Определение фондовой принадлежности документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Февраля 2013 в 10:19, реферат

Описание

В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием•. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Содержание

Введение………………………………………………………………………………
1. Фондирование документов. Систематизация дел в пределах фонда…………
1.1. Предварительные этапы работы по фондированию……………………..
1.2. Определение границ архивного фонда…………………………………….
1.3. Определение фондовой принадлежности документов. Формирование фонда…………………………………………………………………………………..
2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива……………….
2.1. Составление и оформление описей дел постоянного и временного хранения……………………………………………………………………………….
2.2. Составление и оформление описей дел по личному составу.....................
2.3. Составление и оформление листов фонда и списков фондов…………….
Заключение……………………………………………………………………………
Список используемой литературы…………………………………………………..
Приложения…………………………………………………………………………….

Работа состоит из  1 файл

Курсовая работа.docx

— 263.68 Кб (Скачать документ)

В исторические справки не включалась информация об общих типовых переименованиях  советов и их структурных подразделений, происходивших в связи с принятием  Конституций 1936 и 1977 гг., - в советы депутатов  трудящихся в 1939 г. и советы народных депутатов в 1977 г.

Исторические  справки на фонды личного происхождения  составлены с учетом значимости личности фондообразователя в истории  Томской области, его вклада в  развитие науки, искусства, культуры и  состава документов фонда.

В историческую справку на архивную коллекцию включены сведения о времени и обстоятельствах  ее создания.

Основная  информация о составе и содержании документов включена в аннотации  к фондам. При составлении аннотаций  применялся дифференцированный подход к подаче информации с учетом категории  фонда, значимости фондообразователя, состава и содержания документов. Для многоаспектных и информативных  фондов первой категории и ряда фондов второй категории состав документов дается по темам, вопросам, отражающим основные и наиболее характерные  для истории области направления  деятельности. Внутри тематических групп  документы располагаются в порядке  значимости. Для узкоотраслевых фондов второй категории, фондов предприятий, организаций, учреждений аннотации  составлены преимущественно по номинальному принципу.

Далее в  исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

 когда  поступил фонд на хранение;

 степень  его сохранности;

 объем  фонда;

 крайние  даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую  схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

1.2.   Определение границ архивного  фонда

 

Далеко  не из каждого документального фонда  может быть сформулирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего, следует учитывать  юридическую самостоятельность  учреждения, признаками которой являются:

 наличие  правового акта об образовании  учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

 самостоятельный  баланс, смета, счет в банке;

 штатное  расписание;

 самостоятельное  ведение делопроизводства (бланк,  гербовая печать и т.др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы государственных архивов  1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.

Крайними  датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют  документы начального и завершающего этапов деятельности организации или  если в фонд организации были в  свое время переданы не завершенные  делопроизводством дела организации - предшественника и т.д.

Хронологическими  границами фонда являются:

фонда организации - официальные даты образования и  ликвидации организации;

 объединенного  фонда - даты образования и  ликвидации наиболее ранней и  наиболее поздней по времени  деятельности организаций, документы  которых вошли в состав фонда;

 коллекции  - даты самого раннего и позднего  документа в составе коллекции.

1) Определение  хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно - территориального деления

При введении нового административно - территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

Если  при изменении границ республик  или административно - территориальных  единиц (краев, областей и т.п.) сохраняются  входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы  их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик  и административно - территориальных  единиц составляют единые фонды.

Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно - территориального деления составляют единые фонды.

Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно - просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения  административно - территориального деления  фондируются так же, как документы  органов государственной власти и государственного управления.

Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения  административно - территориального деления  составляют единые фонды.

Документы органов административно - хозяйственного управления специальных ведомственных  округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и  ликвидация которых не зависят от изменения административно - территориального деления, составляют единые фонды4.

2) Определение  хронологических границ фонда  в связи с реорганизацией организации - фондообразователя

Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем  восстановленной с теми же функциями, являются единым фондом.

Документы организации, образованной с тем  же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация  получила функции, отличные от функций  ликвидированной организации.

Пример. Документы Министерства радиотехнической промышленности СССР, существовавшего  до 1957 г., и документы Министерства радиопромышленности СССР, созданного в 1965 г., составляют разные фонды.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной  или нескольким вновь созданным  организациям документы каждой организации  составляют отдельные фонды.

Пример. В связи с разделением в  1946 г. Народного Комиссариата нефтяной промышленности СССР на Наркомат нефтяной промышленности восточных районов СССР и Наркомат нефтяной промышленности южных и западных районов СССР документы двух созданных наркоматов составляют новые фонды.

Переименование  организации или частичное изменение  ее названия, передача ее из одного ведомства  в другое, изменение подчиненности  организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями  первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Расширение  или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения  ее первоначального назначения и  положения в данной ведомственной или административно - территориальной системе (центральное, краевое, областное и т.п.) не является основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Пример. Единый фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых  областей (Новгородской и Псковской).

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей  им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два (или несколько) фонда.

Пример. Документы Министерства легкой промышленности СССР после выделения из него Министерства текстильной промышленности СССР (с  1946 г. по 1948 г. и с 1955 г. по 1956 г.) составляют один фонд.

Иногда  возникают затруднения по определению  крайних дат документов архивного  фонда учреждения и архивного  фонда личного происхождения. Они  могут не совпадать с крайними  датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют  документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или  если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда  личного происхождения могут  быть расширены  за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

 

 

1.3. Определение (уточнение)  фондовой принадлежности документов. Формирование фонда

 

Определение фондовой принадлежности документов заключается  в отнесении их к фонду соответствующей  организации и проводится на основе изучения документов организации и  определения их принадлежности к  составу документации данной организации - фондообразователя. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании  непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному  архивному фонду. В современном  государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается  официально принятое полное, а в  скобках – сокращенное название учреждения - фондообразователя и  название структурной учреждения, в  деятельности которого возникли документы.

Если  этих сведений нет на обложке или  они вызывают сомнение, а также  если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов5.

При определении  фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

 входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они  получены; их фондовая принадлежность  определяется по адресату, оттиску  регистрационного штампа, содержанию  документов, отражающему функции  и вопросы деятельности организации,  по резолюциям и пометам о  направлении документов на исполнение;

 копии  (оттиски) исходящих документов  относятся к фонду той организации,  которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется  по подписям, делопроизводственным  пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, которой  они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в  документе, по подписи автора.

Фондообразователем  входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих –  автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками,  так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая  принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливаются  по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п.. Иногда эти косвенные  признаки могут быть решающими.

Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

Дела, производство которых велось последовательно  в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены  делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций  другой организации законченные  делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной  организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации - преемника;

Личные  дела, если они передавались из одной  организации в другую в связи  с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

В случае обнаружения ошибочно включенных в  фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем  фондам), к которому (которым) они  относятся.

Один  и тот же фонд организации составляют документы:

 до  и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за  собой коренного изменения ее  деятельности, а выразилась в  расширении или сужении ее  задач и компетенции;

до и  после изменения территориальных  границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

 до  и после полного или частичного  изменения в результате реорганизации,  присвоения ей почетного имени,  награждения орденом, изменения  административно - территориального  деления, перемещения из одного  района в другой и т.д.;

 временно  прекратившей свою деятельность  организации, а затем восстановленной  с теми же функциями.

Информация о работе Определение фондовой принадлежности документов