Номенклатура дел предприятия

    Для документов, которым установлен срок хранения  75 лет – «В» ЭПК (личные дела, личные карточки), исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет минус «В», где «В» -  возраст лица к моменту окончания дела.

    Отметка «до минования надобности» (ДМН) означает, что  документация имеет  ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой  организацией. Снижение сроков хранения, установленных номенклатурой дел, запрещается. При смене работников, дела включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Самостоятельное уничтожение документов и дел также запрещено.

      В графе 5 «Примечание» оговариваются  вопросы формирования дел, целесообразность  ведения нескольких дел, делаются  дополнительные примечания к  срокам хранения дел.

    Учитывая  исключительную важность примечаний, их следует обязательно указывать  при всех очередных перепечатках номенклатуры дел.

         Исполненные документы группируются в дела  в строгом соответствии с номенклатурой дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Таким образом, можно сделать следующие  выводы. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием  сроков их хранения в установленном  порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и  группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также  как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным  документом в делопроизводстве и  архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия  обязательно.

     Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

     Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых  в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

     Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направлений, а также  комплекса документов, на основании  которых будут формулироваться  наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел  для группировки документов с  грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

     Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

     Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого  года уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Литература

1.  Андреева  В.И. Работа с документами в  делопроизводстве. Документооборот  фирмы (на основе ГОСТов РФ ). М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2004.

2.  Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе. - М.: Библиотека журнала «Управление  персоналом», 2007.

3.  Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

4. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

5.  Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

6.  Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

7.  Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

8.  Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

9.  Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел . Секретарское дело 2007.