Экспертиза ценности документов

Для страхового фонда копированию подлежат все  документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.

Одновременно  с созданием страхового фонда  создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования  создается для обеспечения долговечности  оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более  результативной организации использования, содержащейся в них информации.

Фонд пользования  создается со следующим обязательным комплектом копий:

• для документов на бумажных носителях – это изготовленная из позитивной микроформы негативная микроформа;
• для фотодокументов – одна позитивная перепечатка и один дубль-негатив;
• для кинодокументов – одна совмещенная позитивная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип звукозаписи (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны быть включены в комплект кинодокументов, поступающих на постоянное хранение;
• для фонодокументов – одна копия, изготовленная на магнитной ленте шириной 6,25мм;
• для видео документов – одна копия формата VHS;
• для электронного документа – одна копия, изготовленная на лазерном диске.

В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов.

Фонд пользования  может создаваться также целевым  порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Страховой фонд и фонд пользования создаются  в порядке, установленном Федеральной  архивной службой России.

Страховые копии  своим содержанием и присущими  им внешними качествами должны полностью  соответствовать документу-оригиналу. Со стороны изготовителя копии должно быть гарантировано соответствие их (копий) требованиям действующих  нормативно-технических документов.

Изготовитель страховых  копий в обязательном порядке  проверяет их качество и вносит результаты проверки в установленную соответствующими нормативно-техническими документами  форму актов.

При прием-сдаче страховых  копий проверяется целостность  комплекта, количество копий, техническое состояние при просмотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений.

Очередность страхового копирования  определяется с учетом физического  состояния уникальных и особо  ценных докуме6нтов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Подготовка уникальных и  особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов их архивохранилищ.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами  хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании  дела, как правило, подшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности  копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией – изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного  документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или  микрофиша) первого поколения, изготовленная  на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. 

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента  является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента  является первая копия оригинала, изготовленная  современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Страховой копией электронного документа является первая копия  оригинала, изготовленная на лазерном диске.

Страхованию подлежат:

• Документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
• уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.

Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации  и размер их страховой оценки устанавливаются  на основе специальных методических разработок.

Результаты  страховой оценки документов Архивного  фонда Российской Федерации оформляются  актом страховой оценки архивных  документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере  архивного дела.

Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящемся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановки на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов.

Неисправимо поврежденными  архивными документами являются архивные документы, физическое состояние  которых исключает возможность  восстановления их материальных носителей и использования, содержащейся в них документной информации.

Решение о признании  архивного документа неисправимо  поврежденным и снятии его с учета  принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере  архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов.

На основании  письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с  учета и уничтожение неисправимо  поврежденных уникальных документов не допускается.

За время хранения страховые копии подлежат:

• установлению наличия фактической проверке наличия и состояния страховых копий с целью удостоверения их соответствия данным учетных документов;
• проведению контроля технического состояния и необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит изготовленная в каждом году 1/3 часть страховых копий.

В результате контроля технического состояния страховых  копий, дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливается срок проведения следующей технической проверки.

Проверка наличия  и состояния фонда пользования  осуществляется с целью контроля сохранности копий документов и организации работ по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем работ, связанных  с проверкой наличия и состояния  копий фонда пользования и  периодичность их проведения устанавливается, учитывая общий объем фонда, частоту  предоставления и воссоздания копий, а также существующие в архиве условия хранения страхового фонда.

Прием и сдача  страховых копий в архивохранилище  осуществляется на основе приказа директора  архива, к которому прилагаются описи  особо ценных единиц хранения (дел), с которых скопирован страховой фонд.

Страховой фонд особо ценных документов неприкосновенен  и хранится отдельно от оригиналов в изолированном хранилище или  в обособленной части общего хранилища.

 

5. ХРАНЕНИЕ УНИКАЛЬНЫХ  И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Особо ценные и  уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

В хранилище, предусмотренном  для изолированного хранения особо  ценных и уникальных документов или  в обособленной части общего хранилища, могут размещаться:

а) весь фонд, если включенная в его состав основная часть документов признана особо ценной и уникальной;

б) определенные структуры (подразделения) фонда (фондов), если включенные в них единицы  хранения (дела) в своем составе  имеют особо ценные и уникальные документы;

в) обособленные от состава фонда (фондов) и объединенные определенным свойством единицы  хранения (дела), в которых хранятся особо ценные и уникальные документы.

Целостные фонды, содержащие особо ценные документы, их определенные структурные части (подразделения) и единицы хранения (дела) сдаются на отдельное хранение согласно приказу директора государственного и муниципального архива, руководителя администрации государственного органа с оформлением соответствующего акта приема-сдачи.

Предоставленные для хранения особо ценных документов архивохранилище или обособленная часть общего архивохранилища должны иметь нормативный режим для обеспечения сохранности этих документов.

Особо ценные документы, которые сдаются для изолированного хранения, подвергаются профилактической и специальной технической обработке. Применяемые к этим документам за время хранения мероприятия (полистное обеспыливание, дезинфекция и т.п...) проводятся по необходимости.

Весь комплекс особо ценных и уникальных документов немедленно изымается внутри и вне архива из процесса активного использования.

Вместо оригиналов особо ценных и уникальных документов должны использоваться созданные с  этой целью в архиве их копии фонда  пользования.

Как правило, оригиналы  особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонения от настоящего правила возможны лишь в особых случаях, со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации государственного органа.

 

 

 

 

 

6. ЭКСПЕРТИЗА  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел 

б) при регистрации  поступающих в учреждение документов

в) при направлении  документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел  для передачи в ведомственный  архив после завершения их делопроизводством

Третий этап — на стадии подготовки дел для  передачи на государственное хранение

Важным принципом  отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует  рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей  развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК  — постоянно действующие совещательные  органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные  комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных  организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах  и их филиалах.