Организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве

? установление или изменение  сроков хранения документов.

Экспертиза ценностей  документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как  продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений  в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует  при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные  аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние  особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются  с учетом их места в общем документном  фонде организации, так как они  связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основании принципов  разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих  определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:

? оценки происхождения; 

? их содержания;

? внешних особенностей.

Критериями оценки происхождения  являются: роль и место организациями  в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время  и место образования документов.

Критериями оценки содержания – значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.

К критериям оценки внешних  особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие  подписей, дат, печатей, резолюций), особенности  передачи текста, материального носителя документа и его физического  состояния.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

1) значимость учреждения  или лица, в результате деятельности  которых созданы документы;

2) значимость содержания  документов;

3) время и место образования  документов;

4) подлинность и копийность  документов;

5) юридическая сила документов;

6) дублетность документов;

7) поглощенность содержания;

8) физическое состояние  документа.

Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:

В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с  разнообразными функциями. Это 

– органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность  комплекса документов, созданного в  каждом из них, определяется значимостью  учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Рассмотрим значимость содержания документов:  

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную  роль, нужные для текущей работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится  организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы  вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют  справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Рассмотрим время и  место образования документов:

Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события  особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного  хозяйства. При оценки документов, созданных  в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

Опишем подлинность и  копийность документов:

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники  службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.

Раскроем юридическую  силу документов:

Юридическую силу документов имеют главным образом правильно  оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии  правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно  правильно оформлять документы  в процессе делопроизводства.

Рассмотрим дублетность  документов:  

Этот критерий играет большую  роль при отборе документов на государственное  хранение в связи с широким  распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты  бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится  в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного  в областном архиве), то такая  дублетность в масштабе Архивного  фонда страны представляется целесообразной.

Опишем поглощенность содержания:

Этот критерий применяется  при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и  отчетов поглощается годовыми или  отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший  содержание первичных.

Раскроем физическое состояние  документа:

Этот критерий применяется  в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов. 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

Глава 2. Организация  и порядок проведения

2.1. Организация  экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится: ? в делопроизводстве –  при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;   ? в архиве ? в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК ? это совещательный орган, ее решения вступают после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов (3).   ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение. В помощь организациям  при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан так же ряд нормативно – методических материалов о порядке проведения и оценки информационной ценности различных функциональных групп документов:   – изобретений и открытий;   – документов с повторяющейся информацией; – научно-технической документации; – рациональных документов и т.д.   Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации. 
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которая осуществляет методическую помощь.   ЦЭК и ЭК  работают в постоянном контакте с экспертно проверочной комиссией (ЭПК), соответствующего архивного учреждения. ЭПК является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов. 
В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения ? состав и содержание всей совокупности документов. ЭК  создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав ЭК обязательно включают: должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации; должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др.   Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК ? секретарь организации или работник службы документационного обеспечения или архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:   ? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования  дел; ? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передачи в архив организации;   ? организация и проведение отбора и подготовки документов к передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.   Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:   1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; 2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; 3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;   4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. 
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии (Приложение 1). Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.   Таким образом,  организация экспертизы ценности документов в организации проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. А для ее проведения создается экспертная комиссия, действующая на основании учрежденных руководителем организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

2.2. Порядок проведения  экспертизы ценности документов  

 

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации  под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел  с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел  за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота  номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.   Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.   Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.     Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.   В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.     Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные описи.     
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.  
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.     
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.  
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

? проверка физического  состояния машинных носителей,  предназначенных для передачи  в архив;

? запись электронных документов  на машинные носители;

? проверка качества записи;

? описание электронных  документов;

? проставление архивных  шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной  описью (описями) электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

? подготовка комплекта  сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

? название документа; 

? дата его создания;

? характеристика содержания (аннотация);

? электронный формат;

? физическая и логическая  структура (для баз данных, сайтов  и т.п.); 

? объем документа (для  баз данных также - количество  записей).

Таким образом, ежегодно в  делопроизводстве организации поводят  отбор документов на постоянное и  временное хранение, а так же для  уничтожения. Этот отбор проводит персонал  структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, не основываясь только на заголовках дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

2.3. Оформление  результатов экспертизы ценности  документов

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Опись дел ? это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел (21, с. 200)       Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.    
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру ? 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер. При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло». Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.   В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется), приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, не востребованные трудовые книжки (Приложение 2).    В опись  дел постоянного хранения заносятся  в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, отчеты, контракты, годовые планы (Приложение 3).  
В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.  
ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).   Описи дел постоянного, временного хранения, по личному составу и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.    
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2005 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.  
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматривается на заседании ЭК организации одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и логическому составу. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты (Приложение 4)   Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.   
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.     Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.   Таким образом, оформление результатов экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью проведения экспертизы ценности документов. По результатам создаются описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, который подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель организации.