Объяснительная записка

В ОКУД установлена единая структура кода для всех систем документации (в общесоюзном ОКУД -структура кода форм унифицированной системы организационно –распорядительной документации (УСОРД) отличалась от всех других систем документации)

Для отчетно-статистической документации в структуре классификатора  в специальных графах для каждой формы указывается индекс, присвоенный ей Госкомитетом по статистике РФ, и периодичность представления формы.

В классификаторе коды классов  с 60-го по 79-й предназначены для  кодирования унифицированных систем документации вооруженных сил.

В состав унифицированной  системы ОРД входит документация:

• По созданию предприятия, Организации;
• по ликвидации предприятия, организации;
• по реорганизации предприятия, организации;
• по приватизации государственных и муниципальных предприятий и организаций;
• по распорядительной деятельности предприятий и организаций;
• по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятий и организаций;
• по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятий и организаций;
• по приему на работу;
• по переводу на другую работу;
• по увольнению с работы;
• по оформлению отпусков;
• по оформлению поощрений;
• по оформлению дисциплинарных взысканий.

 

 

                       Наименование  организации

Автором документа может  выступить организация, структурное  подразделение или физическое лицо, имеющее должностной бланк. Общепринятое (установленное правовым актом, в  основном уставом) сокращенное наименование организации пишется в скобках  на отдельной строке ниже полного. Например ОАО (открытое акционерное общество) или ЦНИИМОД (Центральный научно-исследовательский институт механической обработки древесины).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительным документах.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения организации указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии –полное наименование вышестоящей  организации например:

 

                 Лига развития науки и образования России

                                      

                                       Международный

                                «Институт управления»

                                               (МИУ) 

 

Наименование  вида документа 

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным унифицированной системой организационно-распорядительной документации и ОКУД (класс 0200000) наименование вида документа (акт, справка и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем, и пишется прописными буквами , например, Акт. Для писем указание вида документа используется только в сочетании «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО».

                           

                            Адресат

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделение, должностные или физические лица. При адресовании  документа должностному или физическому лицу инициалы указывают переде фамилией.

Максимальный набор этого  реквизита состоит из следующих  частей:

• наименование организации в именительном падеже;
• наименование структурного подразделения в именительном падеже;
• должность, инициалы и фамилия в дательном падеже;
• почтовый адрес(элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи). Например:

                                                  Администрация Архангельской

                                                           Области

 

                                                           Департамент образования 

 

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

                                                           Администрации районов

                                                           Архангельской области 

 

Должность получателя, его  инициалы и фамилия указываются  только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Например:

                                                           ООО «Сталкер»

                                                          

                                                           Начальнику отдела рекламы

                                                           Г-ну  А.В. Рогову

 

                                                           Ул. Гагарина,  д.  14а,

                                                           Г. Архангельск,  163052

   

Адресование может быть несколько иного вида, например:

                                                          

 

 

 

                                                           Директору ЗАО «Север»

                                                           Г-ну И.В.  Соснину 

                                                                       

                                                                        Ул.  Воскресенская,  д. 87,

                                                                        Г. Архангельск,  163046

«Господину» печатается сокращенно: «г.» или «г-ну». Если документ направляется в государственное учреждение, а так же постоянным адресатам- почтовый адресат не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия получателя, например:

                                                           А.Г. Серову

                                                           Пр. Троицкий, д.182, кв. 12,

                                                           Г. Архангельск, 163051

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресата» по отношению  к самой длине строке. Например:

                                                           Председателю Садово-огородного

                                                               Товарищества  «Юрос»

 

                                                                     Л.М.  Дубовой      

 

 

                            Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, согласуется с наименованием  вида документа, может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: о создании аттестационной комиссии (приказ), об открытии фирмы (письмо), о поставках леса (договор), о методическом совете (положение).

Заголовок может отвечать и на вопросы: чего? (кого?), например: должностная инструкция секретаря-референта, протокол заседания правления, акт списания оборудования, правила трудового распорядка и т.п.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается  в левом верхнем углу документа  над текстом и значительно  облегчает работу с документом.

Без заголовка размещается  составлять короткие документы, выполненные  на формате А5: извещение, телеграммы.

Длина строки не должна превышать 28 знаков.

Заголовок не может быть более четырех строк, если он не помещается в эти строки, то пишется от левого до правого поля.

 

                            Текст документа 

Тексты составляют на государственном (русском) или национальных языках в  соответствии с законодательством  РФ. Тексты пишут только на русском  языке при направлении их:

• В органы государственной власти и управления РФ;
• На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектах РФ.

Тексты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

 

                               

                                Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола- дата заседания (принятия решения), для акта –дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется  арабскими цифрами в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно –  цифровой способ оформления даты например, 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

                                  

                                 Подпись

Подпись- обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ ( полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи ( инициалы фамилия), например:

 

Ректор Российского

Научно-исследовательского

Института документоведения

И архивного дела                               подпись               М.В. Ларин

 

Или

 

Ректор института                                подпись               М.В. Ларин

 

 степень, звание например:

 

Зав. Кафедрой иностранных

Языков и лингвистики  проф.             Подпись              Г.В. Иойлева

 

На документах, принимаемых  коллегиальными органами, ставятся две  подписи. Например, решение и протокол подписывают председатель и секретарь  коллегиального органа

 

Председатель                                      подпись               Ф.Н, Попов

Секретарь                                           подпись               В.Н. Скатов

 

Две и более подписи  ставятся на документах за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер, например:

   Ректор института, Профессор            подпись               В.Н. Булатов

   Главный бухгалтер                             подпись               В.К. Попова

 

Договоры и контракты  подписывают договаривающиеся стороны.

Документы составленные комиссией, например акты, подписывают все ее члены. В стандарте специально уточняется, что «в документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением».

В акте, например должности  членов комиссии уже указаны в  начальной части текста. При подписании сначала идет подпись председателя комиссии, а затем ее членов   по алфавиту. Например:

 

    Председатель  комиссии                     подпись               Е.М. Волова

    Члены комиссии                                 подпись               М.П. Сивков

                                                                Подпись              С.Н.  Гуров

 

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке.

Если документ подписывают  несколько лиц, равных по должности, то их подписи распологают на одном уровне, например:

 

Ректор Поморского государст-                  Президент международного

Венного университета                             «ИНСТИТУТА УПРАВЛЕНИЯ»

 

Подпись                В.Н. Булатов              Подпись                А.Н. Ежов

 

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена  на документе, документ может подписываться  исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности.