Методика составления номенклатуры дел учреждения

 

Каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

 

Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей  передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

7. Порядок передачи дел в архив

 

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

 

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

 

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

 

При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

 

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

 

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

 

историческую справку организации, если дела сдаются на государственное  хранение впервые;

 

справку о неполной сохранности  документов (если какие-либо дела утрачены).

 

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

 

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

 

Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

Заключение

 

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать  работников от главных производственных целей предприятия.

 

Неважно, на каком уровне будет  вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

Список литературы

 

1.         Демин  Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.

 

2.         Кирсанова  М.В. Делопроизводство в органах  государственной власти и местного  самоуправления. Учебное пособие.  М., 2004.

 

3.         Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.

 

4.         Лихачев  М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.

 

5.         Рогожин  М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.

 

6.         Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.

 

7.         Рогожин  М.Ю. Организация делопроизводства  предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

 

8.         Рогожин  М.Ю. Документационное обеспечение  управления. Практическое пособие.  М., 2000.

 

9.         Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

 

10.       Гражданский  кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002

 

11.       Трудовой кодекс  РФ - М Проспект, 2002

 

12.       Федеральный  конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г

 

13.       Закон РФ  от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных  договорах и соглашениях" (с  изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая  1999 г, 30 декабря 2001 г)

 

15.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).

 

Приложения

 

Приложение 1

 

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

 

Итоговая запись о категориях и  количестве дел, заведенных

 

в _____ году в организацииПо срокам хранения Всего В том числе:

переходящих с отметкой ЭПК

1 2 3 4

Постоянного   

Временного (свыше 10 лет)   

Временного (до 10 лет включительно)   

Итого   

 

 

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

 

Подпись               Расшифровка

 

подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ведомственный  архив

 

Наименование должности

 

передавшего сведения

 

Подпись                                  Расшифровка

 

подписи

ОДОБРЕНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

 

От _______________ № _____

 

_______________ 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК архивного учреждения

 

От _______________ № _____

 

 

 

Приложение 2

 

Форма номенклатуры дел

Наименование организации

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

_____№ _______________

 

______________________

 

(место составления)  

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности

 

руководителя организации

 

Подпись Расшифровка

 

подписи

 

 

Итоговая запись о категориях и  количестве дел, заведенных в _____ году в организации Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание

1 2 3 4 5

 

 

 

 

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

 

Подпись                                  Расшифровка

 

подписи

 

Дата

 

Виза зав. ведомственным архивом

 

(лица, ответственного  за архив)

ОДОБРЕНО

 

Протокол  ЦЭК (ЭК)

 

От _______________ № _____

 

_______________ 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол  ЭПК архивного учреждения

 

От _______________ № _____