Организационное проектирование

 

СОДЕРЖАНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ………............…………………………………………………………………...2

1. ПОНЯТИЕ СУЩНОСТЬ ПРОЕКТИРОВАНИЯ………...........................................………………………………5

 

2. РАЗРАБОТКА ОРГПРОЕКТА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ............................................................................………………………..6

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………........……………………………………11

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..................................................13 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
      

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ     

Актуальность  работы заключается в том, что разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информационных характеристик потоков, но и в определении материальных носителей информации, создании системы документации и системы хранения информации на машинных носителях. Вследствие того что система и окружающая среда подвергаются частым изменениям, для обеспечения стабильности результатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответствующую коррекцию решений. В связи с этим возникают понятия необходимой и достаточной информации, обеспечивающей заданное качество выработанного управляющего воздействия.  
Система организационного управления может быть определена с точки зрения описания элементов и свойств управляющей подсистемы, входных и выходных данных. Однако системы являются динамичными, и изменения в них совершенно неизбежны. В динамической системе необходимо периодически или непрерывно пересматривать множество ее составляющих для внесения необходимых корректив в соответствии с изменениями окружающей среды или самого объекта. Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные органы управления, оптимального распределения потоков информации во времени и пространстве является необходимым условием эффективного функционирования систем организационного управления.  
Задачи:  
– изучить теоретические аспекты разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации;  
– провести предпроектную подготовку разработки оргпроекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации;  
– провести организационное проектирование совершенствования информационного обеспечения системы управления организации;  
– изучить внедрение организационного проекта        

 Организация работы  с документами является важной  составной частью процессов управления  и принятия управленческих решений  существенно влияющей на оперативность  и качество управления.   
          Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.   
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.   
          Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.   
          Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.   
          Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.   
          Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно—информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.   
          Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.   
          Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.   
          Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям.   
Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов.   
  
  
  
  
  
  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и сущность  проектирования.          

 Проектирование связано  с инженерной деятельностью, направленной  на создание новых объектов, методов,  теорий, которые совершенствуют  среду, окружающую человека. Предметом  проектирования могут быть модели  машин и приборов, шахты, корабли,  новые материалы, системы управления, организационные системы.  
          Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта, алгоритма его функционирования или алгоритма процесса. Однако следует иметь в виду, что проектирование не сводится только к созданию идеи построения объекта, оно предполагает также необходимость предвидеть последствия, к которым приведет появление объекта, и определить меры по реализации проекта.   
Цель проектирования — положить начало изменениям в окружающей человека искусственной среде. Результатом же проектирования является описание будущего объекта и тех изменений, которые возникнут в мире после его появления.  
          Приведенные трактовки понятия и целей процесса проектирования указывают на то, что этот процесс охватывает деятельность не только конструкторов, архитекторов и других работников проектного профиля, но и тех специалистов, кто стремится внести изменения в работу производственных систем, в экономическую деятельность.  
Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.¹  
          Организационное проектирование как процесс — это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.  
         Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства — на предприятии, в учреждении — является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.  
          Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.²       

Различные информационно-технические новшества  следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.       

 

2. Разработка оргпроекта системы управления (СУ)     

Наиболее  ответственным этапом является разработка устава компании и макета СУ. Макет  СУ объединения (компании) целесообразно  разрабатывать для двух уровней  управления: уровня объединения (основного  АО) и уровня предприятия (дочерних АО).     

Рекомендуется следующий порядок отработки  макета:

- проводится предпроектное  обследование предприятия и уяснение  его правового положения, отраженного  в уставе АО и положениях  о совете директоров и правлении;

- при наличии межотраслевых  и отраслевых типовых решений  по СУ эти типовые решения  принимаются за исходную базу;

- уточняется состав функциональных  подсистем и определяются головные  органы управления в подсистемах  на двух уровнях управления;

- организуется обсуждение  состава и распределения специальных  функций по целевым и функциональным  подсистемам с руководителями  головных органов подсистем управления;

- формируется макет СУ  по результатам обсуждения (первая  редакция).     

