Юридическая сила документа

Для разъяснения целей  и мотивов принятия акта в проекта  дается вступительная часть (преамбула). Положения нормативного характера в преамбулу не вносятся.

Нормативные предписания  излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки  и заголовков. Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Для полноты изложения вопроса могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов со ссылками на эти акты и официальный источник их опубликования¹¹.

Одновременно с подготовкой  проекта акта продумываются предложения  об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Указание на отмену, изменение или дополнение включается в текст акта. В случае, если эти изменения или дополнения носят значительный характер, разрабатывается новый акт.

К категории информационно-справочных документов относятся следующие: письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, телексограммы, сообщения электронной почты.

Служебные записки, дайджесты, обзоры (ревю) являются информационно-аналитическими документами.

Необходимость в составлении  служебной записки возникает, как  правило, в тех случаях, когда  руководитель того или иного уровня начинает испытывать нехватку свежей оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке. Или - когда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но важной проблемы. Как правило, этот документ служит для сжатого, почти фрагментарного освещения вполне конкретных служебных вопросов, раскрытия их действительного состояния.

Среди характерных особенностей, отличающих служебную записку, следует выделить малые сроки подготовки, ограниченный контингент составителей документа, небольшой объем текста, актуальность включенной в нее информации. Служебная записка не является фрагментом доклада или другого более объемного документа, это - самостоятельный документ¹².

Различают несколько  видов служебных записок:

- докладные,

- аналитические,

- обзорные,

- информационно-статистические,

- записки о состоянии дел за конкретный период времени.

В деловой среде все  большее значение в последнее время приобрели сравнительно новые виды информационно-аналитических документов - дайджесты и обзоры (ревю).

Особенность этих документов состоит в том, что они представляют собой сжатое изложение той или  иной темы и готовятся в короткие сроки. При составлении этих видов документов необходимо указать в обязательном порядке тему, объем, привлекаемые (из числа доступных и предпочтительных по тем или иным причинам) источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления, количество экземпляров¹³.

Важно раскрыть тему так, чтобы с помощью подготовленного  документа руководитель мог найти  ответы на абсолютное большинство вопросов по данной проблематике. Особое значение приобретают наглядные материалы: графики, схемы, выводы и т.д.

Документами переговорной и совещательной деятельности являются протоколы (а также стенограммы) и доклады (содоклады).

Протокол - основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.д.).

Протоколированию в  обязательном порядке подлежат следующие сведения: время, дата и место проведения мероприятия, количество участников (для определения кворума), результаты голосования предложения по повестке дня, порядок обсуждения повестки дня, особые мнения по выработке постановлений (решений) по вопросам повестки дня, реплики, справки, замечания, другая значимая информация о ходе мероприятия¹⁴.

Дополняющими материалами  к протоколу являются тексты (тезисы) докладов, содокладов и выступлений, данные мандатной комиссии о составе  участников, списки участников мероприятия, справочно-статистические и информационно-аналитические документы, проекты и окончательные тексты постановлений и решений, соглашений и договоров, другие рабочие материалы, содержащие полезную информацию.

Той же цели - фиксированию состоявшегося события (мероприятия) служит и стенограмма - дословная запись всех выступлений участников совещаний, собраний, заседаний. Благодаря ей, можно при необходимости восстановить ход обсуждения того или иного вопроса, уточнить позиции участников обсуждения.

Доклад как вид служебного документа отличается от всех других тем, что предназначен для устного прочтения, поэтому в процессе его подготовки следует прежде всего ориентироваться на аудиторию, которой предназначено выступление, и интонацию, которой вы собираетесь воспользоваться. Полезно было бы также ответить себе на следующие вопросы: почему пригласили именно вас? каковы возможности восприятия аудиторией излагаемой вами информации? нужны ли наглядные пособия в качестве аргументов вашего повествования? И т.д. Для надежности и полноты выражения предполагаемой темы опытные ораторы советуют составлять конспект выступления.

Кроме того, документы учреждений, организаций и предприятий принято  различать:

1. По количеству отраженных в тексте вопросов: документы простые и сложные.

Под простыми понимают документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются.

В сложных документах отражается несколько  вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью.

2. По форме:

- документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме, например личного характера;

- документы типовые, представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (примером могут служить типовые номенклатуры дел для однородных предприятий);

- трафаретные, когда часть текста документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). Трафаретные тексты фиксируются, как правило, на бланках.

3. По средствам фиксации:

- документы рукописно-печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом);

- графические (чертежи, схемы, графики, рисунки); фотокинодокументы, позволяющие запечатлеть явления и процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной;

- звуковые, получающие все большее распространение в последнее время, особенно в целях документирования заседаний коллегиальных органов;

4. По стадиям создания: документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.

Подлинник документа – первый или  единственный экземпляр документа¹⁵. Если оригинал (подлинник) составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы¹⁶.

Различают несколько  видов копий. Наиболее распространенными  являются выписки - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Особый вид копий  представляет собой дубликат, имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником¹⁷. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).

Таким образом, понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов. Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Документообразующие  признаки 

 

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами (рис. 1).

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Документообразующие  признаки

 

Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”¹⁸. Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных  документов, начиная с 19 века, стали  считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших  признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

	точные (время создания документа указывается точно);
	приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.);
	вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.)19.

Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”²⁰.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным.

Таким образом, юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

2.2. Правила оформления реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу

 

Реквизитами, обеспечивающими  юридическую силу служебных документов, являются:

- наименование  организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф утверждения  документа.

Наименование  организации – автора документа  указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

- сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);