальным приоритетам.

Важной  частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие  основы организации архивного дела и работы с архивными документами.

Использование в России и странах ближнего зарубежья  одних и тех же или совместимых  ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более  полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между  архивными службами.

Сотрудничество  со странами ближнего зарубежья может  осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и  использования ААТ; организации  взаимного обмена архивной информацией  в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных  форматов передачи данных; ведения  многоязычного лингвистического обеспечения  БД; ведения и использования в  режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.

 

Таким образом, на основании изложенного можно  сделать выводы о том, что органы и учреждения системы Государственной архивной службы России, общественные и религиозные объединения и организации и граждане - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвуют в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.

Статья 23. Вывоз архивных документов Архивного  фонда Российской Федерации за пределы  Российской Федерации

Вывоз архивных документов государственной части, а также уникальных и особо  ценных документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации запрещается, за исключением  случаев, предусмотренных частью второй настоящей статья.

Государственная архивная служба России вправе разрешать  временный вывоз документов государственной  части, а также уникальных и особо  ценных документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации в соответствии с законодательством  РФ о вывозе и ввозе культурных ценностей.

Статья 24. Вывоз и ввоз копий архивных документов

Вывоз за пределы Российской Федерации и  ввоз в Российскую Федерацию копий  архивных документов (не на правах подлинника) и выписок из их, включая полученные в результате купли-продажи, дарения  или совершения собственником иных гражданско-правовых сделок, могут  осуществляться без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым закрыт, и выписок из них.

Статья 25. Международные договоры

Если  международным договором с участием Российской Федерации установлены  иные правила, чем те, которые содержатся в законодательстве Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах, применяются правила  международного договора.

 

 

4 Основные пути создания автоматизированной информационной службы

Развитие  информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе  определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании  современных программно-технических  средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг  по соотношению «цена/полезность»  для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Этого можно  добиться при грамотном решении  следующих задач:

• планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя;
• определение требований к составу информации и целей информирования;
• организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов;
• использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах;
• выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий;
• постоянное обновление применяемых информационных технологий;
• маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная  информационная служба – совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач.

 

4.1 Программа «Архивный фонд» 

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных  типовых АИПС под общим названием  «Архивный фонд».

Вторая  версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции  учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую  сведения о наличии и состоянии  дел для обеспечения их сохранности.

С помощью  данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного  государственного учёта.

Третья, дополненная версия программы позволяет  получить и распечатать также  документы внутреннего учёта  архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический  интерфейс.

В настоящее  время общеотраслевая программа  «Архивный фонд» внедрена в подавляющем  большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации  учёта документов в масштабе отрасли  и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат  программы, согласно приказу «Об  утверждении временного порядка  автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда  РФ», является общеотраслевым.

Согласно  данным Росархива, к 2000 г. программу  «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных  архивов, 59 государственных и 142 муниципальных  архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном  историческом музее.

 

4.2 «Программа информатизации архивного дела в РФ»

На основе Концепции была утверждена и разработана  первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в  РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области  научных и методических работ, кадрового  обеспечения, организационных и  практических работ по информатизации архивного дела.

Программа предусматривала:

• создание единой информационно-правовой базы информатизации;
• разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)4
• создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов;
• внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов;
• проведение работ по защите информации в архивах;
• подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области  создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания  Основных правил работы архивов организаций  и Основных правил работы государственных архивов.

Информатизации  работы архива с традиционными документами  посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов  об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный  документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона  и всей отрасли должна была подняться  на качественно новую ступень  – конкретные источники финансирования не были в ней названы.

 

4.3 Подпрограммы федеральных программ  развития архивного дела

Информатизация  архивного дела в рамках отрасли  развивается в соответствии с  федеральными программами: подпрограммой  «Развитие архивного дела» федеральной  целевой программы «Развитие  и сохранение культуры и искусства  РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы  России» федеральной целевой  программы «Культура России»  на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой  программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

«Развитие архивного дела»:

Программа ставила главной задачей –  обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения  уровня безопасности архивов. Программа  предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта  документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для  расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных.

В разделе  «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

• обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате;
• применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий);
• создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб., в том числе:

• на создание типовых баз данных – 1,2 млрд. руб.;
• на создание общеотраслевых баз данных – 0,6 млрд. руб.

Большое влияние на развитие архивного дела в будущем будет оказывать  федеральная целевая программа  «Электронная Россия». Основные цели  программы предусматривают в  результате внедрения информационно-коммуникационных технологий.

Для достижения целей планируется решить следующие  задачи:

• сформировать эффективную нормативно-правовую базу информационных и коммуникационных технологий;
• обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия органов государственного управления и местного самоуправления;
• обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий в экономике на основе организационно-институциональных мероприятий;
• обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров за счёт модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования;
• содействовать развитию независимых СМИ посредством стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность;
• содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к общедоступным электронным библиотекам и базами данных, библиотекам научно-технической информации, а также существенно повысить качество предоставляемых услуг в этой области;
• сформировать необходимую телекоммуникационную инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и местного самоуправления, единой образовательной информационной среды России.

Общий объём  финансовых ресурсов, необходимых для  её реализации, составляет 77 179, 1 млн.  руб., в том числе средства федерального бюджета – 39 383 млн. руб., средства бюджетов субъектов РФ – 22 610,1 млн. руб., внебюджетные источники – 15 186 млн. руб.

Программа должна существенно повлиять и на развитие архивного дела.

 

Таким образом, на основании изложенного можно  сделать выводы о том, что программа информатизации архивного дела России разработана на основе единой методологической базы, которой являются: правовые акты, регулирующие архивное дело в России - "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", "Положение об Архивном фонде Российской Федерации"; положения законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации - Законами Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", "О международном информационном обмене", "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных", положения федеральной целевой программы "Развитие и сохранение культуры и искусства (1997-1999 гг.), а также основные положения Концепции информатизации архивного дела России, принятой Коллегией Росархива 29.11.95 г."