Контрольная работа по " Организация делопроизводства и персональный менеджмент"

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт

Филиал  в г. Барнауле 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Вариант №4 
 

          Выполнила:             Горбунова Ирина Евгеньевна

          Специальность            Менеджер организации

          № личного дела            07 ммб 00861

          Образование            Первое высшее

          Группа             4 Мп-2

          Дисциплина            Организация делопроизводства

                                                                         и персональный менеджмент

         Проверила:                                           Торгашова Н.А. 
 
 

Барнаул 2011

     Содержание 

Введение……………………………………………………………………3

1. Факторы, способствующие формированию положительного

имиджа  руководителя……………………………………………………4

2.  Регистрация  документов. Реквизит «Регистрационный 

номер документа»…………………………………………………………7

3.  Письмо  – приглашение………………………………………………..10

Заключение………………………………………………………………...11

Список  литературы……………………………………………………….12 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Особое  значение в формировании имиджа организации  имеет имидж ее первого лица, так  называемого «лидера организации». Именно от первого лица компании во многом зависит принятие важных решений, а также то, как будет воспринята компания общественностью. Таким образом, имидж руководителя является одним  из основных факторов формирования имиджа организации.

     В буквальном смысле имидж означает - внешний образ, слепок (от англ. Imege). Имидж – это социальный образ, который, как правило, является отражением профессионально значимых характеристик его личности. Имидж является мобильной категорией и должен подкрепляться реальными поступками, иначе он перестает оказывать положительные воздействия.

     Говоря  об имидже делового человека, руководителя, мы во многом имеем в виду то, как  воспринимают его деловые партнеры, подчиненные, конкуренты. Поскольку личность руководителя играет в бизнесе очень важную роль, часто именно по личности судят о компании в целом [1;47]. Поэтому проблема формирования имиджа становится для руководителей все более актуальной, следовательно, актуальна и тема данной контрольной работы.

     Объектом  исследования в работе является организация делопроизводства и сам персональный менеджмент.

     Предмет исследования – факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.

     Основные  задачи, поставленные в работе:

     -   изучить факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя;

     - рассмотреть в процессе регистрации  документов реквизит «регистрационный  номер документа»;

     -  составить письмо – приглашение.

1. Факторы, способствующие формированию положительного

     имиджа  руководителя 

     Главная функция имиджа приведение действий руководителя в соответствии с ожиданиями подчиненных. Эта функция следует  из простейшего требования объяснимости действий человека на окружающих.

     То  есть, чем однозначнее интерпритируються  действия человека, чем легче их объяснить, тем больше степень понимания  и, следственно, положительной оценки этих действий.

     Имидж руководителя можно разделить на «внутренний» и «внешний». «Внутренний» характеризуется взаимоотношением руководителя и персонала организации, точнее восприятием руководителя работниками  организации.

     Руководитель  должен стремиться к созданию потребительского образа у персонала, причем руководителю нужно самому бороться над созданием своего имиджа. В небольшой организации руководитель имеет возможность формировать свой имидж путем прямого взаимодействия со всеми сотрудниками организации. В крупных же компаниях руководитель взаимодействует в основном с менеджерами высшего и среднего звена.

     Внутренний  имидж трудно поддается корректировке, но он значительно более важен  для репутации компании и ее успешной деятельности. Сотрудники организации, как правило, хотят видеть в лице своего руководителя защитника и  попечителя готового помочь им в трудную  минуту.

     Формирование  «внутреннего» имиджа важно не только для слаженной работы самой организации, но и для формирования его «внешнего» имиджа, так как сотрудники передают свое личное восприятие руководителя во внешнюю среду. «Внешний» имидж это восприятие руководителя обществом в целом и теми группами людей, интересы которых оказывают какое-либо влияние на деятельность организации.

     «Внутренний»  имидж руководителя часто отличается от «внешнего». Многие качества, присущие руководителям организаций, не становятся достоянием общественности [1;29].

     Имидж руководителя предприятия, конечно же, важен для успешного позиционирования этого предприятия, а позиционирование это та позиция, которую предприятие занимает в сознании потребителя, а не то, как его представляет себе директор. Успешный имидж сродный бренду предприятия.

