Методы управления документооборотом

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности  пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области  маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн дол. в год.

Объем находящихся в  оперативной базе документов у отдельных  российских предприятий достигает 3 млн, но лишь 30 тыс. из них (1%) находятся  в непосредственной обработке. Остальные  ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента! 
 
Успехи наших разработчиков вызвали обнадеживающие сдвиги в сознании управленцев. По данным Минсвязи РФ, в прошлом году российский рынок информационных технологий увеличился на 18%. Эксперты полагают, что в ближайшие пять лет спрос на отечественные интеллектуальные системы будет расти на 70% ежегодно. Уже сейчас 95% банковского программного обеспечения занимают российские разработки.

Разработанная специалистами  ЭОСа система документооборота «ДЕЛО» позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации. Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранности служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования – прорыв в отечественных технологиях управления. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу, ибо причиной низкой эффективности ее перманентного реформирования остается отсутствие единых критериев планирования и оценки деятельности отдельных звеньев и персон в океане разнородной информации, классифицируемой по алгоритмам уходящей индустриальной эпохи. 
 
Информационная цивилизация требует системного менталитета, иной стратегии управления и системы его документального обеспечения. Государство становится ответственным субъектом международного сообщества, возвращаясь на роль генерального координатора национальных (а не только корпоративных) интересов. В США исполнительная власть резко ужесточает контроль за экономической жизнью нации и ее виртуальным оттиском в виде системы функционирования документов. В июле 2002 года президент Буш, озвучивая стратегию внутренней безопасности страны, сделал акцент на защите национальных информационных систем, а также объявил о введении жестких уголовных санкций (до 25 лет тюремного заключения) за мошенничество в форме искажения финансовой отчетности и махинаций с документами. Унификация делопроизводства провозглашена одной из задач Евросоюза. Появляется новый спектр возможностей – основанное на регулирующей роли государства сквозное управление в рамках не только отраслей и регионов, но и всей страны или группы стран. 
 
Российские «ноу-хау» – реальный предвестник вступления самой большой страны мира в информационную цивилизацию на основе творческого синтеза национальной традиции делопроизводства и компьютерных технологий. Это – единственное не силовое и не репрессивное средство социальной терапии, способное системно свести на нет чиновничий произвол, вымогательство и коррупцию.

права и обязанности организаций  в области ДОУ. Например устанавливается, что руководитель организации имеет право:

• назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;
• устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;
• определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;
• определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.

При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки  документированной информации соответствующие  структуры подчиняются тому же руководителю.

 

Методы и виды управления документооборотом

Документация и бухгалтерская  отчетность становятся интеллектуальной собственностью государственных и  корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они  представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Интеллектуальные технологии, сочетающие децентрализованное делопроизводство с централизованным контролем за созданием и прохождением документов, реализацией и экспертизой принятых решений, повышают культуру управления и качественно изменяют роль человеческого фактора. Административный работник перестает быть персональным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Зачастую, когда сотрудники канцелярии или отдела кадров уходят с работы, бумажные архивы остаются в плохо доступном для их преемников виде либо исчезают вместе с ушедшими, нередко всплывая у конкурентов. В деятельности организации наступает сбой. СМИ до сих пор гадают, что содержалось в «одиннадцати чемоданах с компроматом» бывшего вице- президента РФ Александра Руцкого? Каким образом они исчезли и где в настоящее время находятся?  
Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу, не зависящим от автора. Он становится достоянием ответственных лиц организации и ее руководства. Даже корпоративная прозрачность оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «Я», раздувания из соображений престижа «своего» штата и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов, психологического давления на людей, суживает поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам сигналит о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы.

Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо  более демократичной «власти  файла». Впрочем, и документальная демократия не может быть без берегов. Транснациональные институты типа Всемирного банка навязывают целым странам модель «электронного управления», неверно переводимого как «электронное правительство». Она предлагает прозрачность документов. Это позволяет быть в курсе чужих технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать «ноу-хау», подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями «помощью» статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное – интеллектуального донора. Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии. 
 
Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении  соблюдение правил документационного  обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные  ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены  вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.

Во втором разделе системы  изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.

Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.

Документационное обеспечение  управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной  Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Служба ДОУ подчиняется непосредственно  руководителю организации или его  первому заместителю.

Служба ДОУ может иметь различные  назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие  Службы ДОУ:

Существенную роль в  организации ИПС играет организация  контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных  данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.

Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных  органов Российской Федерации и  органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается  в тексте документа или резолюции  руководителя и фиксируется в  РКФ.

Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация или организация-автор  документа.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Нормативные, типовые сроки  исполнения документов, а также сроки  подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации  или распорядительных документах.

Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя  с документами.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения  выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель несет ответственность  за неразглашение, утрату, подделку или  порчу документов и информации.

Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.

При подготовке проекта  документа исполнитель учитывает  ранее изданные по данному вопросу  документы и действующие нормативные акты.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается  с заинтересованными структурными подразделениями и организациями  в установленном порядке.

Если документ рассылается  в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.

Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.

Если исполнение документа  поручено нескольким лицам, ответственным  исполнителем является должностное  лицо, указанное первым.

Остальные исполнители  получают уведомления по электронной  почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.

В ходе исполнения могут  формироваться персональные папки  по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные  по его инициативе в другие организации.

Исполнитель имеет право  предлагать изменения, если отсутствуют  реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о  времени его поступления, о результатах  и датах поэтапного исполнения, о  результате окончательного исполнения.

В соответствии с номенклатурой  дел исполнитель определяет номер  дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку  об исполнении документа и направлении  его в дело. Отметку о направлении  документа в дело подписывает  должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.

После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой  дел организации.

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.

 

Заключение

В настоящее время в отечественном  бизнесе практикуется в основном бумажно-электронный документооборот. Он характеризуется тем, что большая часть документов и, особенно, проектов документов находится в электронной форме, а распечатываются и подписываются только важные или юридически обязательные. Однако все больше организаций рассматривают возможность перехода на полностью электронный оборот.