Организационно распорядительная локументация

Заключение должно иметь заголовок  с указанием названия документа  или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.¹⁰⁶

При отсутствии замечаний и предложений  по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту … замечаний нет».¹⁰⁷

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

Заключение может быть оформлено  на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. ¹⁰⁸

Оформляется на общем бланке. Форма перечня как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы). ¹⁰⁹

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности  перечней требуют утверждения.

Датой перечня является дата его  составления, если он не имеет грифа  утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Список

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. ¹¹⁰

Список является сопутствующим, пояснительным  документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). ¹¹¹

Отдельные разновидности списков  требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.

В заголовке к тексту указывается  разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным  лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ¹¹²

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями  – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое  разнообразие – от имеющих нормативный  характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Служебное письмо

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. ¹¹³

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. ¹¹⁴

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. ¹¹⁵

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. ¹¹⁶

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и  его содержания текст письма может  быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. ¹¹⁷

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). ¹¹⁸

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.¹¹⁹

Изложение текста письма от первого  лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем  подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. ¹²⁰

Письма подписываются руководителем  организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или  добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

 

Заключение

Документы на различных современных  носителях являются одним из средств  обмена информацией между людьми и составляются посредством письма, либо при помощи технических средств. Во все исторические периоды и  во всех ситуациях документы имеют  основные, общие для всех функции. Этими функциями являются фиксация, сохранение и многократное использование  документной информации.

Информация, содержащаяся в  документах необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются  соответствующие  управленческие решения.

Обязательным условием организационной  и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются  разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов на предприятии и необходимость их унификации и стандартизации.

Активное внедрение  электронного документооборота также способствует стандартизации и унификации документных  массивов предприятия, что значительно  улучшает и ускоряет обработку первичной  корреспонденции, работу с документами  и проведение аналитической работы с документами¹²¹.

Документы во многих случаях  являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства».

В настоящий период законодательно устанавливается, что главное для  документа – способность служить  доказательством чего-либо.

 Для этого он должен  обладать соответствующими реквизитами  оформления. Поэтому каждый составитель  документа должен  иметь представление о категориях документов, знать какие документы сопровождают распорядительную деятельность руководителя, какие из них являются нормативными, организационными, а какие служат для обмена информацией. Знать весь необходимый состав реквизитов  соответствующий тому или иному виду документа.

Правильное оформление и  составления документов, максимально  приближенных к стандартам, организация  работы по прохождению документов на предприятии и качественный подбор персонала отделов делопроизводства, канцелярий - вот основные функции  обеспечения документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

  Библиографический список

 

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. – М.: Юридическая литература, 1993г.
2. Гражданский кодекс РФ.Ч.1,2М.,1996.