Экспертиза ценности документов

Экспертиза  не проводится:

при поступлении  в архив в исключительных случаях  документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам  экспертизы ценности документов, сроки  временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие  уничтожению архивные документы  передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном  порядке.

Принципы экспертизы:

1) Историзма.  Позволяет рассмотреть документ  как продукт определенной эпохи

2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.

3) Комплексности.  Документ оценивается в совокупности  с другими (каждый не столь  значим как в комплексе)

С учетом этих принципов  разработана система критериев  ценности документа.

Критерий –  признаки, на основании которых определена ценность документа.

Критерии бывают: универсальные – главные и  специальные – вспомогательные

Они перечислены  в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:

1) значимость  учреждения, лица, деятельность, которая  образует документ

2) значимость  содержания

3) время и  место создания

4) юридическая  сила документа

5) подлинность  и копийность документа

6) дублентность/повторяемость  документа

7) поглощенность  содержания документа

8) физическое  состояние документа

Отнесение документов к составу Архивного фонда  Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем  комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям  происхождения относятся: роль и  место организации в системе  государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям  содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе  информации, повторение информации документа  в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям  внешних особенностей относятся: форма  фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

 

7. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

документ ценный уникальный учет экспертиза

Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления совместно  с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь  сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Основными функциями  ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение  и вынесение на утверждение и  согласование с экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка  и вынесение на рассмотрение ЭПК  архивного учреждения предложений  об изменении сроков хранения отдельных  категорий документов, установленных  перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных  и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении  проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления совместно  с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь  сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при  отборе их на постоянное хранение под  методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического  состояния машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление  архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка  комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

название документа,

дата его  создания,

характеристика  содержания (аннотация),

электронный формат,

физическая  и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.),

объем документа (для БД также - количество записей).

 

8. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

По результатам  экспертизы ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации  в зависимости от состава и  объема ЭД, отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного  учреждения утверждает описи дел  постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи  и акты рассматриваются на заседании  ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи  утверждаются руководителем организации  только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для  них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например, законченные  дела с трехлетним сроком хранения в 2006 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 г.

Акт о выделении  к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел  на постоянное хранение и при необходимости  имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и  вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.