Контрольна робота з „Діловодство та документознавство ”

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ІНСТИТУТ  ТУРИЗМУ ФПУ 
 

Кафедра економіки та менеджменту  
 
 

Контрольна  робота з предмету: 

 „Діловодство та документознавство ” 
 

Студентки V курсу

Заочного відділення

Факультету  менеджменту

Шевцової Ганни  Сергіївни 
 
 
 
 
 
 

Київ 2010 

ПЛАН

Стр.

І.ПРИЙМАННЯ І РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ,

   ЩО НАДХОДЯТЬ ДО УСТАНОВИ............................................3-14

   1.Організація документообігу….....................................................3-6

   2. Рух документів у процесі виконання..........................................6-7

   3.Реєстрація документів.................................................................7-11

   4. Контроль за виконанням документів………………………..11-14

ІІ. ЛИСТ-ПРОХАННЯ………………………………………………..14

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 ТА  ДЖЕРЕЛ.........................................................................................15 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Приймання і розгляд документів, що надходять до установи.

Під документооборотом  розуміють рух документів з моменту  їх одержання чи створення до відправлення чи виконання.

Правильна організація документообороту –  основа успіху в управлінській діяльності. Адже прийняття і виконання управлінських  рішень в багатьох випадках залежить від своєчаснго забезпечення їх документами.

За обсягом документообороту установи поділяються на такі категорії:

1 категорія – установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія – від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія – від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія – до 10000 документів на рік.

На підприємствах  розробляються спеціальні правила  оформлення документів, які регламентують  їх рух з моменту виникнення і  до виходу за межі підприємства або  до виконання. В процессі роботи аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необгрунтоване погодження і візування, дублювання операцій.

Роботу  з організації та обробки документів здійснюють спеціальні служби з діловодства, які можуть бути різними за формою, кількістю працівників, організаційною структурою для різних типів організацій і підприємств.

В практиці управління діють такі служби документаційного забезпечення:

- управління справами – в міністерствах і відомствах України. До їх складу входять канцелярія, інспекція при керівникові, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів і центральний архів.;

- загальний відділ – у адміністраціях рад і в органах управління громадських організацій. До їх складу включаються підрозділ з обліку та реєстрації документів, група контролю, протокольна частина, копіювально-розмножувальна служба та архів;

- канцелярія – в державних установах, в промислових об‘єднаннях, науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях, в апараті управління промислових, сільськогосподарських та інших підприємств. Це найбільш поширена і раціональна форма служби документаційного забезбечення управління, що діє на правах окремого підрозділу, очолюваного начальником, який безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства (організації).

За функціональною ознакою в канцелярії виділяється ряд груп:

1. експедиція, основними функціями якої є прийняття кореспонденції, сортування та реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи, відправлення вихідної документації та доставка документів у структурні підрозділи;
2. група обліку та реєстрації кореспонденції, яка здійснює облік та реєстрацію вхідної, вихідної внутрішньої документації, ведення довідково-інформаційної роботи та пошук інформації, перевірку правильності складання та оформлення вихідних і внутрішніх документів;
3. група контролю – здійснює контроль за своєчасним виконанням документів, інформування керівництва про хід виконання документів і доручень, аналіз виконавської дисципліни;
4. відділ листів, де проводиться прийом, облік, передача на розгляд і виконання скарг, заяв та листів громадян, повідомлення громадян про результати розгляду їх листів, організація прийому відвідувачів, аналіз і узагальнення результатів виконання пропозицій, заяв та скарг громадян;
5. машинописне бюро, в якому друкуються документи усіх структурних підрозділів, їх вивірка і коригування;
6. копіювально-розмножувальне бюро;
7. архів.

На невеликих  підприємствах та в установах  усі функції з організації  документообороту виконує секретар керівника.

Рух документів всередині великих установ здійснюється шляхом кур`єрського зв`язку, який охоплює всі підрозділи. Кількість доставок документів протягом дня залежить від обсягу документообороту і оперативності діяльності установи. Розробляється оптимальний маршрут кур`єрського зв`язку. У великих установах може бути організований кільцевий маршрут.

Маршрут і графік доставки визначається числом підрозділів і служб установи, їх розташуванням і віддаленістю, а також обсягом документообороту.

Обсяг документообороту – це дробове число, яке визначається кількістю основних документів, що вказується в чисельнику, і числом копій, яке вказується в знаменнику. Ці кількості підраховуються щоденно в канцелярії: вхідні – за даними реєстраційних штампів, вихідні – за записами журналу реєстрації.

Вхідні  документи в кожній установі оформляються централізовано спеціальною службою (секретаріатом, канцелярією, загальним відділом). Приймає документацію посадова особа (інспектор, експедитор), яка в своїй роботі керується посадовою інструкцією та інструкцією з діловодства. При прийнятті документів здійснюється ряд операцій: перевірка правильності надходження, доставки, цілісності вкладення, штемпелювання, реєстрація, сортування та відправлення за призначенням.

Кожна організація повинна розробити  перелік нереєстрованої документації. Це переважно арбітражні српави (реєструються  юридичним відділом), бухгалтерські документи, копії листів, вітальні листи та телеграми, накази підвідомчих підприємств, заяви і листи громадян (реєструються у відділі кадрів).

