Этапы подготовки и составления ОРД

      Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.

      В крупных фирмах приказы подобного  рода заменяются приемными, отпускными, увольнительными и переводными записками.

      Приказы по основной деятельности нумеруются и подшиваются отдельно от приказов по личному составу.

      Приказ  руководителя предприятия может  быть аннулирован только другим приказом или приказом вышестоящей организации [2;с.100].

      Решения по вопросам нормативного характера, оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам организации могут оформляться как приказами, так и распоряжениями.

      Распоряжение  — это документ, издаваемый руководителем  организации или его заместителями  по вопросам их компетенции.

      Правом  издавать распоряжения могут наделяться руководители самостоятельных подразделений (отделов, цехов, филиалов и др.), что отражается в организационно-распорядительных документах (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т. д.).

      Распоряжения  составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (распоряжение);
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы [2;с.100].

      Структура текста распоряжения, так же как  и приказа, состоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.

      Распорядительная  часть распоряжения начинается словами  «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.

      Каждый  пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с  указанием исполнителя и срока исполнения.

      Документ  подписывается руководителем организации  или его заместителем.

      Решение — правовой акт, принимаемый в  коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.

      Когда решения служат самостоятельными распорядительными документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголовка и номера решения.

      Заседание коллегиального органа предусматривает  выработку конкретного решения по рассматриваемому вопросу. Практика свидетельствует, что принятию решения на заседании предшествует такая сложная форма организационной работы, как подготовка проекта решения.

      Проект  решения, как правило, подготавливается инициативной группой. Перед членами этой группы ставится задача — досконально изучить какой-нибудь конкретный вопрос Для этого члены инициативной группы тщательно проверяют существующее положение дел на порученном им участке.

      Результаты  проверки фиксируются в справке, которую подписывают все проверяющие. Такая справка является своего рода фиксированным доказательством истинного положения дел на конкретном участке.

      Конспект  справки и закладывается в  проект решения [2;с.102].

      Понятно, что по объему справка значительно  шире проекта решения, так как  нередко для иллюстрации к  справке прилагаются образцы, схемы, диаграммы, чертежи, макеты, таблицы, пояснения и т. п. Кроме того, в справке фиксируется положение дел на смежных с проверяемым участком направлениях.

      Проект  решения визируют руководители структурных  подразделений.

      Первый  экземпляр проекта после принятия на заседании становится подлинником решения.

      На  последнем листе первого экземпляра проекта должны быть отметка о  том, какой отдел (управление) выносит  вопрос на рассмотрение, и подпись  руководителя этого отдела (управления), визы должностных лиц, от которых зависит практическое выполнение принимаемого решения, руководителя управы, курирующего данный вопрос, а также юридического бюро.

      В случае несогласия с содержанием  проекта визирующий должен сделать  отметку об этом на проекте и приложить  записку с обоснованием своего мнения.

      Проект  решения и приложения печатаются на одной стороне листа через два интервала и представляются в соответствующий секретариат в одном экземпляре.

      Секретариат, принявший проект от отдела (управления), оформляет лист согласования и в  случае несогласия с текстом проекта печатает первый лист его на общем бланке коллегиального органа.

      Оформленный соответствующим образом проект решения вместе с другими документами  и листом согласования передается в протокольную часть с целью размножения для исполкома  [2;с.102].

      В состав формуляра «решения» входят следующие реквизиты:

• наименование коллегиального органа;
• наименование вида документа (решение);
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи председателя и секретаря;
• визы [2;с.103].

      В последнем пункте распорядительной части решения указы-н.1ются учреждения и должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением решения. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если решение не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.

      На  каждое принятое решение заполняются  учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил).

      Решение должно быть своевременно доведено до всех лиц и подразделений, которых оно касается. Решение рассылается по списку, приобщенному к подлиннику решения. Рассылаемые экземпляры решений руководители коллегиального органа не подписывают, хотя должности и фамилии указываются. 

2. Составить и оформить проекты  документов, сопровождающие  увольнение  с работы (место, должность, на  котором Вы работаете в настоящее  время) – заявление, приказ  по личному составу, трудовую  книжку

 
 

      Проекты документов, сопровождающие  увольнение с работы

      1. Заявление  (пишется от руки) за  две недели дл увольнения

                                                                                Заведующему ДОУ № 23

                                                                                Ивановой Наталье Петровне

                                                                                 воспитателя  ДОУ № 23

                                                                                 Сергеевой Ирины Ивановны 
 

                                         Заявление  

      Прошу уволить по собственному желанию с 01.04.2009 г. в связи с переездом в другую местность. 

      16.03.2009 г.                 (подпись)                            Расшифровка 

                                                                                           Сергеева И. И.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. Проект приказа на увольнение       

 
 
 
 
 
 
 

      3. Проект записи в трудовую книжку  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 

1. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Постановление  Государственного комитета Российской Федерации от 03 марта  2003 г. № 65 ст.
2. Андреева,  В. И. Делопроизводство: Практическое пособие: / В. И. Алексеева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2006. – 200 с.
3. Белов,  А. Н. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие: / А. Н. Белов,  А. А. Белов – М.: Изд-во Эксмо, 2007. – 624 с.
4. Кирсанова,  М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: / М. В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 304 с.
5. Стенюков,  М. В.  Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). / М. В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2007. – 160 с.