При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.

     К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

     Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело⁶.

     Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.

     Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

     Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации.

     Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

     Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

     Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

     Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

     наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

     наименование структурного подразделения;

     индекс дела;

     номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

     заголовок дела;

     аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

     дата дела (тома, части);

     количество листов в деле;

     срок хранения дела;

     архивный шифр дела.⁷

     На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение⁸.

     Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

     Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

     Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

     Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

     Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

     Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

     Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

     Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.

     Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

     Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.⁹ 
 
 
 
 

Глава 2. Оформление дел в ООО «Стройтрест»

     2.1. Краткая характеристика ООО «Стройтрест»

       Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Стройтрест».

       Сокращенное наименование: ООО «Стройтрест».

       Место нахождения: Российская Федерация, Свердловская область, г. Нижний Тагил, ул. Тимирязева, 33.

        Общество было создано на основании решения его учредителей (протокол № 1 от 18 апреля 2005 года) для оказания ремонтных услуг на возмездной договорной основе физическим и юридическим лицам в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

        Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли путем оказания ремонтных и строительных услуг населению, за счет собственных мощностей, без привлечения сторонних субподрядных организаций.¹⁰

       Общество осуществляет следующие виды деятельности (по «Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности» от 01.01.2003 (ОКВЭД)):

Производство отделочных работ.

Производство штукатурных работ:

- производство внешних и внутренних штукатурных работ в зданиях и других строительных объектах;

- устройство сухой штукатурки с применением гипсовых и других облицовочных листов.

     3. Производство столярных и плотничных работ:

- установка изделий и конструкций несобственного изготовления: дверных и оконных блоков и коробок, кухонного оборудования, лестниц, оборудования магазинов и т.п., из деревянных и других материалов;

- производство работ по внутренней отделке (устройству потолков, обшивке стен деревянными панелями, установке передвижных перегородок и т.п.).

    4. Устройство покрытий полов и облицовка стен:

- облицовка внутренних и наружных стен зданий и сооружений, полов;

- устройство паркетных и других деревянных покрытий полов;

- настил ковровых покрытий, линолеума, покрытий из резины и пластмассы;

- оклеивание стен обоями.

    5. Производство малярных работ:

- окрашивание зданий внутри и снаружи и производство прочих аналогичных работ (нанесение декоративных покрытий, лаков и т.п.);

- окрашивание кровельных покрытий;

- окрашивание инженерных сооружений;

- окрашивание ограждений, решеток и т.п.¹¹

       Правовое положение общества определяется Конституцией РФ, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также настоящим Уставом.

      Всей деятельностью предприятия руководит директор, который является собственником предприятия.

     Для обеспечения руководства предприятием у директора имеется непосредственный подчиненный ему аппарат управления и его заместитель. Директор имеет в своем подчинении соответствующие функциональные службы (бухгалтерия, отдел кадров, отдел снабжения, планово-экономический отдел, сметно-договорной отдел). Каждая служба возглавляется начальником и подчиняется непосредственно директору.

        Штатная численность предприятия составляет около 120 человек. В основном, это рабочие специальности: штукатуры-маляры, отделочники, плиточники. Рабочие подчиняются прорабам, а прорабы в свою очередь начальнику участка. К административному составу организации относятся: директор, финансовый директор, заместитель директора, начальник участка, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, кассир, сметчик, архивист и секретарь.

       К внутренним нормативным документам, регулирующим деятельность предприятия относятся: Устав организации, штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании сотрудников и о защите персональных данных работников, учетная политика,  инструкция по документационному обеспечению управления, должностные инструкции.       

      На предприятии применяется линейно-функциональная организационная структура управления. Руководители высшего уровня предоставляют рекомендации от руководителей функциональных звеньев, и передают решения для исполнения линейным руководителям низшего уровня. Предприятие возглавляет директор, осуществляющий свою деятельность на основе принципа единоначалия и обеспечивающий решения возложенных на предприятие задач. Директору подчинены все нижестоящие руководители. 

     2.2. Порядок оформления дел в ООО «Стройтрест»

     Архив ООО «Стройтрест» в соответствии с Положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

     В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации.

     Оформление дел проводится работниками структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

     Полное оформление дел предусматривает следующие операции: -- подшивку или переплет дела; -- нумерацию листов дела; -- составление листа-заверителя; -- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; -- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).¹²

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) -- бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.¹³