Контрольна робота з „Діловодство та документознавство ”

При використанні карткової системи реєстрації для всіх категорій вихідних та внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, в якій вказується індекс, вид документа, дата видання чи надходження, прізвище особи, що підписала документ (адресат), короткий зміст, обсяг, а також вносяться відмітки про виконання.

Карткова  форма має ряд переваг. Однократне заповнення кількох примірників  реєстраційної картки індивідуально  на кожен документ дозволяє включити його повторну реєстрацію в структурних  підрозділах і формувати в  канцелярії і в структурних підрозділах ряд довідкових і контрольних картотек.

На практиці поширеною є групова карткова система реєстрації, приякій на одній  картці реєструється декілька документів однієї групи, об`єднаних спільністю змісту, авторством, кореспондентом, належністю до одного виду.

Картки  для різних категорій документів можна виготовляти з паперу різного  кольору або наносити кольорові  смужки по верхньому краю картки.

Бланки  реєстраційно-контрольної картки можуть виготовлятися типографським способом на форматі А5 або А6. Кількість примірників реєстраційної картки визначається числом довідкових, контрольних і контрольно-довідкових картотек в канцелярії і у всіх структурних підрозділах, в яких документ буде виконуватися та контролюватися. Переважно – це 3-4 картки.

Один  примірник заповненої картки залишається  в канцелярії. Документ із заповненими  двома картками передається в  структурний підрозділ, де проставляється відмітка про виконавця і один примірник повертається в канцелярію, змінюючи першу картку (без виконавця).

В канцелярії звичайно формується:

1) довідкова картотека, що складається з усіх карток (виконаних і невиконаних документів), які поділяються на групи – документи, що надійшли, відправлені і внутрішні документи. Ці групи, в свою чергу, систематизуються за різними ознаками (по кореспондентах, структурних підрозділах, керівниках, датах надходження);

2) картотека контрольованих документів, яка може бути систематизована за тематикою чи іншою ознакою.

У структурних  підрозділах формуються контрольно-довідкові картотеки.

 Названі  картотеки в сукупності утворюють довідково-інформаційну систему.

Формування  автоматизованих баз на основі комп`ютерів розширює функціональні можливості таких довідково-інформаційних систем. Тут зміни можуть вноситися децентралізовано, один раз, а відбиватися вони можуть у всіх картотеках.

Якщо  документооборот в організації  незначний (500-600 документів на рік), то можлива журнальна форма реєстрації.

Заповнення  граф журналу реєстрації документів відбувається аналогічно заповненню граф реєстраційної картки. Застосуваня журналів для реєстрації документів має ряд суттєвих недоліків. Найсуттєвішим з них є порушення основного принципу реєстрації – однократності, бо виникає необхідність повторної реєстрації документа в кожному підрозділі при передачі його на виконання. Крім того, необхідно вести декілька журналів реєстрації вхідних, вихідних документів, наказів, пропозицій, заяв, листів громадян. Пошук інформації при журнальній формі реєстрації довготривалий і складний. Журнальна форма статична, не дає можливості формувати рухливий довідковий апарат, не придатна для організації довідкової роботи в архіві, не можлива автоматизація довідково-інформаційної роботи з використанням ЕОМ.

Індексація  документів – це проставляння цифрової системи позначення у певному місці реєстраційного штампу або просто в зоні оформлення документа. Індекс визначає належність документа до конкретної класифікаційної групи і порядковий номер у цій групі. Класифікаційні групи формуються у відповілності з назвами, авторами і змістом документів. Для цього розробляються відповідні словники (індексатори), де вказується код (шифр, індекс) і його назва.

Найпростіший  базовий індекс для всіх видів(вхідних, вихідних, внутрішніх) документів складається  із індексу справи за номенклатурою і порядкового реєстраційного номера документа у ній. Він може бути доповнений іншими класифікаційними ознаками. Доцільно, щоб вибрані класифікаційні групи відповідали розділам довідкової картотеки. Наприкдад, складний індекс вхідного документа може включати шифр кореспондента, номер справи і порядковий номер документа у справі або код структурного підрозділу, в який направляється документ, номер справи і порядковий реєстраційний номер за журналом обліку вхідних документів.

В індексі  порядковий номер документа у справі (чи реєстраційний номер за журналом обліку) відділяється від інших ознак похилою рискою, а інші ознаки відділяються дефісом. Наприклад, індекс 05-24/149 має такі складові: 05 – номер підрозділу, 24 – номер срави за номенклатурою, 149 – порядковий  номер документа.

Індекс  забезпечує пошук і схоронність  документа. Він проставліється на кожному  документі. Лише листу-відповіді він  не приствоюється, бо він поєднується  з ініціативним документом, тобто  на ньому дублюється індекс ініціативного документа.

Деяку специфіку має індексування розпорядчих  документів, заяв та скарг громадян, яке проводиться окремо по кожному  виду документа, при цьому індекс присвоюється в межах календарного року (в навчальних закладах – в  межах навчального року). При індексації пропозицій, заяв та скарг громадян індекс може бути доповнений першою буквою прізвища автора документа.

