Электронный документооборот на предприятии

 

2.3 Схемы обработки документов

 

Рассмотрим типичную схему документооборота на педприятии для потока входящих документов:

1. Регистратор просматривает  и сортирует корреспонденцию,  присланную по почте, доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.

2. Руководитель, получив  документ, поданный регистратором,  составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.

3. Регистратор завершает  заполнение полей документа и  создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.

4. Контролер может изменить  срок исполнения документа и  контролера по документу. Он  может вводить тексты заданий  ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.

5. Ответственные исполнители,  получив уведомления о поручениях  или согласованиях, выполняют  их или создают подпоручения (поручения  по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.

6. Исполнители получают  поручения по документу, просматривают  их тексты и выполняют связанные  с ними поручения (возможно, для  этого им потребуется забирать документ на редактирование).

7. При выполнении согласования  по документу исполнитель принимает  решение: одобрить или отклонить  документ.

8. Выполнив поручения,  исполнители пишут отчеты.

9. Отчеты о выполнении  поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты  и снимать поручения с контроля  либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.

10. По выполнении всех  поручений или согласований контролер  снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.

Рассмотрим типичную схему  документооборота на Предприятии для  потока внутренних документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.

Рассмотрим типичную схему  документооборота на Предприятии для  потока исходящих документов.

Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.

При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет  отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.

 

2.4. Контроль исполнения документов

 

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1. Постановка документа  на контроль. Назначение контролера  по документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки  документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа  по маршруту:

• исполнение поручений или согласований;
• создание отчетов об исполнении поручений;
• снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);
• отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля  всего документа.

Ход исполнения документа  отражается в его контрольной  карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом  исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а  также за исполнением документа  в целом. Он проверяет сроки и  качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие  операции:

• создавать новые поручения или согласования;
• прерывать исполнение поручений или согласований;
• снимать поручения с контроля (как после выполнения, так и досрочно);
• возвращать поручения исполнителю на доработку;
• изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и  связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

• имя исполнителя поручения;
• текст задания;
• контрольную дату исполнения;
• фактическую дату выполнения поручения;
• право редактирования документа.
• Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно является ответственным исполнителем – на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.

Если в качестве исполнителя  указан один сотрудник, то он считается  ответственным исполнителем по поручению.

Если сотрудник не является контролером, он может редактировать  только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимается задание, выдаваемое исполнителю и  связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

• имя исполнителя;
• текст задания;
• контрольную дату исполнения;
• фактическую дату выполнения;
• право изменения документа.

Предусмотрены следующие  типы поручений и согласований:

• поручение или согласование верхнего уровня; Поручения или согласования могут быть связаны последовательностью исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;
• подпоручение (поручение по поручению) или дочернее согласование – поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной карточке документа.

Пользователь, который создал поручение или контролирует его  исполнение, может изменять в нем текст, сроки исполнения и список исполнителей.

2.5 Обеспечивающие подсистемы

 

СЭД поддерживается следующими подсистемами:

1. локальная сеть предприятия, сервер
2. нормативная база предприятия
3. криптографическая подсистема

ЛВС предприятия обеспечивает возможность функционирования СЭД: для серверной и клиентской части. Представляет собой поддерживающую систему более низкого уровня.

Нормативная база обеспечивает юридическую значимость электронных  документов и является системой вышестоящего уровня.

Криптографические средства обеспечивают реализацию средств электронно-цифровой подписи и представляют собой систему того же уровня.

ЛВС реализована как TCP IP сеть на основе ОС Windows 2000.

Нормативная база представляет собой локальный нормативный  акт.

В качестве криптографических  средств используется Microsoft Crypto Provider, встроенный в ОС Windows.

Безопасность ИС обеспечивается:

– шифрованием трафик между клиентом и сервером;

– средствами ЭЦП;

– резервированием базы данных ИС.

Безопасность обеспечивающих подсистем обеспечивается также  и другими методами. Например, в ЛВС используется антивирусное ПО и т.д.

Предприятие сотрудничает с  огромным количеством контрагентов. Большой объем входящей и исходящей  корреспонденции, требующий качественного и оперативного решения задач, сложность прохождения договоров внутри организации – все это послужило причиной задуматься о внедрении системы электронного документооборота. При выборе системы, специалистами технического отдела была построена таблица возможностей большинства предлагаемых на рынке систем. Особое внимание уделялось уровню защищенности системы, возможностям шифрования и электронно-цифровой подписи.

В результате нами была выбрана  система ЕВФРАТ-Документооборот, которая максимально удовлетворяла стоящим перед предприятием задачам.

После приобретения лицензий системы, был составлен план ее внедрения и четко проработаны бизнес-процессы организации. В первую очередь система была установлена секретарю, который сразу после обучения приступил к регистрации входящей и исходящей корреспонденции в ЕВФРАТ-Документооборот. С помощью встроенного инструментария самостоятельно были созданы все необходимые регистрационные формы.

В соответствии с политикой  безопасности предприятия были настроены  права доступа к документам и  средства электронно-цифровой подписи, которые были положены в основу юридически значимого документооборота внутри предприятия. Защищенность документооборота внутри предприятия позволила повысить общий уровень информационной безопасности, которая является одним из приоритетных направлений для предприятия в связи с особенностями его деятельности.

Как результат работы системы  ЕВФРАТ-Документооборот, работниками было отмечено повышение упорядоченности документооборота, улучшение контроля исполнения документов.

Работники предприятия, использующие Евфрат-документооборот, ожидают выхода новой версии системы, которая может предоставить новые удобства в работе.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается  в следующем: сложившиеся формы  и методы работы с документацией  в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.

Системы, которые облегчают  работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами – как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.

В организации, которую мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно  переплетается с теорией, и главным  образом, обусловлено несколькими факторами, такими как: