История делопроизводства в дореволюционной России

В канцелярии министра и  департаментах было по два журнала  исходящих документов: общий и  частный. В общий журнал вносились  все документы с "самым кратким  означением их содержания", в частном  журнале документы записывались "во всем их пространстве (от слова  до слова)". Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй — переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы. Для записи последних, кроме того, велся особый частный журнал³¹.

В "Общем учреждении министерств" особым этапом делопроизводства объявлялась "ревизия дел". В учреждениях  велись настольные реестры "для отметок  о всем том, что по каждому делу учинено" . В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен присутствию, когда  и какое решение по нему принято, какие документы отправлены. Кроме  того, велась "роспись нерешенным делам". Документы вносились в  нее в порядке поступления  и отмечалось, кем какой документ исполняется. Исполненные документы  заносились в роспись" или "опись  делам решенным".

Программа ревизии дел  в учреждениях определялась следующим  образом. Проверялось: "1) В порядке  ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности  в делопроизводстве. 4) Не задерживается  ли окончание дела требованием таких  справок, в которых нет существенной надобности...".

В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка  документов в первичные комплексы  и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы.

К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались  дата поступления документа в  учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.

 Все входящие и исходящие  (отпуски) документы располагались  внутри дела в хронологической  последовательности. Листы дела  нумеровались. На последней чистой  странице делалась заверительная  надпись, в которой указывались  количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или  столоначальника. Дела особой  важности (уголовные, счетные и  др.) прошнуровывались.

  Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом.

Для хранения дел и деловых  бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий  и окончательный. Согласно законодательству текущий архив составляли "документы  и книги, которые нужны для  справок и соображений по текущему производству дел", окончательный  архив — "дела, не подлежащие более  решению и исполнению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать  дела по истечении трех лет .

Заведовал архивом архивариус. У него был помощник, в штате архива были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архивариус должен принимать в архив дела, оконченные производством, пронумерованные, имеющие внутреннюю опись³².

 

2.2.2 Особенности делопроизводства второй половины XIX - начала XX века.

Реорганизация государственного аппарата второй половины XIX века не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства. Продолжали действовать правила, установленные "Общим учреждением министерств". Они определили сложность делопроизводства, бюрократический характер переписки, которые еще больше усугублялись громоздкостью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.

Развитие капиталистических  отношений требовало более гибких форм документирования, большей оперативности. Это обусловило появление новых  черт процесса документирования и документационного обслуживания учреждений.

  Радикальные изменения в технике связи — появление механического транспорта — способствовали новой организации почтового дела. Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Телеграф отвечал потребности быстрой передачи документов, и телеграммы получили широкое применение. Телеграмма отличалась от других документов только по внешнему виду. По своему содержанию она могла заменить многие виды документов. Особым видом телеграфных сношений являются "переговоры по прямому проводу" — наклеенные на бланки ленты с зафиксированным на них разговором. С изобретением телефона связано появление телефонограмм — запись информации, переданной по телефону. Возникают такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов — фотодокументов, голограмм.

 Происходят существенные  изменения в способе изготовлении  документов. К документам, создаваемым  ручным способом, прибавилась машинописная  документация. Изобретение пишущих  машин, множительных аппаратов  (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения  документов. В этих целях стали  использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться  чаше всего типографским способом, что значительно упростило всю  циркулярную переписку. Появляются  типографским способом воспроизведенные  документы с элементами трафаретных  текстов (унифицированные отдельные  фразы или части текста для  документов, содержащих идентичную  и постоянно повторяющуюся информацию). Пишущие машины позволили по-новому  решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа,  облегчилось его прочтение³³.

 

 

 

 

Заключение

Из вышеизложенного можно  сделать вывод о том, что делопроизводство в учреждениях России представляло собой довольно упорядоченную систему составления документов и их обработки. Ему уделялось должное внимание: во все периоды деятельности государственного аппарата на правительственном уровне принимались решения по вопросам документирования и обработки документов. Многие зафиксированные правила и практика работы с документами позволяют выявить этапы формирования традиционной формы русского документа, способы его унификации, становление и развитие особого слоя служилых людей — чиновничества — и службы делопроизводства.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет  глубокие корни. Исследователи выделяют несколько периодов делопроизводства дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.

3) министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

 

 

 

 

 

 

 

Примечания

¹ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993. С. 5

² – Там же. С. 6-7

³ – Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М., 1968. С. 12

⁴ – История делопроизводства в СССР: Учеб. Пособие /Под ред. Я.З.Лившица, В,А, Цикулина. М.: МГИАИ, 1974. С. 24

⁵ – Рыбаков Б.А. Киевская Русь и русские княжества XII — XIII вв. М., 1982. С. 248.

⁶ – Там же. С. 341

⁷ – Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М. 1956. С. 8

⁸ – Леонтьев А.К. Образование приказной системы в Русском государстве МГУ, 1961. С. 47

⁹ – Там же. С. 50

¹⁰ – Павленко Н.А. Развитие письма. М., 1987. С. 115

¹¹ – Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правовых учреждений России ХVI - ХVII век. М., 1985. С. 28

¹² – Тихомиров М.Н. Российское государство ХV-XVII вв. М., 1973. С. 187

¹³ – Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М. 1956. С. 17

¹⁴ – Леонтьев А.К. Образование приказной системы в Русском государстве МГУ, 1961. С. 84

¹⁵ – История делопроизводства в СССР: Учеб. Пособие /Под ред. Я.З.Лившица, В,А, Цикулина. М.: МГИАИ, 1974. С. 37

¹⁶ – Щепетев В.И. История государственного управления в России: Учеб. для студ. высш. учеб. заведений. - М., 2003. С. 278

¹⁷ – Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М., 1968. С.  204

¹⁸ – Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М. 1956. С. 22

¹⁹ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993. С. 17

²⁰ – Павленко Н.А. Развитие письма. М., 1987. С.89

²¹ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993. С. 29

²² – Там же. С. 22

²³ – Там же. С. 28

²⁴ – Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М., 1968. С. 287

²⁵ –Там же. С 289

²⁶ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993. С. 34

²⁷ – Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М., 2002. С.28

²⁸ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993. С. 39

²⁹ – Там же. С. 81

³⁰ – История делопроизводства в СССР: Учеб. Пособие /Под ред. Я.З.Лившица, В,А, Цикулина. М, 1974. С. 41

³¹ – Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М, 1993. С.41

³² – Там же. С. 43-44

³³ – Там же. С. 46-50

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

1. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002. 256 с.
2. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М.: Высшая школа, 1968. 368с.
3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 1993. 71 с.
4. История делопроизводства в СССР: Учеб. Пособие /Под ред. Я.З.Лившица, В,А, Цикулина. М.: МГИАИ, 1974, 168 с.
5. Леонтьев А.К. Образование приказной системы в Русском государстве. – М: МГУ, 1961. 198 с.
6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М.: МГИАИ, 1956.92 с.
7. Павленко Н.А. История письма/Н.А. Павленко.-Издание 2-е, переработ. и дополн. – Мн.: Высшая школа, 1987. 239с.
8. Рыбаков Б.А. Киевская Русь и русские княжества XII — XIII вв. М.: Наука 1982. 599 с.
9. Тихомиров М.Н. Российское государство ХУ-XVII вв. М.: Наука, 1973. 422 с.
10. Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правовых учреждений России ХVI - ХVII век. М.: Наука, 1985. 277 с.
11. Щепетев В.И. История государственного управления в России: Учеб. для студ. высш. учеб. заведений. - М.: Гуманит. изд. Центр ВЛАДОС, 2003. 512 с.