Номенклатура дел предприятия

Содержание

Введение…………………………………………………………………..3

1. Номенклатура дел.
1. Порядок разработки номенклатуры дел……………………5
2. Формирование  и хранение дел……………………………...7
2. Применение номенклатуры дел на предприятии……………...10

Заключение………………………………………………………………12

Литература………………………………………………………………15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики  своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к  номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной  и хозяйственной жизни, структуры  административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций  и объединений предъявляет все  более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

     Работа  любого управленческого аппарата, как  и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации  труда. Всякий процесс организации  работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

     Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в  соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы контрольной работы.

   Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел , их номенклатуры и хранения. 

1. Номенклатура  дел.

1.1  Порядок разработки номенклатуры  дел. 

     Если  внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел   предприятия с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным предприятием, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи предприятия.

     В этом аспекте номенклатура дел, как  источник информации о предприятии, является гораздо более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.

     Совершенно  очевидно, что номенклатура дел любого предприятия не может появиться на пустом месте, тем более если вопросы деятельности данной организации заранее заданы в нормативном документе вышестоящего управленческого органа или в Федеральном законе Российской Федерации. Номенклатура дел является документальным подтверждением деятельности предприятия. Исходя из этих соображений, задача номенклатуры дел гораздо более широка, так как отвечает интересам защиты предприятия(следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством предприятия, она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации, которые обязаны сгруппировать и сохранить все документы и дела, ими заводимые, на любых носителях, независимо от формы и рода их деятельности). Поэтому в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного предприятия.

     Итак, перед службой ДОУ (документационного  обеспечения управления) и архивом предприятия, а в маленькой фирме - перед секретарем-референтом поставлена задача создания номенклатуры дел. В соответствующем разделе инструкции должно быть зафиксировано положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в первичные документальные комплексы в соответствии с утвержденной руководством номенклатурой дел, контроль над правильностью формирования которых несет руководитель структурного подразделения.

     Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми  актами, перечнями документов со сроками  хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и  их соблюдение несет архив организации.

     Приступая к разработке номенклатуры, необходимо исходить из ряда положений, которые  могут стать или основополагающими, или рабочими при создании номенклатуры дел предприятия.

     В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

При определении  перечней документов, образующихся в  деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует  руководствоваться:

- учредительными документами предприятия;

- положениями  о структурных подразделениях  предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности  предприятий, с указанием сроков  хранения;

- номенклатурами  дел за предшествующие 3-5 лет;

- описями дел  постоянного и временного (свыше  10 лет) хранения;

- документами  по планированию деятельности  и отчетности о ее результатах. 

2. Формирование  и хранение дел.

     Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация  территориально разобщена, а также  в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.

     Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

     Включение в дело документов, не относящихся  к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

     При формировании дел желательно учитывать  сроки  хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.

     Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что  соответствует 200-250 страницам. Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.

     Документы следует подшивать в дело таким  образом, чтобы можно было прочитать  резолюцию. Если у документа оказались  недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску  бумаги. Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.

     Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.

     В настоящее время различают два  способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.   При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

     При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс. Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.

     Выемка  из дела какого-нибудь документа, как  правило, не допускается. И лишь в  исключительных случаях с устного  или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может  быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное  пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения  последнего. При возвращении документа  акт уничтожают. Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его. Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Применение  номенклатуры дел на предприятии.

     В номенклатуре дел применяется двойная индексация дел. Каждому делу присвоен индекс, который состоит из индекса структурной части (отдела) и порядкового номера дела, внесенного в раздел номенклатуры (01-02; 02-03). Индексы дел проставлены в первой графе номенклатуры дел.

      В графу 2  включены заголовки  по номинальному  и авторскому  признакам. Дела и документы  в разделах номенклатуры расположены  по степени значимости вопросов  и видов документов, в логической  последовательности и в соответствии  с документированием участков  работы в отделах. В заголовках дел, в которых в качестве вида дела употребляется термин «документы»,  в конце заголовка в скобках указаны основные разновидности документов.

      Графа 3 «Количество дел, томов» заполняется в конце календарного года по фактически заведенным делам. Если какое-либо дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось». По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

      В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей. Для документов, отражающих основные направления деятельности организации, установлен срок хранения «постоянно», что предполагает вечное хранение этих документов и передачу их на государственное хранение.

    Отметка  «ЭПК», проставленная в номенклатуре к некоторым видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. Отдельные документы из состава этих дел могут быть оставлены  на постоянное хранение. Снятие отметки «ЭПК» допускается только после проведения экспертизы ценности этих документов специалистами госархива, если окажется, что эти документы не имеют научно-исторической ценности.