Макет СУ является исходным проектным документом. На его основе разрабатываются ТЗ на проектирование СУ и основной СТП  системы. По результатам разработки основного СТП может появиться  необходимость уточнения макета (вторая редакция). В основном СТП  макет принимает форму нормативного документа.     

Если  макет СУ отработан хорошо, можно  сравнительно автономно проектировать  целевые и функциональные подсистемы.     

Следующим важным шагом проектирования СУ является разработка каталога задач управления по специальным функциям. В каталоге целесообразно отразить ряд пар  категорий управления типа [ФУ-СбУ], [ФУ-КУ], [ФУ-ОУ], [ФУ-УО] и т. д. Это достигается введением в таблицу каталога таких граф, как наименование специальной функции и задачи управления; название головного органа; фамилия ответственного исполнителя по специальной функции, задаче управления; показатель (показатели), на который влияет решение задачи; полномочия по решению задачи (кто утверждает решение, кто участвует в его разработке, с кем оно согласовывается, кто контролирует исполнение решения); периодичность (сроки) решения задачи; нормативное обеспечение задачи; информационное обеспечение задачи.     

После отработки каталога задач, возможно, вновь придется откорректировать макет  СУ (третья редакция) и основной СТП (вторая редакция).

Каталоги  задач целесообразно вводить  в состав основных СТП подсистем  управления. В основных СТП целевых подсистем  целесообразно также установить правило по координации выполнения специальных функций на основании  схемы прямых и обратных связей этих функций.     

Основные  СТП подсистем, в которых отражено распределение задач по органам  управления и их полномочия, позволяют  провести корректировку положений  об органах управления (совете директоров, правлении, отделах, службах).     

Дальнейшим  шагом в разработке проекта СУ является разработка общих и (или) специальных  СТП на специальные функции и  задачи управления. Обязательным элементом  этих СТП является сетевой график выполнения задач специальных функций  или оперограмма решения отдельной задачи управления. Эти документы дают основание произвести корректировку должностных инструкций, по результатам которой, возможно, потребуется внести уточнения в СТП и графики.³     

Российские  предприятия имеют большой опыт разработки систем управления на основе стандартов предприятия (КС УКП, КС ПЭП  и КР и др.). Преимущество этого вида нормативного документа состоит в том, что алгоритм и технология его разработки тщательно отработаны и широко апробированы в системе стандартизации. Поэтому независимо от названия нормативного документа (положение, регламент и пр.) его разработку целесообразно вести по алгоритму создания стандартов предприятия (СТП).                                                                                                                          Методические основы проектирования системы управления. Проектирование системы заключается в установлении состава и структуры каждой категории управления и рациональных отношений между ними, обеспечивающих эффективное функционирование системы.     

Процесс проектирования осуществляется по схеме  анализ — синтез — анализ. Можно  наметить наиболее типичные задачи анализа  и синтеза проектируемой пары категорий управления (АВ).     

Макет системы функционально-целевого управления. Структура системы управления и  организация управления в ней  наиболее наглядно видны из макета (матрицы) системы, отражающего сочетание  общего (высшего) руководства компанией, целевого и функционального управления. В этой матрице специальные функции управления распределяются по целевым, функциональным и линейной подсистемам. Каждая строка образует целевую подсистему, а каждый столбец — функциональную или линейную подсистему.

Ответственность в системе  управления. В системе управления предприятием целесобразно придерживаться принципа сочетания коллективной и  индивидуальной Ответственности за состояние предприятия и результаты его деятельности. В управлении научно-техническим  развитием производства, например, это сочетание определится радикальностью нововведений: чем выше радиальность нововведения, тем труднее выделить результативные показатели для определения  индивидуальной ответственности и  тем важнее привлечение к решению  возникающих задач более широкого круга специалистов и их инициативное поведение.