История делопроизводства в дореволюционной России

Официальные документы могли  удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные  печати - большая и малая.

Печати древнейшего периода  характеризуются поясными изображениями  на них святых, помещением на них  новгородских воинов и животного  мира. Матрицы печатей вырезались художниками-торевтотами и уничтожались во избежание злоупотреблений после  смерти или смещения административного  поста их владельца. Многие свинцовые  печати являются шедеврами средневековой  пластики¹².

Существовали специальные "образцовые" книги, где помещались образцы документов; типы отдельных  документов приводились в азбуках  и "письмовниках", которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных .

 На основании норм  закона и делопроизводственной  практики складывались формуляры  каждого вида документа, тексты  которых имели определенную схему  построения и унифицированное  оформление. Основная особенность  типового формуляра документа  XV—XVII вв. заключалась в том, что  большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы  или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки  или доклады; воеводам и другим местным  начальникам царь давал наказы; приказы  обменивались памятками; обращения  граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных¹³.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление  документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение. В функции  служащих входило:

Подьячий - принимает входящий документ, делает на нем отметку  о времени получения и передает дьяку.

Дьяк - ставит на документе  помету и передает в соответствующий  стол старшему подьячему.

Старший подьячий - передает документ младшему подьячему и указывает  как составить ответный документ согласно помете дьяка.

Младший подьячий - справляется  в старых отпусках и составляет черновик ответного документа, включив в  него помету дьяка.

Старший подьячий - исправляет черновик ("чернит").

Дьяк - при необходимости  снова "чернит".

Младший подьячий - переписывает исправленный черновик набело.

Старший подьячий - сверяет  беловик с черновиком и справляет  его, делая запись на обороте.

Дьяк - "переписывает" беловик  пишет на обороте по составам свою надпись.

Подьячий - сворачивает документ в свиток и пишет на нем адрес.

Младший подьячий - вклеивает  в столп входящий документ и черновик ответного письма¹⁴.

Дела в приказе рассматривались  по инициативе царя или по жалобе, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными  сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался  сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или  повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение  вопроса входило в компетенцию  думных дьяков и принималось после  обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним  лица, участвовавшие в принятии решений, - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно  подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование  законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых  из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с  ними, оформления документов. В период приказного делопроизводства сложилась  система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления. Однако государство, принимая частные  меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию  учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться  мероприятия по упорядочению системы  делопроизводства, появились законодательные  акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов¹⁵.

Глава 2. Развитие делопроизводства в XVIII-начале XX вв.

2.1 Коллежское  делопроизводство (XVIII – начало XIX вв.)

Начало этого периода  в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра  I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает  сосредоточивание в одних руках  законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

Взамен устаревшей системы  приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и  подчинялась Сенату. Вводя коллегиальное управление, Петр I ставил задачи обеспечения более высокой работоспособности учреждений, повышения ответственности и ограничения злоупотреблений чиновничества. По выражению Духовного регламента, коллегиальное учреждение "совершеннейшее есть и лучшее, нежели единоличное правительство"¹⁶.

 Преимущество коллегий  над приказами заключалось в  различим принципа управления (коллегиальное  обсуждение и решение дел), единообразии  структуры, более четком разграничении  функции, строгой законодательной  регламентации их прав, обязанностей.

Учреждения XVIII в. отличались от учреждений предшествующего периода  способом их создания: объявлением  закона или реформой. Статус, устройство каждого государственного учреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались в Сенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практической деятельности был составлен общий регламент — Генеральный, который был утвержден 28 февраля 1720 г. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегии¹⁷. Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России, определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 г.

  В Генеральном регламенте подробно была описана организационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговаривалась очередность подготовки дел: сначала — "дела государевы", а затем — "частные", притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, как секретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранил печать коллегии,

  Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией. Актуариус регистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал за оформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящих документов. Все эти лица — канцеляристы — составляли тексты документов, копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранных языков, для устных переводов была должность толмача. За порядком в канцелярии надзирал экзекутор¹⁸.

  Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе XXXVI Генерального регламента . Это положение было развито пунктом 14 Табели о рангах. Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право . Указом Петра I от 10 ноября 1721 г. предписывалось Сенату организовать школу, "где учить подьячих их делу, а именно цыфири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные". Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма.

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата. Изменился состав документов. Законодательные  и распорядительные акты назывались указами, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В названии документов, особенно правовых актов, появилась иноязычная терминология. Например, закон о государственной  службе назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях  и повинностях — Плакатом, военно-уголовный  кодекс — Воинским артикулем и  т.д.

 Переписка оформлялась  несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью  учреждений или лиц. Так, сообщение  нижестоящего учреждения или  должностного лица вышестоящему  учреждению или лицу называлось  доношением или донесением, донесение  об исполнении — экзекуцией. Сообщение  низшего должностного лица высшему  оформлялось рапортом. Вышестоящее  учреждение или должностное лицо  посылали требования. Сообщение  одного учреждения другому, не  связанного соподчиненностью, называлось  ведением. Появились такие виды, как диплом — документ, удостоверяющий  принадлежность лица к дворянскому  сословию, патент — свидетельство  о чине, сане, воинском звании  или ученой степени, аттестат, содержащий сведения о наградах  и других отличиях, послужной  (формулярный) список. Челобитные  нередко назывались прошениями  или прошениями челобитчиков. Вместо  приказных и расходных книг  появляются приходо-расходные книги¹⁹.

 К 70-м гг. XVIII в. учет  приходов и доходов, денежный  счет давались уже в балансовой  форме с указанием в левой  стороне источников доходов, а  в правой — всех видов расходов и целей расхода (в денежной счете указывались оправдательные документы расхода). Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности.

В "Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления  документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Так, в протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, состав присутствующих. "Важные" документы "сочинял" секретарь, другие — "прочие канцелярские служители". Составлять документы предписывались в соответствии с уставами и резолюциями.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила  расположения реквизитов на листе бумаги.

Изменилась и форма  документов. Были отменены столбцы, они  заменялись тетрадями. Появилось понятие "гербовая бумага", на которой  изготовлялись документы для  высших органов управления. В "Генеральном  регламенте" были подробно описаны  правила удостоверения отдельных  документов, на пример было указано, что  протоколы подписываются всеми  членами коллегии. Также им был  установлен порядок пользования  печатями²⁰.

 На поступившем документе  регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале ("повседневной записке") давалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги ("регистратуры"): в книгу "С" записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу "Д" — документы других коллегий и местных учреждений. К книге "Д" составлялся реестр с указанием адресатов — коллегий и провинций, откуда получены документы.

  Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге "Л" регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата "посланного" документа, его краткое содержание, "к кому, куда отправлено". Затем копиист переписывал в книгу текст документа "с числом и подписанием всех чинов". В книге "В" таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

  Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону "Учреждения для управления губерний" 1775 г. для получаемых документов велся "реестр входящих бумаг", для отправляемых — реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления) и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам²¹.