Особисті  листи та документи для громадянських організацій, що діють в межах підприємства, установи, не розкриваються, за винятком документів юридичного характеру (коли дата на штемпелі може служити доказом в суді), а також коли адреса відправника не вказана в листі. Рекомендована кореспонденція розглядається також і вручається виконавцю під розписку.

Документи після первинного перегляду та реєстрації передаються керівникові або  в структурні підрозділи. Обов`язковій передачі керівнику підлягають постанови та рішення Верховної Ради, її Президії, Кабінету Міністрів, документи міністерств, вищих організацій, телеграми, телефонограми та телефакси з термінових питань компетенції даної організації.

Як правило, вся кореспонденція повинна передаватися в день надходження.

Документи можуть реєструватися і після розгляду їх керівником чи посадовими особами. При цьому одночасно із внесенням реєстраційного запису переноситься і резолюція посадової особи. В резолюції даються вичерпні, але стислі вказівки про порядок і характер виконання документа. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Додаткові допустимі, якщо вони деталізують механізм виконання документа або конкретизують виконавців.

Рух документів у процесі виконання здійснюється послідовним або перелельним  маршрутом. При паралельному маршруті направляються одночасно копії кільком виконавцям. У цьому випадку відповідальним виконавцем стає особа, пойменована в резолюції першою.

Вихідна документація реалізується в такому порядку:

1. підготовка проекту документа та його виготовлення;
2. погодження та візування документа;
3. підписання;
4. реєстрація;
5. відправлення.

Підготовка  документа починається із складання  його рукописного проекту, який передається  в машинописне бюро. Надрукований і звірений документ передається  виконавцю. Для прискорення погодження та візування документа він може бути розмножений і переданий  одночасно всім зацікавленим особам. На підставі їх зауважень вносяться зміни і доповнення.

Після візування та погодження виконавець повинен перевірити правильність погодження, наявність усіх віз, додатків та супроводжувальних матеріалів, лише після цього передати документ на підписання керівнику організаціїчи структурного підрозділу. Якщо вихідний документ відсилається одночасно кілльком адресатам, то кожний його примірник підписується і є оригіналом. Підписаний документ передається в експедицію з поміткою виду поштового відправлення.

Експедиція  здійснює сортування, адресування та відправлення кореспонденції в поштове  відділення.

Рух внутрішніх документів включає: підготовку, оформлення, погодження, затвердження. До внутрішніх документів належать  накази, протоколи, акти, інструкції, положення, правила доповідні та пояснювальні записки, заяви, подання, розпорядження, вказівки, довідки.

Проекти наказів та інших внутрішніх документів після їх підготовки, погодження із зацікавленими особами і підрозділами передаються юрисконсульту для перевірки відповідностічинному законодавству. Документи підписуються керівником, передаються для реєстрації в канцелярію, а потім у структурні підрозділи для виконання.

Протоколи, акти тиражуються службою діловодства  і розсилаються виконавцям після  реєстрації. При цьому копії документів завіряються.

Доповідні, пояснювальні записки, заяви, подання, довідки на ім`я керівника організації чи структурного підрозділу розглядаються особою, якій вони направлені, і передаються у відповідні служби, підрозділи чи підшиваються до відповідної справи.

Реєстрація  докумнтів – це запис за встановленою формою  даних про документи для обліку, контролю виконання, наступного пошуку їх, надання їм юридичної сили.

Основним  принципом реєстрації документів є  однократність. Кожний документ повинен  реєструватися в даній установі (підприємстві) тільки один раз. Вхідні документи реєструють в день надходження, вихідні та внутрішні – в день підписання.

Документи реєструють, як правило, централізовано, тобто в одному місці – канцелярії. Централізована реєстрація характерна для невеликих державних установ, апаратів управління підприємств і  організацій. Її переваги в тому, що вона різко скорочує трудоємкість обробки документів та її вартість.

Децентралізована  реєстрація характерна для великих установ, часто територіально розкиданих і передбачає наявність багатьох пунктів реєстрації. Документи, призначені керівництву, реєструються в канцелярії, пропозиції, заяви, скарги громадян – в групі (бюро) листів. Документи, призначені підрозділам, реєструються їх секретарями.

Обов`язковому реєструванню підлягають документи, які надходять з вищих органів управління або направляються на їх адресу, найбільш вжливі внутрішні документи (накази з основної діяльності, по особовому складу, доповідні записки та ін.), а також скарги та пропозиції громадян.

Кожна організація розробляє перелік  документів, що не підлягають реєструванню, який знаходиться в інструкції по документуванню управлінської діяльності. Перелік затверджується керівником установи, якщо він стоується документації всієї установи, керівником підрозділу – на документи якого перелік поширюється.

При реєстрації документа на лицевій стороні  його справа на нижньому полі ставиться  реєстраційний штамп, на якому вказана  скорочена назва організації  і проставляється дата та індекс.

Індекс  проставляється і в реєстраційній  обліковій формі. Реєстраційні облікові форми поділяються на карткові і журнальні. При реєстрації документів використовуються деякі довідкові матеріали: перелік структурних підрозділів з їх умовним позначенням, номенклатура справ, класифікатор документів.