Лекции по "Делопроизводству"

Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы (далее — документы), которые подразделяются на три группы:

организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.;

распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.

Необходимо  отметить, что положения, содержащиеся в СТБ, зачастую не отличаются четкостью и допускают многовариантность в оформлении, положения же Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий четки и конкретны, однако применяются лишь в государственных органах и государственных организациях, подчиненных Совету Министров.

Примерная инструкция по делопроизводству была разработана еще в 1995 году на основе действовавшего тогда стандарта СТБ 6.38-1995. В связи со вступлением в силу нового стандарта СТБ 6.38-2004 в настоящее время разрабатывается новая редакция Примерной инструкции по делопроизводству, так что пока еще возможны некоторые неувязки и противоречия в требованиях к оформлению документов, содержащихся в СТБ и Примерной инструкции.

Требования к бланкам  документов. Порядок разработки бланков

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

Для органов государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий даны уже более четкие размеры полей документа: формат А4 (210x297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148x210 мм); при этом поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов, а обязательные для конкретного вида документа реквизиты указаны в Примерной инструкции по делопроизводству).

При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов - общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др.

Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов.

Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

Выбор вида бланка. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г, № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

Требования к бланкам  документов. Порядок разработки бланков

Общие требования к документам, изготовляемым  с помощью технических средств

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт. на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (т.е. можно применять шрифты с размером и 14, и 18 и т.д. пунктов), для органов госуправления и государственных организаций, подчиняющихся Совету Министров Республики Беларусь, закреплен единый размер шрифта – 15 пунктов.

При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом (на машинке).

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО                                                              Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству                                     Точно 14 пт

при Совете Министров

Республики Беларусь                                                        Одинарный

Подпись Инициалы, фамилия                                          Одинарный

Дата                                                                                   Полуторный

 

СОГЛАСОВАНО                                                               Одинарный

Министр финансов                                                           Точно 14 пт

Республики Беларусь                                                        Одинарный

Подпись Инициалы, фамилия                                          Одинарный

Дата

 

Название вида документа печатают прописными буквами.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

 

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 — граница левого поля;

1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

От границы левого поля (без отступа  первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

Начало  абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения  доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.

При наличии  нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

Если в  тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал «точно» 14 пт.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.

Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Требования к бланкам  документов. Порядок разработки бланков

Общие требования к документам, изготовляемым  с помощью технических средств