Вхідні  і внутрішні документи після  реєстрації передаються інспектору поконтролю виконання, який після перегляду  на документах, обов`язкових до виконання, на лівому полі ставить відмітку про контроль у вигляді букви „К” або дати виконання.

Контроль  виконання документів забезпечує своєчасне  і якісне вирішення питань, що містяться  в документах. Обов`язковому контролю підлягають законодавчі акти, розпорядчі і нормативні документи вищих організацій, основні документи установ-кореспондентів та власні документи з основної діяльності організацій, а також пропозиції, заяви та скарги громадян.

На документи, взяті на контроль, виписуються контрольні картки в трьох пирмірниках. В контрольну картку вноситься індекс, дата, короткий зміст, термін виконання. Документ із заповненими двома картками передається в структурний підрозділ або безпосередньо виконавцю (якщо їх кілька, то стільки ж карток0. У структурному підрозділі на коонтрольлних картках проставляється виконавець, і один примірник передається в канцелярію, який замінює першу картку біз виконавця.

Контрольна  технологія включає контроль:

• по суті питання, поставленого у документі;
• за термінами виконання;
• за формою виконання.

Контроль  по суті питання реалізує керівник установи (організації), структурного підрозділу або конкретна особа  за їх вказівкою.

Контроль  за термінами виконання документів поділяється на попередній (поточний, оперативний, щоденний) та наступний (підсумковий). Терміни виконання обчислюються календарними днями від дати підписання або затвердження, а для тих, що надійшли, - від дати надходження.

Контроль  за термном і формою виконання  здійснює персонал по діловодству, контрольна служба.

Існують типові та індивідуальні терміни виконання документів. Індивідуальні визначаються керівником або вказуються на самому документі. Решта документів контролюється за типовими термінами, встановленими для певних видів і категорій документів. Ці терміни розробляються в кожній організації і закріплюються в інструкції з діловодства. Як правило, вони орієнтовані на 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для складних документів.

Термін  виконання може бути продовжений, але  не пізніше, як за 2-3 дні до закінчення терміну виконання.

Контроль  здійснюється по контрольних картках, що ставляться в контрольну картотеку, яка поділяється насекції: виконані протягом місяця; виконані в більш  тривалий час; прострочені документи.

Інспектор по контролю виконання нагадує виконавцям за 3 дні про закінчення терміну виконання. Існують документи, що вимагають періодичного виконання – один раз в рік, квартал чи на певну дату.

Після виконання документа виконавець заповнює свою контрольну картку, проставляючи дату та номер справи за номенклатурою, куди підшитий документ. Після надходження картки до інспектора по контролю він знімає її з контролю і переставляє в секцію „Виконано”. Перший примірник контрольної картки знищується. Підтвердженням виконання документа є письмова відповідь виконавця, завізована його керівником. Інспектор на другому боці картки записує, коли, кому, під яким номером направлено відповідь і хто її підписав. На документі, знятому з контролю, робиться такий же запис і ставиться штамп „У справу №___” і дата.

Результати контролю виконання узагальнюються в зведеннях на перше число кожного місяця і подаються керівництву. Тут аналізується виконання всіх документів за місяць, взятих на контроль. Зведення подається у формі таблиці, де по кожному підрозділу вказується загальна кількість документів на контролі, їх виконання за місяць в термін і з запізненням. Це дозволяє прослідкувати, хто щомісячно затримує виконання документів, вжити до них відповідні заходи. 
 
 

2. Написати  лист-прохання

 

      

          

                 МІНІСТЕРСТВО

                 ПРАЦІ  ТА СОЦІАЛЬНОЇ  ПОЛІТИКИ       УКРАЇНИ

01023

                                                                    м.  Київ

вул. Еспланадна, 8/10 
 

Шановні працівники міністерства!

Часу  мало, тому звертаючись до всіх, прошу  ретельно проаналізувати ситуації на містах та організувати додатково роботу, у тому числі й під час святкових  днів. Треба враховувати індивідуальні ситуації, вирішувати спірні питання та захищати людей. А до 25 серпня, ще раз підкреслюю, всю роботу по автоматичному перерахуванню субсидій треба завершити.

Дякую за розуміння. Покладаюсь на вашу чесність та сумління! 
 

21 липня 2010 року 
 

Міністр праці  та соціальної політики                                                                           Надрага В.

                                                  
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ТА ДЖЕРЕЛ

1. Блощинська В. А. Сучасне діло ведення: Навч. посібник. – Івано-Франківськ, 200. – 269 с.
2. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник – К.: Либідь, 1998. – 256 с.
3. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В, Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К.: Атака, 2005. – 544 с.
4. Кірочок О. Г., Корбутяк В. І., Процюк В. К., Дубич К. В. Документування у менеджменті: Підручник – К.: Центр навчальної літератури, 2003. – 216 с.
5. Молдованок М. І., Сидорова Г. Н. Сучасний діловий документ. –К.: Техніка, 1992. – 399 с.