Методика составления номенклатуры дел учреждения

 

Работа по формированию дел состоит  из следующих операций: распределение  и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

 

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит  время поиска необходимой информации.

 

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

 

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

 

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

 

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

 

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и  т.д. в личное дело не подшивают, так  ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

 

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел  следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

 

в дела подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

 

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов. Поэтому до подшивки документа  в дело обязательно проверяется  правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

 

в дело включаются документы в одном  экземпляре. Черновики, размноженные копии  вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

 

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела;

 

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

 

документы помещаются в дело со всеми  относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное  дело.

 

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

 

Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

 

3. Правила  хранения дел

 

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  первого исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

 

Дела располагаются на полках вертикально  в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

 

Для быстрого поиска документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

 

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

 

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и ложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

 

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

4. Экспертиза ценности документов

 

Завершающий этап работы с документами  в делопроизводстве - обработка дел  для их дальнейшего хранения и  использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

 

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

 

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

 

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

 

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

 

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

 

установление или изменение  сроков хранения документов. Документы  оцениваются на основании принципов  историзма,

 

системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

 

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при  составлении номенклатуры дел, при  формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а  также при подготовке дел к  последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

 

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и  ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

 

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

 

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

 

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

 

1) постоянного хранения в государственных  архивах;

 

2) временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

 

3) временного хранения (до 10 лет);

 

4) подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

 

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

 

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы  с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

 

 

5. Оформление дел

 

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

 

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации  листов, составлению заверительной  надписи, составлению (в некоторых  случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты  обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

 

Оформление дел начинается с  момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

 

Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи, если она есть.

 

Составлять заверительную надпись  на обложке дела или оборотной  стороне последнего листа запрещается.

 

Заверительная надпись пишется  разборчиво. В ней указываются  дата составления, должность и фамилия  составителя, который затем ставит свою подпись.

 

После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

 

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения  дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

 

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется  на основании заверительной надписи  дела.

 

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

 

Архивный шифр дела оформляется, как  правило, в архиве организации. В  нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

 

6. Составление описей дел

 

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи  дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

 

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

 

Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким  образом, опись является учетным  документом и справочником по содержанию дел.

 

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном  подразделении работниками службы документационного обеспечения  управления. Ответственность за качественное и своевременное составление  описей дел структурных подразделений несут их руководители.

 

Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

 

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

 

индекс дела (тома, части);

 

заголовок дела (тома, части), полностью  соответствующий его заголовку  на обложке дела;

 

дату дела (тома, части);

 

число листов в деле (томе, части);

 

срок хранения;

 

примечание.

 

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускаеся.