Конфиденциальные документы

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО “БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ” 

      Кафедра технологии производства 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

 

на тему: Конфиденциальные документы 
 
 
 
 
 

Студент

ФЭУТ, 3 курс, ДГХ-2                                                                              В.А. Попок 
 

Проверил                   С.В.Некраха 
 
 
 

МИНСК  2009

 

      СОДЕРЖАНИЕ 

 

      ВВЕДЕНИЕ

      В современной рыночной экономике  обязательным условием успеха предпринимателя  в бизнесе, получения прибыли  и сохранения в целостности созданной  им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

      Безопасность  ценной документируемой информации (документов) определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу (опасность) несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

      Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой, является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью. Ценность информации может быть стоимостной категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т. д. Ценность   информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

 

      1.Защищенный документооборот

      1.1 Понятие конфиденциального  документа

      Документы, содержащие сведения, которые составляют негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую, тайну фирмы и др.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.

      Несмотря  на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.

      Конфиденциальность  отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

      Вместе  с тем к конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

      Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

      К конфиденциальным относятся следующие  документы:

• в государственных структурах - документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
• в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;
• независимо от принадлежности – документы и базы данных. фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.

      Называть  конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.

      Особенностью конфиденциального документа является то, что он одновременно представляет собой:

• массовый носитель ценной, защищаемой информации; основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
• обязательный объект защиты.

      Конфиденциальность  документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до многих лет).

      Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность.

      Например, переписка до заключения контракта  может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого  руководителя фирмы снимается. Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

      Период  нахождения конфиденциальных документов в делах может быть - кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела.

      Период  конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.  Документы долговременного периода, конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов. 
 
 

      1.2 Понятие и структура  защищенного документооборота

      Конфиденциальные  документы, как и открытые, находятся  в постоянном движении во времени  и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений.

      В технологическом аспекте документооборот  представляет собой схему (процесс) движения человекочитаемых (традиционных, бумажных), машиночитаемых и электронных документов по. установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

      Движение  документов объективно сопровождает любую  управленческую деятельность в организационной, производственной, предпринимательской, научной и других сферах экономики. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

      Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, т. е. объединение задач, обеспечивающих управленческие, делопроизводственные и почтовые функции. Документооборот отражает весь «жизненный цикл» документа.

      Принципы  и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

      При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников информации (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. 

      Каналы  утраты конфиденциальной документированной информации имеются на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций: к ним относятся:

• кража (хищение) документа или отдельных его частей (лис тов, приложений, копий, схем, фотографий и др.), носителя чер нового варианта документа или рабочих записей;
• несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, фото-, видео-, аудиодокументов, запоминание злоумышленником или его сообщником текста документа;
• тайное или разрешенное ознакомление сотрудника фирмы с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону или переговорному устройству, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;
• подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
• дистанционный просмотр документов и изображений дисплея с помощью технических средств визуальной разведки;
• ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
• случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
• считывание данных в чужих массивах за счет использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах;
• утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и другой офисной техникой;
• гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.

      Для электронных документов угроза утраты конфиденциальной информации особенно опасна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить.

      Утрата  конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, по мнению ряда специалистов, может быть вызвана следующими факторами:

• непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации (далее - службы КД), системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы (самая частая и большая опасность);
• кражи и подлоги информации;
• угрозы, исходящие от стихийных ситуаций внешней среды;
• угрозы заражения вирусами.