Контрольная работа по "Основам документационного обеспечения управления"

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в  конкретном учреждении, организации, предприятии  или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Правила внутреннего трудового  распорядка является локальным нормативным  актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном  подразделении определяет статус подразделения  в иерархической структуре организации  и имеет следующие разделы  содержательной части: Права и обязанности  руководителя подразделения; Ответственность  руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение  в структурном подразделении  по заданию руководителя организации  и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными  функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция устанавливает  организационно-правовое положение  работника и имеет следующую  структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

2.4 Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности  установления, ведения, изменения или  прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

§ документы, выданные гражданам  соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении  и т.д.

§ документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту  работы для подтверждения различных  правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда - резюме), характеристика, различные  виды справок, подтверждающие место  работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почётная грамота  и другие.

§ документы, составленные и  направляемые гражданами или работниками  работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения  или прекращения трудовых или  иных правоотношений: личные заявления  рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и  другие.

§ служебные документы, характеризующие  профессиональные, деловые, моральные  и личные качества работника и  не предназначенные для передачи этому работнику: представление  к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, учёных и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и  всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособие по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приёма.

2.5 Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения  работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального  партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров  может составляться протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между  полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в  пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и  заключаемый работниками и работодателем  в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором  работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.

2.6 Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных  по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных  для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с  организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений  и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых  норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда  работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными  структурными подразделениями. В установленных  законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным  органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна  виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем  организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические  ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно  указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”.

2.7 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Регламентирует индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические  лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту  использования рабочего времени  и расчётов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных  учреждений.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой  документационного обеспечения  управления в соответствии с инструкцией  по делопроизводству организации и  отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передаётся один из экземпляров приказа.

Приказы доводятся до сведения сотрудников с подписью об ознакомлении в экземпляре приказа, находящемся  в отделе кадров. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в  личное дело, или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

2.8 Учётная документация

Комплекс учётной кадровой документации выполняет функцию  персонального учёта работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной  регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учётной  документации можно разделить на две подгруппы:

1) первичные учётные документы;

2) производные (вторичные)  учётные документы;

К первичным учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной  формы № Т-2. В подгруппу производных  учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы  № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных  служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы  № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.

2.9 Документация по учёту использования рабочего времени и расчётов по оплате труда

Комплекс документации по учёту использования рабочего времени  и расчётов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в  процессе учёта рабочего времени  и расчёта соответствующего материального  вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные  формы:

§ табель использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);

§ табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

§ расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);

§ расчётная ведомость (форма  № 51);

§ платёжная ведомость (форма  № Т-53);

§ журнал регистрации платёжных  ведомостей (форма № Т-53а);

§ лицевой счёт (форма  № Т-54);

§ лицевой счёт (для средств  вычислительной техники) (форма № 54а);

§ записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

§ записка-расчёт при прекращении  действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

§ акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время  выполнения определённой работы (форма  № Т-73);

2.10 Отчётная и отчётно-справочная документация

Комплекс отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические  информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций  управления персоналом за определённый период времени.