Определение фондовой принадлежности документов

Разные  фонды составляют материалы:

 союзного  министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе  в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

 республиканского  министерства (комитета) и созданного  на его базе союзного министерства;

 центрального  органа государственной власти  и государственного управления  автономной республики и союзной  республики, если последняя создана  в результате преобразования  автономной республики в союзную;

 центрального  органа государственной власти  и государственного управления  союзной и автономной республики, если последняя создана в результате  преобразования союзной республики  в автономную.

Фонд  является основной классификационной  и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный  архив, присваивается название и  номер.

Название  фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

 

2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива

 

2.1 Составление и оформление  описей дел постоянного и временного хранения

По окончании календарного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Заголовки дел в описях систематизируются  в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.

В годовом разделе описи дела службы ДОУ располагаются в начале описи, общественных организаций — в конце описи.

Документы по личному составу систематизируются  в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.

Переходящие дела вносятся в опись  того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце  годовых разделов описей каждого  следующего года, в течение которых  дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы  по данному году см. также в разделе  за.......... год, №№...".

В опись вносится наименование каждого  дела полностью без сокращений и  изменений.

Каждое дело (том) имеет по описи  самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения ведется  с единой нумерацией в течение  нескольких лет и заканчивается  по согласованию с архивом организации  железнодорожного транспорта.

Годовой раздел описи на дела постоянного  хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.

Годовые разделы описей на дела постоянного  хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Управлениями железных дорог по согласованию с соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.

Годовой раздел описи на дела по личному  составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Годовые разделы описей на дела долговременного  хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации, согласовываются ЭК вышестоящей организации, а затем утверждаются руководителем организации.

Дела временного хранения учитываются  и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел структурных подразделений  составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.

В годовой раздел сводной описи  дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и  общественных организаций.

Систематизация заголовков дел  в годовом разделе сводной  описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем  утверждается ее руководителем.

2. Составление и оформление описей дел по личному составу

 

Описи на дела по личному составу  составляются в трех экземплярах  по установленной Основными правилами  работы архивов организаций форме. Рассмотрим пример ее заполнения. 

В реквизите “Наименование организации” указываем то ее наименование, которое  было в период создания документов, включенных в данный раздел описи. 

Следующий реквизит описи – “Фонд  № _____”. В случае если организация  является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номер  фонда присваивается им. В противном  случае поступаем следующим образом. Если организация хранит только один архивный фонд, то надобность в данном реквизите отпадает. Если же архив  организации хранит несколько фондов, например ее предшественников или подведомственных организаций, документы которых  составляют самостоятельные фонды, то каждому фонду в соответствии со списком фондов присваивается  очередной номер в хронологической  последовательности по мере поступления  его в архив. 

При составлении сводной описи  на дела по личному составу  название раздела описи указывается в  таблице в соответствии с выбранной  схемой построения описи и систематизации заголовков дел в описи. 

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы  систематизации проводится с учетом следующих признаков:  
– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); 
– структурного; 
– номинального (видам и разновидностям документов).  
В соответствии с номинальным признаком заголовки дел в описи систематизируются в пределах каждого раздела, подраздела в следующей последовательности: 
– приказы (распоряжения) по личному составу; 
– списки личного состава; 
– личные дела; 
– карточки по учету личного состава; 
– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

– невостребованные личные подлинные документы уволенных; 
– акты о несчастных случаях. 

 

 

 

 

3. Составление и оформление листов фонда и списков фонда

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении  в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Номер, присвоенный архивному фонду  по списку фондов, является его учетным  номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного  фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер  архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы  которых ранее были выделены к  уничтожению в установленном  порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые  ранее не использовались.

Номера утраченных, переданных в  другие архивы архивных фондов, а также  номера архивных фондов, вошедших в  состав объединенного архивного  фонда, архивные документы которых  ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим  архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и  архивные коллекции учитываются  на общих основаниях. Объединенному  архивному фонду, образованному  из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер  одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа  описи дел, документов.

Название архивного фонда состоит  из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя  с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его  последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного  фонда состоит из обобщенного  названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации  и обобщенного названия подчиненных  ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли  в объединенный архивный фонд, а  также их переименования указываются  в листе фонда.

Название архивного фонда личного  происхождения состоит из фамилии  и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного  фонда семьи или рода - из фамилий  и инициалов главных членов семьи  или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются  в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается  признак (признаки) ее формирования, а  при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в  твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно  вносятся номера, названия и основания  выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются  все архивные документы архивного  фонда, включая неописанные и  секретные.

Лист фонда может быть пересоставлен  только в случае, если он неисправимо  поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем  архивного фонда, после переработки  архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа  фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В  верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке  номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и  конечные номера архивных фондов и  общее количество архивных фондов, листы которых находятся в  папке.

К листам фондов ведутся указатели  для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.

 

 

Список использованной литературы

 

Литература

 

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования: Учеб. пособие для спец. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Возлова – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 276 с.
2. Крайская З.В., Челлини Э.И. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. – 224С.
3. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.- Серия «Высшее образование».  – 592 с.