Объяснительная записка

                          Введение

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это  направление деятельности, которое  занимается составлением оформлением  документов, их обработкой и хранением.

Делопроизводство определяется Государственным стандартом как  «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами», т.е. весь процесс  от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально  в устной речи (предположительно в XVII веке) и означает сам процесс решения (производства)- «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, которые закрепляли достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искаженно при передачи или не так понято), уже в XVI веке употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. (год создания г. Архангельска).

Любая управленческая деятельность связана с закреплением информации в документах, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Составление и оформление службы документов регламентировано нормативными актами.

Каждому работающему с  документами, прежде всего, нужно знать и иметь под рукой для справки новый Российский государственный стандарт-ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и изменение № 1 к стандарту, принятое постановлением Госстандарта России от 21.01.2000

№9-ст. и введенное в  действие с 20.04.2001.

         Стандарт распространяется на  организационно-распорядительные документы,  относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной  документации (УСОРД). Это постановления,  распоряжения, приказы решения протоколы,  акты, письма и другие документы,  включенные в Общероссийский  классификатор управленческой

Документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые деятельности:

• Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включают субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, орган местного самоуправления;
• Предприятий, организации и их объединений независимо от формы  собственности и организационно-правовой формы

 

 

 

                           Объяснительная записка

Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий  причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо поручения. Объяснительные записки делятся на две группы первые сопровождают основной документ ( план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. 

Пример объяснительной записки 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                Президенту института

                                                          Акад., д-ру эком. Наук. Проф.

                                                          А.Н.  Ежову 

 

 

О срыве соревнований

По настольному теннису

Согласно плану работы института по физическому воспитанию на период с 01.04.2000 по 10.04.2000. был запланирован турнир по настольному теннису. В нем должны были участвовать 12 команд.

Однако в турнире приняли  участие всего 7 команд. Не подали заявки следующие учебные группы: 13Ю, 12КП, 21Б, 12И, 21Ф.

 

 

Ст. преподаватель 

Физвоспитания                            личная подпись                       С.А. Самодов           

 

Государственная система документации обеспечения  управления

 

ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления) представляет комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию управленческого труда работы с документами в организациях (предприятиях, учреждениях). Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной в 1993 году, измененной и утвержденной приказом Госархива от 27. 11. 2000. №68.

            

 

         Государственные стандарты на документацию

Стандартизация- это процесс  установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон модель, принимаемые за исходные для  сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту  стандартизации и утверждается компетентным органом.

Важнейшие стандарты и  перечни:

1.ГОСТ Р 51141-98 на термины  и определения в области делопроизводства  и архивного дела.

2.ГОСТ Р 1.5-92 П 4.5. на  требования к таблицам 

3.ИСО 216 1975/76 на формат бумаги

4.ГОСТ 179 14-72 на оформление  обложки дела 

5.ГОСТ Р 6.30-97 на оформление  документов 

6.перечень типовых документальных  материалов с указанием сроков  хранения.

            Общероссийские классификаторы

1.классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

2.Классификатор стандартов  (ОКС)

3.Классификатор управленческой  документации (ОКУД)

Инструкция по делопроизводству организации

             Инструкция по делопроизводству  является основным документом, устанавливающим  единый порядок составления оформления  и работы с документами в  организации наряду с положением  о службе делопроизводства и  должностными инструкциями она  устанавливает единую систему  документационного обеспечения  управления и обязательна для  всех организаций предприятий  учреждений и фирм.

Инструкция состоит из следующих разделов:

• Общие положения;
• Подготовка и оформление документов
• Порядок печатания и размножения документов;
• Прием, первичная обработка, регистрация и направление документов исполнителям;
• Контроль исполнения документов;
• Информационно-справочная работа;
• Составление номенклатур дел, формирование дел и текущее хранение документов в делопроизводстве;
• Экспертиза ценности документов, подготовка дел для сдачи в архив и передача дел в архив.

 

Документ как  носитель Информации. Классификация  документов

Документ-это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от вида деятельности организации и форм собственности.

Наиболее многочисленными  документами являются организационно-распорядительные, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной  власти и управления, предприятий, организаций, учреждений и фирм.

