Электронный документооборот на предприятии

    

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………..…………3

1. Принципы и методы электронного документооборота..…………...5

1.1 Постановка задач документооборота  на предприятии………..13

2 Электронный документооборот на предприятии…………………..16

    2.1 Характеристика предприятия…………………………………....16

    2.2 Функциональная структура ИС……………………………...…17

    2.3 Схема обработки документов…….……………………………..20

    2.4 Контроль исполнения документов……………………………...22 

    2.5 Обеспечивающие подсистемы…….......………………….……..24

Заключение…………………………………………………………........28

Список использованной литературы.……………………………….....30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация работы с документами  предполагает организацию документооборота учреждении,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом  документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность темы объясняется  тем, что в настоящее время  вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

Для написания курсовой работы мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсовой работы является организация процесса документооборота на примере  компании водоочистного оборудования ООО «Ватерком».

Объектом исследования стали  основные правила организации документооборота на ООО «Ватерком».

Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного  предприятия.

Задачи:

- изучить организационные   формы  делопроизводства на  предприятии;

- рассмотреть  процесс   документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию   документооборота.

 

 

 

 

Глава 1. ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Следует разделять два  понятия, которые часто путают, –  делопроизводство и документооборот. Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот – это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства – САД, и системы электронного документооборота – СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами – таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Долгие годы в Беларуси весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит  в смешанную фазу. Это результат  усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Можно выделить ещё одно оптимальное  определение электронного документооборота: «электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот может  быть внутренним и внешним, и это  налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный  документооборот характеризуется  обменом информацией или движением  электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле понимается программное  обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

В настоящее время электронный  документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами – не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот заменить бумажный полностью, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте, заверенные собственноручной подписью и печатью?

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является электронным аналогом собственноручной подписи. ЭЦП – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Технология ЭЦП создавалась как надежный способ защиты пересылаемого документа (файла). Для этого, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальная криптографическая программа. Для каждого пользователя она генерирует индивидуальный ключ ЭЦП, представляющий собой сложный пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов – уникальный ряд символов длиной до 1000 знаков, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый индивидуальный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который нужно сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого (тайного) ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Если документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Каждый получатель расшифровывает документ при помощи собственного закрытого ключа. Таким образом, зашифровать и отправить документ может любой человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать – только сам адресат. При подписании документа все происходит наоборот – отправитель подписывает документ при помощи собственного закрытого ключа ЭЦП, который является тайным, поэтому подделать подпись отправителя невозможно. Чтобы проверить, действительно ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, нужно знать его открытый ключ. Программа «проверит», соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании. Такая система шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.

Лица, установившие криптографическую  программу, объединяются в единую систему. Они обмениваются между собой  открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит в тайне. Такая система криптографического шифрования обеспечивает решение проблем защиты пересылаемых файлов, но не позволяет решать задачи придания юридической значимости документам. Поэтому и были созданы удостоверяющие центры – организации, которые имеют полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем данного ключа ЭЦП является определенное физическое лицо, представляющее юридическое лицо

Следует отметить, что у  ЭЦП есть и другие преимущества перед  собственноручной подписью. Например, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в свободное место или изменить сумму по договору, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хотя бы один символ невозможно. Такое свойство позволяет говорить, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.

Одним из чисто технических  факторов, которые сдерживают распространение СЭД, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше. Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно — требуется мощный и надежный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определенному лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто — открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.

Цифровая подпись абсолютно  идентична обычной подписи даже на законодательном уровне и позволяет исключить вероятность подделки как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьезно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора — другие методы здесь нереализуемы.

Что касается функциональности, то традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны: они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Но по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся:

- поддержка работы с  файлами электронных документов, обеспечение их создания и  редактирования, сканирования и  печати, приема и отправки, хранения и поиска;

- распространение технологий  документооборота, отработанных для  проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале – на все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);

- разработка и реализация  технологий в масштабе организации,  связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки документа и работу с его проектами;

- создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и между различными организациями. Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей перспективе – сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;

- взаимодействие персонала  и внешних пользователей с  системой документооборота предприятия или организации, основанное на веб-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной системы электронного документооборота – так называемом документальном портале;

- обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного  документа и его защиту от  несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи  и шифрования на основе криптоалгоритмов).

Электронный документооборот может  включать следующие стадии:

- формирование пакета документов;

- отправка пакета электронных документов;

- доставка пакета электронных документов;

- проверка целостности, подлинности и формата электронного документа;

- подтверждение получения пакета электронных документов;

- ведение архива электронных документов.