Обработка поступающих и отправляемых документов

Г(О)БОУ СПО Елецкий промышленно-экономический техникум

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

на тему: «Обработка поступающих  и отправляемых документов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студентка группы ТЭ-10-1

Драновская Е.

 

 

 

 

Проверил:

Золотова Ульяна Владимировна.

 

 

 

 

Елец 2012

Делопроизводственную обработку  документов при их поступлении и  отправке называют экспедиционной обработкой документов. Этот термин происходит от названия структурного подразделения  службы ДОУ, выполняющего эту работу, - экспедиции. Экспедиция как структурное  подразделение существует в крупных  организациях, в организациях с небольшим  объемом документооборота такое  подразделение не создается, и экспедиционная обработка документов выполняется  одним из работников службы ДОУ.

 

Экспедиционная обработка  документов - это начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих  этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая в  организацию и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или  фельдъегерской связи.

 

Экспедиционную обработку  документов следует вести централизованно  в экспедиции или на отдельном  участке службы ДОУ. Централизованное выполнение экспедиционной обработки  документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства оргтехники и компьютерной техники.

 

Работа с документами  на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является проверка правильности доставки документов, целостности и комплектности  документов, фиксация факта получения  или отправки документов и подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

 

Первоначальная обработка  поступающих документов должна осуществляться в день поступления документов, а  при поступлении документов в  конце рабочего дня или в нерабочее  время - на следующий рабочий день. Обработка отправляемых документов осуществляется в день их регистрации  или на следующий рабочий день, если документ был зарегистрирован  в позднее время.

 

 

 

 

 

1. Обработка поступающих документов

 

Обработка поступающей корреспонденции  включает:

проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и  вложений, комплектности документов (наличия всех необходимых документов, их приложений, электронных носителей  информации);

фиксацию факта поступления  документов в организацию;

сортировку документов для  последующей передачи по назначению.

 

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки для  того, чтобы убедиться, что вся  корреспонденция доставлена по правильному  адресу. При обнаружении корреспонденции, предназначенной другому адресату, она возвращается в почтовое отделение.

 

При обнаружении повреждений  конверта, а возможно и документов, составляется акт, в котором фиксируется  факт поступления корреспонденции  в поврежденном виде.

 

Акт составляется в трех экземплярах, один направляется отправителю, другой остается в службе ДОУ организации, третий - передается вместе с документом сначала на регистрацию, затем на рассмотрение, после - в структурное  подразделение на исполнение.

 

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением корреспонденции, имеющей на конверте гриф ограничения  доступа ("Конфиденциально", "Для  служебного пользования", "Коммерческая тайна" или другой) или отметку "Лично". Конверты вскрываются  с помощью ножниц или, при большом  объеме переписки, с помощью специального устройства - конверто-вскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть исключения: не уничтожаются конверты в следующих случаях:

при поступлении обращений  граждан;

при обнаружении того, что  документы имеют грифы ограничения  доступа или носят личный характер, но соответствующие отметки на конверте отсутствуют;

если дату отправки и получения  документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте;

если только по конверту можно установить адрес отправителя; при значительном повреждении конверта;

при наличии в конверте только приложений без сопроводительного  письма.

 

 

В перечисленных случаях  конверты скрепляются вместе с документами  и далее по инстанциям передаются вместе как единый комплект.

 

Следующий шаг - проверка комплектности  документов. При проверке содержимого  конверта может обнаружиться:

отсутствие отдельных  приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям;

присутствие документов, предназначенных  для другого адресата.

 

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется  соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного  письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том, и в другом случае отправитель  документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о  некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных  для другого адресата, эти документы  пересылаются в соот­ветствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

 

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении. Для проставления отметки о поступлении  удобно использовать штамп (так называемый "входящий штамп"), в котором  указывается название организации и имеются отметки для проставления даты поступления документа и регистрационного ("входящего") номера документа:

ЗАО "АВЕС" 12.05.2011 № 302/04-08

 

 

Регистрационный ("входящий") номер документа проставляется  в отметке о поступлении уже  при регистрации документа.

 

При поступлении документа, имеющего отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Незамедлительно", "Оперативно", а также при поступлении документа  по фельдъегерской связи в отметке  о поступлении проставляется  время поступления в часах  и минутах.

 

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" отметка о поступлении проставляется на первом листе сопроводительного письма или документа, если документ поступил без сопроводительного письма, на нижнем поле справа.

 

При поступлении документов с помощью фельдъегерской связи  работник службы ДОУ (экспедиции) принимает  почтовую корреспонденцию с обязательной отметкой в фельдъегерском журнале, где проставляется дата поступления  документа, время поступления (часы, минуты), подпись работника службы ДОУ (экспедиции) и печать (штамп) организации (подразделения).

 

Первоначальная обработка  документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два  массива: регистрируемые и нерегистрируемые документы. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие  исполнения или использования в  справочных целях.

 

Это, как правило, рекламные  материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская  учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы  и др.

 

Нерегистрируемые документы  раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению  организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа  могут использоваться папки с  названиями подразделений.

 

Дальнейшая работа ведется  с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации  принята централизованная форма  делопроизводства, при которой все  документы регистрируются в службе ДОУ, то экспедиционная обработка этого  массива документов завершается  их передачей на предварительное рассмотрение и регист­рацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе ДОУ и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов:

на документы, поступающие  на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и  регистрацию);

документы, направляемые непосредственно  в структурные подразделения  на регистрацию и рассмотрение.

 

Документы, предназначенные  для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как  и нерегистрируемые документы.

 

2. Обработка отправляемых документов

 

Обработка отправляемых документов включает:

• проверку комплектности документов;
• сортировку;
• нанесение адреса на конверт;
• фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более  фальц-сгиба)  и упаковку документа;
• отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

 

Оформление документов для  отправки по почте осуществляется в  соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

 

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно  оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.

 

При отправке документов проверяется  правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп "Подлежит возврату".

 

Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации  или, в крайнем случае, на следующий  рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

 

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая  документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов  больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

 

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

 

Виды и размеры конвертов  установлены ГОСТ Р 51506-99 "Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля". Установленные размеры конвертов приведены в таблице.

 

Размеры конвертов  по ГОСТ Р 51506-99

    

Обозначение конверта	Размеры конверта, мм
(по ИСО 269)	Высота H	Длина L
С6	114	162
DL	110	220
С5	162	229
С4	229	324
В4	250	353

   

 

Адреса на конвертах в  письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются  на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе  Российской Федерации, могут оформляться  на государственном языке соответствующей  республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

 

 

В соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи почтовый адрес пишется в следующем  порядке:

• для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

 

Адрес получателя пишется  в правой нижней части почтового  конверта, а адрес отправителя - в  левом верхнем углу.

 

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью  персонального компьютера), документы  вкладываются в конверт и заклеиваются.

 

При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно  иметь конверты с уже напечатанными  адресами или адресами, напечатанными  на ярлыках - полосках бумаги, которые  при отправке документов наклеиваются на конверт.

 

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной  формы на лицевой стороне конверта. Окно закрыто защитной пленкой, через  которую легко прочитывается  адрес получателя. При использовании  конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался  адрес, напечатанный на документе. В  этом случае наносить адрес на конверт  нет необходимости. При отправке документов с грифами конфиденциальности используются светонепроницаемые конверты или применяется двойное пакетирование, при котором документы, вложенные  в один конверт, затем вкладываются в другой конверт, как правило, большего размера. На конвертах с конфиденциальными  документами кроме адреса получателя и адреса отправителя в правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности, а также указывается  номер сопроводительного письма или учетные номера документов, если документы пересылаются без сопроводительного письма.