     Можно выделить следующие составляющие имиджа руководителя организации:

     1) персональные характеристики: физические, психофизиологические особенности,  характер, тип личности, индивидуальный  стиль принятия решений и т.д. Например: высокий рост, поставленная речь, умение одеваться;

     2) социальные характеристики: статус руководителя организации, который включает не только статус, связанный с официально занимаемой должностью, но также и с происхождением, личным состоянием и т.д. Со статусом тесно связаны модели ролевого поведения. Также социальные характеристики включают связь лидера с различными социальными группами: с теми, интересы которых он представляет; с теми, которые поддерживают его и являются союзниками; а также с теми, которые являются его оппонентами и открытыми врагами. Социальная принадлежность в значительной мере определяет нормы и ценности, которых придерживается руководитель. Например: женат, занятие благотворительностью и т.д.;

     3) личная миссия руководителя: своего  рода конституция, выражающая  стратегическое видение руководителя. Личная миссия руководителя определяет  то положение, в котором он  находится в данный момент, и  то, чего он хочет достичь в  будущем. Личная миссия руководителя  является важным моментом в  выработке миссии и целей организации. Например: наличие миссии, ориентация на будущее и т.д.;

     4) ценностные ориентации руководителя: наиболее важные предположения,  принимаемые руководителем организации  и оказывающие воздействие на  организационную культуру организации. Например: честность, доверие к людям и т.д [2;21].

        Женат, ориентация на будущее,  наличие миссии - это факторы, положительно влияющие на имидж руководителя. Так как эти факторы практически невозможно изменить, необходимо постоянно отслеживать, чтобы они не начали отрицательно влиять на имидж лидера.

     Такие факторы как высокий рост, честность - положительно влияют на имидж, но так как они поддаются изменению, то требуют всяческой поддержки.

     Позитивным  образом влияет на формирование образа коммуникабельного руководителя приятная улыбка, приятный тембр голоса, плавные, неторопливые, движения, поворот головы в сторону собеседника, открытые жесты, вслушивание в чужую речь.

     В значительной мере на формирование внешней  стороны имиджа оказывают влияние  публичные выступления. Голос и  те выражения, которые используются . Правильная речь - это манера говорить, складывающаяся из верного тона, артикуляции, произношения, громкости и точности выбора слов. Речь воспринимается в  совокупности с манерой себя вести. А вот в телефонном разговоре  она и вовсе является тем единственным средством, при помощи которого создается  представление.

     Внешний облик руководителя - костюм, прическа, аксессуары, зависит от ситуации. Нет  нужды говорить, что одежда, костюм должны быть опрятными.

     Среди того, что еще важно учитывать  в деловой жизни - внешний вид  кабинета руководителя. Служебный интерьер отражает лицо вашей фирмы.

     Немного о том, что из внешних инструментов помогает "достроить" имидж преуспевающего, современного руководителя. Это, в первую очередь, взаимодействие со СМИ: статьи в журналах и газетах, интервью, выступления по телевидению, радио, на профессиональных конференциях, форумах. Эта часть жизни руководителя, на сегодняшний день, становится одним из наиболее эффективных способов выстроить желаемый образ в глазах партнеров, клиентов и конкурентов [3;141]. 

2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный

     номер документа» 

     Регистрационный номер документа (или регистрационный  индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации [4].

     Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит  из его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и др [5]. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

     Порядок регистрации документов и структура  регистрационных номеров устанавливаются  в инструкции по делопроизводству организации  и распорядительных документах организации.

     Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в документе [4].

     Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации  от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

     Регистрационный номер документа относится к  реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки [5].

Рис.1. 
      Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма.

     Пример  оформления отметок для реквизита "регистрационный номер документа" на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003.

     Схема расположения реквизита "Регистрационный  номер" приведена на рисунках 2 и 3.

     Рис. 2.

     

      
         Расположение реквизита "Регистрационный номер документа" на формате А4 углового бланка.

     01 - Государственный герб Российской  Федерации; 02 - герб субъекта Российской  Федерации; 03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование  организации; 09 - справочные данные  об организации; 10 - наименование  вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 14 - место  составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа