Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Порядок оформления дел в организации

Нумерация листов дела……………………………………………………5

Составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела…………………………………………………………………………6

Подшивка дел и оформление обложки дела……………………………..9

Глава 2. Оформление дел в ООО «Стройтрест»

2.1. Краткая характеристика ООО «Стройтрест»……………………………...13

2.2. Порядок оформления дел в ООО «Стройтрест»………………………….15

Заключение……………………………………………………………………….19

Список используемой литературы……………………………………………...21

Приложения……………………………………………………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

     Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами.¹

     Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

     Цель данной работы: рассмотреть оформление дел в организации.

     Из цели курсовой работы, можно выделить следующие задачи:

- рассмотреть порядок оформления дел: нумерацию листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела, подшивку дел и оформление обложек дел;

- рассказать о процессе оформления дел на конкретном предприятии.

         Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений и списка используемой литературы.

       Во введении поставлена цель и задачи курсовой работы; показана структура работы.

       Первая глава - теоретическая. Она подробно рассказывает обо всех этапах оформления дел в организации.

        Вторую главу можно назвать практической. Она рассматривает процесс оформления дел в Обществе с ограниченной ответственностью «Стройтрест»

       В заключении сформулированы основные выводы по теме работы.

       В курсовой работе использована следующая литература: источники такие как, ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия; Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. и другие. Также были использованы труды российских авторов: Кирсановой М.В.,  Кузнецовой Т.В., Рогожина М.Ю., Стенюкова М. В. Были использованы различные справочники: справочник по делопроизводству и архивному делу; справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Порядок оформления дел в ведомственном архиве организации

     1.1. Нумерация листов дела

     Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

     Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

     Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

     Нумерацию листов производят в развернутом виде.

     В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

     Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

     Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

     Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

     Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

     Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

     Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

     Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

     Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

     Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.²

     Пример:

     20, 20а, 206, 21, 22 и т.д. 

     1.2. Составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела

     Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

     Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой³.

     Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

     В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе⁴.

     Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

 

     

     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано

     (цифрами и прописью)

     листа(ов)

     в том числе: литерные листы

     пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________ 

       

     Наименование должности лица,             Расшифровка

     составившего заверительную надпись     Подпись           подписи

     Дата 

     Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

     При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

     Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела.

     Внутренняя опись содержит:

     номер дела, документы которого внесены в данную опись;

      номера документов дела;

      индексы документов;

      даты документов;

      вид документа и краткое содержание документа;

      номера листов, на которых расположен документ;

      примечание.⁵

     К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

     Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

     ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

     документов дела № ______________

       

     Итого _____________________________________ документов

     (цифрами и прописью) 

     Количество листов внутренней описи __________________

                                                                  (цифрами и прописью)

     Наименование должности лица,

     составившего внутреннюю опись                       Расшифровка

     документов дела                                    Подпись         подписи

     Дата  

     В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

     Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

1.3.Подшивка дел и оформление обложки дела

     Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исключением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

     Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.