Лекции по "Делопроизводству"

Реквизиты организационно- 
распорядительных документов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный  герб Республики Беларусь;

02 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 – код  организации: код ОКОГУ для  министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

04 – код формы документа по ОКУД;

05 – наименование  вышестоящей организации;

06 – наименование организации;

07 – наименование  структурного подразделения;

08 – почтовый  адрес отправителя;

09 – коммуникационные  и коммерческие данные;

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный  индекс документа;

13 – ссылка  на регистрационный индекс и  дату входящего документа;

14 – место  составления или издания;

15 – гриф  ограничения доступа;

16 – адресат;

17 – гриф  утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок  к тексту;

20 – отметка  о контроле;

21 – текст;

22 – отметка  о наличии приложения;

23 –подпись;

24 – гриф  приложения;

25 – гриф  согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – отметка  об исполнителе;

29 – отметка  о заверении копии;

30 – отметка  об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка  о переносе данных на машинный  носитель.

Стандарт  дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ  можно условно разделить на три  части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты  
   1–20;
2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;
3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

Расположение реквизитов приведено на рис. 3.2.

Особенности оформления отдельных  реквизитов

Реквизит 01. Государственный герб Республики Беларусь помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк  
наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации: проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код формы документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.

 

 

		30				80
			17			73						8-10
3													8	297
17							2		1		3
									2		4
17			2			5, 5, 7				15, 16, 17, 24
12						8, 10
8						9
6						11, 12				18
6						13
6						14
4
17
			20			19
						21
						22, 23, 27
						25, 26
						28, 29
													20
						30		32			31
											42
		210

Рисунок 3.2 Схема расположения и размеры реквизитов организационно-распорядительных документов

 

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Внутренние  документы оформляются чаще всего  без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Реквизит 09. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

Реквизит 10. Название вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2008 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01– 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать «На Ваше письмо №… от… даем ответ…»).

Реквизит 14. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к документу. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.

Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

 

Министерство юстиции  
Республики Беларусь

Управление систематизации  
законодательства

 

Должность лица, кому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например:

 

Генеральному директору 

ЗАО «Минскводоочистка»

Петрову В.И.

 

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Администрации районов

Брестской области

 

В состав реквизита  «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Научно-исследовательский  
институт документоведения  
и архивного дела

Черкасский пер, д.2,

220000, г. Минск

 

При адресовании документа физическому  лицу сначала также указывают  фамилию и инициалы получателя, затем  почтовый адрес, например:

 

Иванову И.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12

236264 г.Липки 

Киреевский р-н Гомельской обл.

 

Реквизит 17. «Гриф утверждения» - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Белорусский текстиль»

подпись              И.В.Аненков

12.02.2001

 

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания общего собрания акционеров

15.08.2001 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Председателя

Правления банка 

30.09.2001 №54

 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля.

Как правило, документ утверждается в  том случае, если он пописан должностным  лицом, не имеющим достаточных полномочий для того. Чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.

Утверждаемый должностным лицом  документ должен иметь проставленный  реквизит «Подпись».

Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция пишется на документе  в правом верхнем углу над текстом  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проект генерального соглашения

с фирмой «Заречье» к 13.02.2001

 

Смирнов

21.01.2001

 

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией.