Комплектование архивных фондов РФ

     В условиях реформирования экономики  архивисты столкнулись также  с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые  не имеют правопреемников. Это создает  для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они  «тонут», не успевая обрабатывать поступающие  документы временного и постоянного  хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы  по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в  государственный архив в составе  фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли  бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

     В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных  структур постоянно сокращается  в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных  структур, значительная часть ценных источников по истории современности  будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит  двуединая задача:

     Выявить негосударственные структуры, фонды  которых относятся к профилю  комплектования данного архива, и  установить, какие из них являются источниками комплектования;

     Установить  «договорные отношения» с представителями  этих структур.

     В результате выявления негосударственных  структур составляются списки потенциальных  источников комплектования госархивов.

     Источниками комплектования негосударственных  архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации  с государственной или муниципальной  формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

     Списки  источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении (табл.1).                                                    

     Таблица 1

     Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации  – партии, союзы, движения, студии, клубы  и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

     Политические  организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

     В каждой из этих групп выделяются, в  свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно  должна отразиться история того или  иного общественно-политического  направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации  документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также  деятельность самой партии и ее лидеров  и различных движений, структуру  региональных отделений движения. 

     3. Организация комплектования 

     Рассмотрим  процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном  архивах.

     Передача  дел на хранение в ведомственный  архив. После оперативной работы с документами дела структурных  подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются  дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел  в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном  подразделении.

     В процессе передачи дел необходимо проверить:

• Правильность формирования и оформления дел;
• Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

     Проверка  формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

     Дела, передаваемы в ведомственный  архив, должны подвергаться в структурном  подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы  дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена  заверительной надписью в конце  дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно  оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок  дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме  того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

     Сопоставление количества дел в номенклатуре и  в описи – очень ответственная  задача. Если в описи дел постоянного  и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует  составить справку и предпринять  все меры к розыску недостающих дел.

     Материалы долговременного хранения по личному  составу (до 75 лет), по которым исполняется  множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в  объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между  ведомством и Росархивом.

     Ниже  приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения (табл.2).                                                                                                      Таблица 2

     Передача  дел на хранение в государственный  архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного  хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

     В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный  архив (табл.3).                                                             Таблица 3

     Передач дел из каждого учреждения – источника  комплектования в государственный  архив осуществляется ежегодно или  раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при  составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя  осуществляется в несколько этапов:

     Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

     Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и  т.д.;

     Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо  ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи  больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив  составляет справку о причинах отсутствия дел.

     Основным  документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается  учреждение, передающее документы, и  архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо  ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается  представителями государственного и ведомственных архивов.

     Вместе  с документами передаются еще  два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК  государственного архива). Один экземпляр  описи остается в ведомственном  архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи

     Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного  фонда РФ имеет свою специфику. Как  показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет  желать лучшего, поэтому рекомендуется  принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность  государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности  на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.