 

 

 

      Организационно-распорядительные  документы

 

 

Организационные

Распорядительные

справочноинформационные

 

 

 

Устав                                  Приказ                           Письмо

Положение                         Распоряжение                Протокол

Учредительный договор   Указание                        Акт

Должностная инструкция Решение                         Договор

Штатная инструкция         Постановление              Телефонограмма

Штатное расписанье          Инструкция                   Справка

Правила вн. Распорядка   Указ                                Записка и др.

 

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

                        Признаки классификации документов

• По способу фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические);
• По содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, конструкторские, снабженческие, по личному составу и т.д.);
• По наименованию (приказы, письма, заявления и др.);
• По видам (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные);
• По степени сложности (простые, сложные);
• По составлению (внутренние, внешние);
• По происхождению (служебные, официально-личные);
• По степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования);
• По юридической силе (подлинные и подложные);
• По стадиям создания (подлинники, оригинал, копия);
• По срокам хранения (постоянного хранения, временного хранения до 10 лет, временного хранения свыше 10 лет);
• По роду деятельности (стандартов, отчетно-статистические, строительства, торговли и т.д.).

 

 

Требования государственных  стандартов к оформлению документов. Состав реквизитов документов. Требования к оформлению реквизитов документов

  Гост Р 6.30-97 введенный с 01.07.1998 г. с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9 ст., устанавливает требования к оформлению документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые  называется реквизитом (дата, текст  и др.)

Гостом предусмотрено 29 реквизитов, в конкретном документе их гораздо  меньше

01- Государственный герб  РФ;

02- Герб субъекта РФ;

03- Эмблема организации  или торговая марка 

04- Код организации по  общероссийскому классификатору  предприятий  и организаций  (ОКПО)

05- Код форма документа  по общероссийскому классификатору  

06- наименование организации;

07- наименование вида документа;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- регистрационный номер документа;

11- ccылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или  издание документа 

13- гриф организации доступа  к документу 

14- адресат 

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения

21- подпись 

22- гриф согласования документа 

23- визы согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии документа;

26- отметка об исполнителе;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- идентификатор электронной копии документа

В основу унификации документов положена схема построения форм документов, которую называют формуляром-образец.

                  

Код организации  по ОКПО

Код организации проставляется  по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код по ОКПО имеют все  зарегистрированные предприятия этот код проставляется на бланках  для писем ниже реквизита «справочные  данные», а также на унифицированных форматах документов вмести с кодом формы документа

 

Код формы документа  по ОКУД

Код формы документа проставляются  по общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарта России 1995.

ОКУД введен в 1993 году взамен общесоюзного классификатора управленческой документации. Он предназначен для  решения различных задач управленческой хозяйством страны. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов, и подлежит обязательному проставлению в бланках унифицированных документов при их типографском издании. В ОКУД представлены следующие УСД: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической, учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; документации по труду; документации пенсионного фонда РФ; внешнеторговой документации. По сравнению с бывшим союзном классификатором в данном классификаторе представлены новые УСД: банковская; документация по труду; документация Пенсионного фонда РФ; Учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий и организаций. Вмести с этим в общероссийском классификаторе резко сокращено количество форм документов, входящих в унифицированную систему отчетно-статистической  документации, не включены в состав ОКУД такие унифицированные системы, как расчетно-денежной документации, документации по материально-техническому снабжению и сбыт, по торговле, проектной документации по капитальному строительству, единой системы конструкторской и единой системы технологической документации, первичной учетной документации (хотя в настоящие время издан новый альбом унифицированных форм документов данной УСД).

Общероссийский классификатор  управленческой документации разработан по двухблочной структуре: блок идентификации и блок наименований. Блок идентификации построен на основе иерархического метода классификации и последовательного метода кодирования. Идентификационный код включает семь цифровых знаков и контрольное число. Код имеет следующую структуру ХХ ХХХХХ Х, где первый и второй знаки -класс унифицированных форм документов (УСД), третий и четвертый знаки подкласс (подсистема УСД), 5,6-й и 7-й знаки -регистрационный номер формы документа, 8-й знак - контрольное число.