Контрольная работа по "Делопроизводству"

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче­ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза яв­ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве­сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются  двумя лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером. Гарантийные  письма также удостоверяются печатью  организации. Гарантийное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со­вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учрежде­ний, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых меро­приятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб­щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь  приложения, содержащие карту участника, анкету участ­ника, программу мероприятия  и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются  по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения  руководитель организации или заместитель  руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-извещение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения.1

Отличается от письма-извещения  тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений  могут использоваться различные  элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них  используется формула личного обращения  к адресату: "Уважаемый…!".

Письмо-предложение – служебное  письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти  сближает письмо-предложение с рекламным  письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или  сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную  информацию, так что следующим  шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-предложение оформляется  на бланке письма.

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный  документ, в котором зафиксированы  обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация  обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить  те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания  является: "Напоминанием Вам…", "Вторично напоминаем Вам…", "Обращаем Ваше внимание на то, что…", "Ставим Вас  в известность, что…".

Письмо-напоминание может заканчиваться  указанием на санкции, к которым  вынуждена будет прибегнуть организация  – автор письма, если адресат  не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-напоминание оформляется  на бланке письма.

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, –  письма сложной структуры. В них  обязательно излагаются условия  заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются  требования о необходимости выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязательства  не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях  могут быть: "Требуем выполнить  взятые на себя обязательства…", "Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…", "Требуем незамедлительно  выполнить… и т.д.". Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может  формулироваться следующим образом: "В противном случае дело будет  передано в Арбитражный суд...", "В противном случае Вам будут  предъявлены штрафные санкции...", "В противном случае мы не несем  ответственности за последствия..." и т.п.

Письмо-требование оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем  другие разновидности писем. Ключевыми  фразами письма могут быть следующие  выражения: "Благодарим за оказанную  помощь в ...", "Выражаем Вам свою благодарность за ...", "Позвольте  Вас поблагодарить за…", "Позвольте  выразить Вам искреннюю благодарность  за…" и т.п.

Письмо-благодарность оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-благодарности являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и  достаточно развернутыми. В последнем  случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или  ее структурному подразделению, в нем  излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться  не только на бланках, но и на специальной  бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей  большую плотность и т.д.

 

3.Оформите срочную  телеграмму на имя Ветровой  Ю.Л.-главного экономиста ЗАО «Рекорд», в котором ее приглашают на  совещание в министерство.

 

ТЕЛЕГРАММА

СРОЧНАЯ

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

ПРИГЛАШАЮ НА СОВЕЩАНИЕ  МИНИСТРОВ ГЛАВНОГО ЭКОНОМИСТА ЗАО  «РЕКОРД» Ю.Л.ВЕТРОВУ В 16:00 ЧАСОВ

113833  УЛ. ДЕКАБРИСТОВ,32

НАЧАЛЬНИК СОВЕТА МИНИСТРОВ                                              В.С.ВЕТРОВ

12.12.2012

4. Напишите заявление  о приеме вас на работу бухгалтером в коммерческую фирму.

Директору ОАО  «Рекорд»

Ю.С.Мелехину

От  В.С.Казанковой

которая проживает  по адресу

ул. Мира, дом 25,квартира 6,

тел. 89235764555

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу, принять  меня на работу в бухгалтерию на должность бухгалтера с 13.12.2012 года.

 

12.12.2012                                Подпись  В.С.Казанкова